Pourquoi adopter un outil collaboratif ?

Vous réfléchissez à l’idée de déployer un outil collaboratif pour votre organisation ? Découvrez 5 bonnes raisons de passer le cap 😉

5 raisons d'adopter un outil collaboratif en 2021

Transformation des modes de travail, mobilité accrue des collaborateurs, renforcement de la communication interne et externe… Les outils collaboratifs sont devenus plus essentiels que jamais à l’activité des organisations. Découvrez 5 raisons raisons d’adopter un outil collaboratif en 2021.

Considérés comme des alternatives plus ou moins intéressantes aux mails avant 2020, les outils collaboratifs sont perçus d’une manière quelque peu différente depuis la crise sanitaire. Face au confinement et au déploiement du travail à distance, les organisations n’ont pas eu d’autre choix que de se reposer sur le numérique et d’adopter (à la hâte pour certaines) des outils collaboratifs pour assurer la continuité de leur activité.

On pourrait se dire qu’un événement sociétale de cette ampleur a suffit à convaincre tout le monde du bien fondé de telles solutions. Toutefois, on s’est dit chez Jamespot que résumer les avantages offerts par ces solutions ne serait pas une mauvaise idée. Histoire de convaincre les derniers récalcitrants que c’est bel et bien dans le cadre de ces outils que le futur des organisations est en train de s’organiser.

Qu’est ce-qu’un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif est une plateforme personnalisable, déployable auprès de tous les types d’entreprise, dont la mission est de faciliter et renforcer la communication interne au sein des organisation. L’outil collaboratif est puissant, modulable et adaptable en fonction des besoins d’une société, du management et des équipes qui sont directement concernées par leur utilisation. Attention donc à choisir le meilleur outil collaboratif possible ! Plusieurs versions existent, pour un nombre limité de membres.

Pourquoi adopter un outil collaboratif pour son entreprise ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles adopter un outil collaboratif pour son organisation est une bonne idée. Dans la suite de cet article, on vous donne 5 pistes à creuser !

1. Le siège numérique de votre organisation

Le premier avantage, et sans doute le plus important, des outils collaboratifs est leur capacité à fluidifier et à optimiser les usages de leurs utilisateurs. Que vous souhaitiez communiquer avec vos collaborateurs, regrouper vos documents dans un endroit unique pour mieux en disposer ou encore gérer vos projets, les solutions collaboratives disposent de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler de manière efficace.

Une réalité que beaucoup de professionnels ont compris lors de la crise sanitaire. Loin des bureaux qu’ils occupaient avant la crise, les outils collaboratifs leur ont permis de continuer à exercer leur activité et à entretenir des liens avec leurs collègues dans une situation pourtant inimaginable plusieurs mois plus tôt.

Une solution collaborative déployée et utilisée selon les usages de vos collaborateurs a tout pour devenir à terme le siège social numérique de votre organisation. Un élément loin d’être anodin à une époque où les modes de travail traditionnels sont plus bouleversés que jamais.

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2. La transformation des modes de travail

Faire travailler plusieurs millions de personnes à distance pendant plusieurs mois, forcément, cela a des conséquences sur les habitudes de chacun. Même s’il existait déjà avant le début de la crise, le télétravail a connu une émergence sans précédent suite aux divers confinements que le pays a connu. Au point même de faire aujourd’hui partie intégrante de la culture de nombreuses organisations qui l’ont inclue dans leurs modes de travail.

L’émergence accélérée du travail à distance a d’ailleurs eu pour effet de faire naître un autre mode de travail : le format hybride. Pas complètement en télétravail mais pas non plus totalement de retour au bureau, le format hybride n’est ni plus ni moins qu’un savant mélange des deux. Un modèle que beaucoup d’organisations adoptent aujourd’hui. Quelques jours au bureau puis le reste à la maison selon les habitudes et la culture de chaque organisation.

Dans les deux cas, le constat reste le même. Les outils collaboratifs sont les meilleures solutions possibles pour tirer pleinement profit de ces deux modes de travail. QQu’ils soient au bureau ou à la maison, le lundi ou le mercredi, les membres de votre équipes seront toujours en mesure de travailler grâce à un outil collaboratif, via un tableau Kanban aux lignes et colonnes bien définies, par exemple !

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3. L’outil collaboratif, une solution clés en main

Troisième raison : les éditeurs proposant des outils collaboratifs offrent aujourd’hui un haut niveau d’accompagnement et de suivi pour assurer et faciliter le déploiement de leurs solutions au sein des organisations. Identification des principaux usages, choix des fonctionnalités requises, mise en place d’un calendrier de déploiement progressif…

Le numérique et les outils qui en découlent se veulent aujourd’hui plus accessibles que jamais grâce à un accompagnement minutieux de la part des éditeurs. Même la création d’un site internet, qui demandait il y a quelques années certaines compétences techniques, peut désormais se faire de manière simple et rapide. C’est notamment ce que propose des agences WordPress qui offrent aux professionnels la possibilité de créer leur propre site web via un accompagnement assuré tout au long du projet.

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4. Une communication renforcée

Si les outils collaboratifs permettent d’optimiser voir même de faire naître de nouveaux usages au sein des équipes et auprès des collaborateurs, c’est bel et bien toute l’organisation dans sa globalité qui bénéficie de leurs avantages.

Avoir recours à un outil collaboratif permet au top management de structurer et d’organiser la communication organisationnelle de l’entreprise dans le numérique. Les actualités et informations chaudes sont partagées à tous les collaborateurs de manière quotidienne. Ce qui permet de renforcer l’adhésion de ces derniers à l’organisation et à la culture de cette dernière.

Dans le même ordre d’idée, les outils collaboratifs constituent un espace de communication unique pour échanger avec des acteurs externes à l’entreprise : fournisseurs, partenaires, distributeurs… Si un outil collaboratif permet effectivement d’optimiser les échanges en interne, les échanges externes ne sont pas en restent. Ils peuvent également être optimisés et sécurisés au sein d’une solution collaborative.

5. une question de survie

La dernière raison est sans aucun doute la plus directe mais aussi la plus réaliste. L’activité des organisations passe désormais par le numérique et rien ne changera cet état de fait. Les organisations ayant effectués leur passage dans le numérique bénéficient d’avantages compétitifs de poids par rapport à celles ne l’ayant pas encore fait.

Optimisation des processus, communication interne et externe renforcées, centralisation des ressources internes, meilleure cohésion des collaborateurs… Les bénéfices ne manquent pas et nombreuses sont les entreprises a en avoir pris conscience suite à la crise sanitaire.

Finalement, la collaboration au sein d’une entreprise ce n’est pas que le partage de fichier ou la bonne gestion de ses tâches. Sans se faire accompagner par un outil collaboratif (un logiciel spécialement pensé), qui permet via ses applications de gérer la messagerie instantanée (comme avec Slack, mais en plus puissant), son agenda en temps réel ou ses réunions, on voit qu’il peut vite être possible d’être dépassé. Enfin, ces solutions permettent de conserver l’ensemble de ses informations importantes dans le drive (comme avec Google ou Microsoft… Sauf que chez Jamespot, c’est encore mieux).

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Adopter une solution collaborative est aujourd’hui plus que jamais un enjeu essentiel pour les organisations. Nombreux sont les éditeurs comme Jamespot à proposer des solutions collaboratives complètes, un niveau d’accompagnement de grande qualité et des outils clés en main pour embarquer les organisations dans le numérique. Un cap à franchir qui présente de nombreux avantages, aussi bien en termes de communication que de productivité.

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Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.