Qu’est-ce que le travail hybride ? S’adapter aux nouveaux enjeux

En 2023, 56% des collaborateurs ont travaillé en hybride. Un concept qui a vu le jour grâce au développement rapide des nouvelles technologies et qui a connu un déploiement à grande échelle, au cours de la période de crise sanitaire.

Mais, concrètement, qu’est-ce que le travail hybride ? Quels sont ses avantages, ses inconvénients et comment faire pour déployer une telle stratégie au sein de son entreprise ? Les équipes Jamespot vous proposent de passer tout cela en revue.

Le travail hybride : définition et concept

Qu’est-ce que le travail hybride ?

Le travail hybride est un modèle de travail combinant le télétravail (aussi appelé travail à distance) au travail en présentiel, directement dans les bureaux.

Il s’agit d’une approche assez récente et novatrice, qui vise à offrir aux collaborateurs, la flexibilité dont ils sont de plus en plus demandeurs, tout en leur permettant de continuer à profiter des avantages du travail en équipe et de la présence physique de leurs collègues.

Les règles sont fixées en amont. Certaines entreprises peuvent imposer un nombre de jours  précis par semaine (ou par mois) au cours desquels se rendre dans les locaux. D’autres n’imposent rien et laissent les bureaux ouverts à quiconque souhaite s’y rendre.

Différences entre travail hybride et télétravail

Entre travail hybride et télétravail, la différence peut paraître assez mince. Pour autant, bien qu’elles soient complémentaires, ces notions sont assez loin d’être similaires :

• Le télétravail est une composante du travail hybride, à quoi s’ajoute le travail en présentiel, dans les locaux de l’entreprise.
• Certaines entreprises optent, quant à elle, pour le tout télétravail. Ainsi, les collaborateurs n’ont jamais à se rendre dans les bureaux.

Pourquoi le travail hybride est-il devenu incontournable ?

L’évolution des attentes des employés

Aujourd’hui, les employés ont des attentes bien différentes par rapport à celles émises par leurs paires, il y a bien des années. Est avant tout recherché, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Les collaborateurs recherchent également la possibilité de pouvoir travailler de manière flexible. C’est d’autant plus vrai depuis la crise sanitaire en lien avec le COVID-19. Celle-ci a considérablement accéléré la tendance.

Absence de trajets (et donc du temps associé), meilleure gestion de l’emploi du temps, réduction des coûts, amélioration de la santé et du bien-être… De nombreux employés ont, au cours de cette période, découvert les avantages du télétravail.

Les défis du travail à distance et en présentiel

Travailler à distance suppose de nouveaux défis pour les collaborateurs, qui doivent s’adapter. Isolement social, difficulté à communiquer, besoin d’être auto-discipliné… Les contraintes sont assez nombreuses. 

Dans le même temps, le travail présentiel peut être parfaitement limité par des contraintes logistiques, des coûts élevés (notamment en matière de transport ou de location de locaux) et des préoccupations sanitaires.

C’est pourquoi, le modèle hybride permet de tirer les avantages de chacun de deux modèles, pour les combiner. Flexibilité et cohésion sociale, organisation de son temps et optimisation des coûts… Tout est optimisé !

La flexibilité comme nouvelle norme du travail

Dans le monde du travail, de plus en plus de personnes ont besoin de flexibilité. De fait, les entreprises proposant ce type d’option de travail sont bien mieux perçues par les jeunes talents souhaitant rejoindre une nouvelle aventure.

Cette flexibilité peut inclure non seulement le lieu de travail, mais aussi les horaires de travail, permettant aux employés de mieux gérer leurs responsabilités personnelles et professionnelles.

Les entreprises et entreprises multisites qui adoptent cette approche peuvent attirer et retenir des talents de meilleure qualité, tout en améliorant la satisfaction et la productivité des employés.

Les avantages et inconvénients du travail hybride

Avantages pour les entreprises et les employés

Le travail hybride, pour les entreprises, permet de réduire les coûts. Les groupes optant pour ce modèle, ont besoin de moins d’espace de bureau (et donc, de location). Il en va de même pour les dépenses directement associées aux transports, aux équipements…

En outre, le travail hybride permet d’avoir accès à un plus grand vivier de talents ! Il est désormais possible de recruter des personnes situées dans toute la France (voire ailleurs) puisqu’il n’existe plus aucune limitation géographique, quand bien même, ils auront à venir une fois de temps en temps, dans les locaux.

Les entreprises répondent aussi davantage aux exigences des collaborateurs, notamment en matière de flexibilité. Les collaborateurs sont plus heureux, plus productifs et sont plus autonomes. Ils disposent d’une meilleure balance entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

Inconvénients potentiels et comment les surmonter

En revanche, le travail hybride implique de faire face à bon nombre de défis, notamment en matière de gestion. Il faut que les process et le management s’adaptent pour travailler de manière plus efficace. Se pose aussi la question de la sécurité des données (clients et personnelles) ainsi que la confidentialité.

Certains collaborateurs, quant à eux, évoquent des souffrances, du point de vue de l’isolement social. La distance et la solitude peuvent supposer isolement et problèmes au niveau bien-être. Les défis technologiques peuvent également être un vrai frein pour les collaborateurs, notamment ceux qui sont le moins à l’aise avec les nouvelles technologies.

Enfin, que ce soit du point de vue des entreprises ou des collaborateurs, c’est l’ensemble de la communication et de la collaboration qui peut pâtir du travail hybride si des mesures claires ne sont pas prises, ou si des outils spécifiques et dédiés ne sont pas déployés en interne, pour optimiser les processus.

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Comment réussir la mise en place du travail hybride ?

Établir une politique de travail claire

Réussir la mise en place du travail hybride passe par la mise en place d’une politique de  claire. Il faut donc :

• clarifier les jours et les heures de travail, en présentiel ou à distance,
• établir des règles, sur la disponibilité ainsi que la réactivité des collaborateurs.

Il faut aussi faire preuve d’équité et de transparence. Il faut s’assurer que les règles soient transparentes pour tout le monde et, in fine, communiquer clairement les critères de décision, de la part du management vers les équipes terrain.

Enfin, qui dit mode de travail flexible, dit besoin d’adaptabilité. Ainsi, l’entreprise doit aussi être prête à ajuster les politiques en fonction des retours et des besoins exprimés en matière de changement.

Adapter les outils technologiques à ce nouveau modèle

Avoir accès à de bons outils est nécessaire pour assurer la pérennité du modèle hybride. Il faut ainsi investir dans les meilleures plateformes collaboratives du marché. Jamespot, par exemple, est une excellente solution, très complète, qui propose, à travers sa plateforme, une multitude de fonctionnalités toutes pensées et adaptées à la pratique du travail hybride ou du télétravail en équipe.

Il faut aussi former ses équipes aux questions en lien avec la cybersécurité. Car à distance, il est possible de se laisser aller, de faire moins attention, ce qui augmente les risques de phishing et autres récupérations de datas. Les derniers chiffres sont d’ailleurs éloquents : 54 % des entreprises françaises ont été victimes d’attaques cyber en 2021.

Former les managers et les équipes à la gestion hybride

Enfin, le rôle du management va forcément évoluer. En effet, les collaborateurs doivent être formés de façon à pouvoir répondre de manière plus efficace aux enjeux actuels exprimés par les entreprises. Outre la formation, ces derniers doivent aussi avoir accès aux bons outil du manager (temps de formation, plateforme de collaboration…).

Enfin, ils doivent aussi développer de nouvelles compétences, en favorisant l’autonomie, la responsabilisation ainsi que la montée en compétences. Ils doivent encourager les collaborateurs à appliquer les bonnes pratiques du travail à distance, les accompagner et s’imposer comme un vrai pilier, pour répondre aux besoins et problèmes rencontrés.

Dernier point, manager en travail hybride implique de promouvoir la culture d’entreprise au sein de la structure, mais aussi de continuer à la faire vivre en étant force de proposition pour organiser des rencontres, des événements (team building) afin de maintenir l’engagement et la cohésion des équipes.

Les outils indispensables pour faciliter le travail hybride

Nous l’avons rapidement évoqué : pour faciliter le travail hybride, il est impératif d’avoir, à disposition, des outils dédiés.

Outils de communication et de collaboration

Bon nombre d’outils de communication ont été lancés sur le marché, permettant de répondre à bon nombre de besoins exprimés par les entreprises et les collaborateurs. Il peut s’agir :

• d’outils de messagerie instantanée, pour échanger en temps réel,
• d’outils de visioconférence, pour organiser des réunions même à distance,
• d’outils de collaboration et de stockage de documents.

Gestion des projets et du suivi des performances

Dans un article spécifique, nous évoquons une liste de 10 outils de gestion de projet permettant d’optimiser ses process. Tableau kanban, suivi de l’avancement des tâches, rapports de progression, tableaux de bord personnalisable, conformité aux régulations (RGPD, notamment)…

Pour mener à bien ses projets, il est important de se tourner vers des outils de gestion de projet éprouvés, et dont les fonctionnalités sont facilement quantifiables, grâce notamment à l’accès au suivi des performances.

Sans KPI (indicateurs clés de performance), difficile de déterminer si la stratégie mise en place est viable. Difficile, également, de déterminer ce qu’il est possible de mettre en place pour optimiser ses process et gagner en efficacité.

Sécurité des données et accès distant sécurisé

Pour assurer la sécurité des données, qu’il s’agisse de données personnelles des utilisateurs ou de données sensibles des utilisateurs, il est indispensable de se tourner vers des technologies, au mieux françaises, au pire, européennes. Les entreprises souveraines sont respectueuses de la législation en vigueur, imposées notamment par le RGPD.

En outre, il faut obligatoirement former ses collaborateurs aux enjeux et aux défis que représente l’utilisation d’outils de communication interne. C’est le rôle du RSSI d’accompagner l’ensemble des équipes en :

• sensibilisant sur l’utilisation de mots de passe forts (et leur changement régulier),
• sur les dangers que représente l’utilisation de réseaux WiFi publics,
• sur les bonnes pratiques à appliquer en cas de suspicion de corruption,
• sur les bonnes pratiques générales à adopter.

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Les bonnes pratiques pour s’adapter aux nouveaux enjeux du travail hybride

Encourager la communication et la transparence

Communiquer de manière régulière et transparente permet d’aborder des sujets spécifiques et de mieux structurer les échanges, la communication entre les différents partis. Il ne faut pas hésiter à partager les bonnes comme les mauvaises nouvelles. Il ne faut pas, non plus, hésiter à organiser des réunions régulières entre tous les membres de son équipe pour discuter et échanger autour des projets, des progrès observés, des défis rencontrés et des objectifs.

Maintenir l’engagement et la cohésion des équipes

Maintenir l’engagement et la cohésion des équipes est absolument essentiel pour assurer le succès de la formule hybride, du travail. Pour cela, il faut planifier des activités en physique (réunions, CODIR, team building) ainsi que des activités virtuelles ! Utiliser des plateformes comme Kahoot!, Spaceteam, ou des jeux en ligne pour des activités ludiques et interactives est une très bonne initiative que vous pouvez prendre.

Il faut aussi prendre le temps de reconnaître et de récompenser les contributions des collaborateurs. Comment ? En mettant en place des programmes de reconnaissances, visant à valoriser l’ensemble des efforts fournis. Cela participe d’ailleurs à encourager la collaboration et à promouvoir une culture de la réussite, basée sur l’entraide.

Évaluer régulièrement les processus et ajuster si nécessaire

Évaluer pour ajuster est l’une des autres étapes essentielles. Pour cela, il faut recueillir des feedbacks réguliers de la part de ses collaborateurs. Mener des enquêtes anonymes permet de recueillir des informations sur les processus ainsi que sur les outils et la politique menée. Des sessions de brainstorming (réflexion) peuvent également être effectuées, pour rechercher des manières d’optimiser l’ensemble du processus de travail hybride.

Enfin, faire preuve d’ouverture et de flexibilité est essentiel. Cela permet de rester au fait des demandes pour ajuster la stratégie, les outils et les processus de façon à ce que tout corresponde au mieux aux attentes des équipes, pour leur permettre de travailler convenablement, que ce soit à distance ou sur site !

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