Comment choisir la meilleure solution de visioconférence pour son entreprise ?
Avec l’émergence du télétravail et du travail hybride, la visioconférence est devenu plus indispensable que jamais à la communication des organisations.
Ces deux dernières années nous l’ont bien prouvé, la visioconférence est indispensable. La communication en face à face est essentielle, même si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne. Que ce soit pour une réunion ou pour échanger au quotidien, la visio permet à vos équipes de travailler ensemble ou avec des clients de manière efficace, où qu’ils se trouvent.
C’est pour cela que vous devez fournir à vos collaborateurs la solution de visioconférence qui répond à leurs besoins. Découvrez maintenant comment choisir l’outil qu’il vous faut.
Qu’est-ce qu’une solution de visioconférence ?
Commençons par rappeler ce qu’est une solution de visioconférence. Les outils de visioconférence – parfois appelées vidéoconférence ou plus simplement « visio », sont des solutions qui permettent, à deux personnes ou plus, de communiquer à distance grâce à l’audio et la vidéo. Ces solutions permettent de lancer des conférences, des réunions ou des échanges en direct où que vous vous trouviez.
Avec la crise sanitaire, les solutions de visioconférence ont gagné en popularité, non seulement auprès des particuliers, mais aussi des entreprises. Ainsi, les outils ont ajouté des fonctionnalités pour répondre aux besoins des collaborateurs : partage d’écran, partage de fichiers, tableaux blancs, transfert de fichiers…
Les outils de visioconférences offrent un meilleur moyen de communiquer et d’interagir avec les collègues, les partenaires et les clients, là ou normalement vous n’auriez pas pu les rencontrer en face à face.
Comment choisir une solution de visioconférence ?
Avoir une solution de visioconférence est ainsi essentiel pour toutes les entreprises. Mais laquelle choisir ? Et oui, toutes les solutions ne proposent pas les mêmes fonctionnalités ou les mêmes avantages… C’est pour cela qu’on vous propose aujourd’hui de regarder ensemble les 10 éléments auxquels il faut faire attention pour choisir la solution de visioconférence la plus adaptée à votre entreprise.
1. Nombre de participants possibles
Premièrement, le nombre de participants. Avec certaines solutions, vous pouvez vous connecter gratuitement avec seulement une poignée de participants. Tandis que d’autres se sont spécialisés dans la connexion d’un grand nombre d’utilisateurs et vous permettront d’inviter un nombre illimité de participants. Vous devez donc réfléchir au nombre maximum de personnes qui pourrait participer à vos réunions et vos conférences. Vous ne voudriez pas mettre à l’écart certains collaborateurs… N’oubliez pas, enfin, d’insister sur le matériel à avoir (micro, éclairage etc…).
2. Les fonctionnalités présentes
Savez-vous quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise ? Certaines ne peuvent pas se passer de la possibilité de chatter, tandis que d’autres veulent enregistrer leurs sessions afin de les utiliser ultérieurement. Il est donc important d’identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin et celles dont vous pouvez vous passer. Ainsi, lorsque le moment sera venu de prendre une décision, vous ferez le meilleur choix pour votre entreprise.
Voici une petite liste des fonctionnalités qui sont, selon nous, les plus importantes :
- L’enregistrement : De nombreuses entreprises souhaitent enregistrer leurs réunions, en particulier les plus longues, afin que les participants puissent les revoir et s’en servir plus tard. C’est également très utile pour ceux qui n’ont pas pu y assister, mais qui souhaitent savoir ce qu’il s’est dit.
- Le chat : Prendre la parole peut faire perdre un temps précieux à la réunion et vous éloigner du sujet principal, c’est pourquoi le chat est indispensable pour les vidéoconférences. Cela réduit également les interruptions, car les participants peuvent simplement écrire ce à quoi ils pensent, sans couper la parole à celui qui parle.
- Partage d’écran : Durant de nombreuses réunions, nous sommes obligés de partager notre écran aux participants. C’est beaucoup plus facile que de partager des liens et faire naviguer les collaborateurs uniquement par des mots et des instructions.
- Images d’arrière-plan : Récemment, certains outils ont mis en place la possibilité d’ajouter des images de fond personnalisées. Cela permet de créer un environnement amusant ou professionnel pendant les réunions.
- Emojis : Les emojis permettent d’exprimer des émotions ou une opinion sans couper la parole et de manière amusante. Il ne faut donc pas les négliger.
3. Le type de réunion
Avec certaines solutions haut de gamme, vous pouvez lancer différentes sessions en fonction du type de réunion que vous organisez. Vous organisez un débat où chacun peut donner son avis ? Vous faites une présentation ou une conférence et vous préférez que les participants soient en sourdine ?
Déterminez les types de réunions que vous allez organiser et, si vous en organisez plusieurs, recherchez un service qui répond à tous vos besoins.
4. La question du prix
La préoccupation la plus importante pour la plupart des entreprises est sans doute le prix. Heureusement, de nombreux outils de vidéoconférence sont disponibles gratuitement si votre entreprise est petite ou n’a pas d’exigences strictes. Comparez les prix, ainsi que les fonctionnalités offertes et le nombre de participants.
5. La sécurité des données
Tout comme une conversation audio, une discussion vidéo doit être sécurisée. Comment votre fournisseur de services de conférence garantit-il la protection de vos échanges ? Vos flux vidéo sont-ils cryptés pour empêcher d’autres personnes de les écouter à distance ? Pouvez-vous avoir un contrôle total sur les personnes qui peuvent participer à vos réunions à tout moment ? Comment enregistrer les réunions et les conserver en lieu sûr ?
Demandez à votre fournisseur comment sont protégé vos données et s’il peut vous fournir les outils de contrôle, de sécurité et de conformité dont vous avez besoin.
6. Facilité d’implémentation et adoption
Ensuite, même les solutions de vidéoconférence les plus avancées ne vont pas transformer votre entreprise si vous ne parvenez pas à convaincre les membres de votre équipe de l’utiliser. Votre logiciel doit être aussi accessible que possible, avec la possibilité de rejoindre des réunions d’un simple clic si nécessaire – sans avoir à télécharger de logiciel externe.
En outre, le choix d’un outil de visioconférence qui s’intègre aux solutions que vous utilisez déjà peut faciliter grandement l’adoption. Si votre équipe sait qu’il lui suffit de cliquer sur un bouton dans son intranet préféré pour démarrer une réunion, vos collaborateurs seront beaucoup plus enclins à profiter pleinement de leur nouvel outil.
7. Flux vidéo et UX mobile
Bien que de nombreux services de visioconférence se vantent d’accueillir des centaines, voire des milliers de participants à la fois, ils limitent généralement le nombre de flux vidéo. Cependant, d’autres ne le font pas. Il vous sera utile de savoir qui applique ces restrictions et comment elles sont appliquées.
Mais ce n’est pas tout. Vous devez également penser à vos collaborateurs qui ont parfois seulement leur smartphone comme outils de connexion. Essayez les solutions de visioconférence sur tablettes ou smartphones pour vous assurer que les participants vivent une expérience aussi positive que ceux qui se connectent via leurs ordinateurs de bureau.
8. Le service client
Avant de choisir l’outil de visio qui vous accompagnera au quotidien, assurez-vous que la solution offre un support disponible rapidement en cas de soucis. Alors, attention, car dans la plupart des cas, vous obtenez ce pour quoi vous payez, donc si vous optez pour un service gratuit, vous risquez de ne pas recevoir l’aide que vous recherchez.
Recherchez les avis des utilisateurs sur la solution afin de savoir s’il prend soin de ses clients. Si vous constatez que les plaintes sont récurrentes, c’est un bon signe pour vous écarter et trouver d’autres options.
9. Enregistrement et partage d’écrans
Deux autres fonctionnalités essentielles lors d’une visio : l’enregistrement et le partage d’écran. Prenons la première. Il est parfois utile de conserver les points forts d’une réunion pour plus tard. Par exemple, vous pouvez sauvegarder des extraits de réunions pour des documents d’introduction ou de formation destinés aux nouveaux employés. Mais attention à l’espace d’enregistrement dont vous disposerez. De nombreux services stockent les enregistrements dans le Cloud et limitent l’espace de stockage de chaque utilisateur.
En ce qui concerne le partage d’écran, il est essentiel d’avoir cette fonctionnalité. Cela permet de maintenir l’engagement des participants et de rendre une réunion plus interactive. Mais surtout, cela permet de donner de meilleures explications et d’aider efficacement vos collaborateurs.
10. Système de salles
En fonction de votre utilisation de la visio, vous pouvez avoir besoin de créer des sous-room afin de discuter en petit groupe de sujets plus précis sans embêter les autres collaborateurs présents. Cette fonctionnalité est proposée par peu d’outils. Alors, si vous pensez en avoir besoin, faites attention lors de votre choix.
Jamespot et Diapazone, solution de visioconférence
Il existe de nombreux outils de visioconférence. Microsoft, Google Hangouts, Skype, Zoom ou encore Teams…. Il est possible de passer des appels en ligne, de qualité, en quelques secondes seulement. Certains versions sont même gratuites. Avoir une solution de visioconférence est indispensable pour le quotidien des équipes. C’est pour cela que Jamespot a choisi de développer sa propre solution : Diapazone.
Diapazone est une solution qui révolutionne vos réunions et vos conférences. Cela vous permet d’organiser et d’animer de A à Z avec seulement un outil. Notre outil vous fournit toutes les fonctionnalités dont vous parlez plus tôt et bien plus encore :
- Nombre de participant et sécurité de donnée : Diapazone utilise Jitsi, la solution de visioconférence sécurisée et ergonomique. Vous pouvez accueillir autant de participants que vous le souhaitez et toutes vos données sont sécurisées en France.
- Le chat : Avec Diapazone vous avez un chat à votre disposition, disponible pour tous tout le long de la réunion. Vous pouvez discuter, partager des fichiers ou bien réagir avec des emojis en direct.
- Le partage d’informations : Avec Diapazone vous avez deux solutions pour partager les documents et informations dont vous avez besoin. Vous pouvez soit facilement partager votre écran. Soit ajouter votre lien ou document directement dans un onglet Diapazone et ainsi le rendre disponible à tout moment pour tous vos collaborateurs.
- Le timeboxing : Diapazone vous permet de structurer vos réunions en découpant en sessions, et allouer du temps et un objectif pour chacune.
- Les animations : Avec Diapazone vous pouvez désormais animer vos réunions comme un chef. Compte à rebours, sondage, to-do-list : Diapazone vous donne les clés pour rendre vos réunions plus participatives et interactives.
- Le compte-rendu automatique : Durée de la réunion, liste des présents, résultats des widgets, liens vers les supports, ensemble des échanges… Diapazone génère automatiquement pour vous un compte rendu de votre réunion.
Diapazone est donc un outil complet qui facilitera votre quotidien, ainsi que celui de vos collaborateurs. Envie de découvrir l’application en détail ? Essayez Diapazone gratuitement pendant 30 jours ou réservez dès maintenant votre démonstration !
Vous l’avez compris, l’outil parfait de visioconférence n’existe, il suffit de trouver celui qui correspond aux besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. Vous pouvez utiliser cet article comme guide pour éclairer votre choix et choisir le meilleur outil de visioconférence.