Dans beaucoup de collectivités, l’information ne circule pas au même rythme pour tout le monde. Les agents administratifs reçoivent l’essentiel par mail ou par l’intranet. Les agents de terrain (périscolaire, voirie, espaces verts) en sont souvent tenus à l’écart, faute d’accès à un poste informatique.
Résultat : deux vitesses de communication au sein d’une même collectivité, un outil délaissé progressivement et un fossé qui se creuse entre les agents, faute de solutions adaptées à leur quotidien.
C’est exactement ce constat qui a poussé la Mairie de Villiers-sur-Marne à revoir son intranet.
Un intranet qui ne parle pas à tout le monde
L’ancien intranet de la mairie avait fini par se faire un surnom en interne : Pépère. Douze ans d’âge, une interface vieillissante, mais surtout une limite structurelle : l’outil n’était accessible qu’aux agents disposant d’un poste informatique dans le cadre de leur métier. Or la moitié des effectifs municipaux n’en a pas.
« Ça crée une inégalité de traitement parce que cinquante pour cent des agents, eux, n’ont pas accès à un ordinateur », résume Sandrine Hecht, responsable de la communication interne.
Sans accès mobile, pas d’égalité d’information, et donc pas de vraie communication interne.
Une refonte construite avec la DSI, pas contre elle
La mairie a engagé sa recherche de solution avec la direction des systèmes d’information. L’enjeu n’était pas seulement de changer d’outil, mais de garantir que le nouvel intranet réponde à un cahier des charges précis : une application mobile pour les agents de terrain, afin que tous les agents de la mairie puissent avoir un traitement égal en termes d’accès aux informations.
C’est ce critère qui a orienté le choix vers Jamespot.
Le déploiement n’a pas été traité comme un simple paramétrage technique. Sandrine Hecht et Catherine Millet, cheffe du service GEPP à la DRH, ont travaillé ensemble en amont pour cadrer les besoins avant la mise en place, une étape que l’équipe considère aujourd’hui comme la condition de réussite du projet.
Un outil mis au service de trois usages
Sur le volet communication, la plateforme s’appuie sur les widgets de la plateforme Jamespot (trombinoscope, organigramme, fil d’actualité) pour entretenir le lien et le sentiment d’appartenance. Les agents peuvent liker et commenter les publications, ce qui a permis à la mairie de suivre des indicateurs d’engagement précis plutôt que de communiquer à l’aveugle.
Côté RH, Catherine Millet a fait de Jamespot le support de deux nouveautés :
- La publication des postes vacants, avec candidature directement en ligne
- et la dématérialisation des fiches de renseignement annuelles. Un chantier lancé cette année, avec un objectif de 90 % de retours d’ici trois ans. La mairie y a aussi ajouté l’annonce des arrivées de nouveaux agents, une pratique qui n’existait pas avant.
Le déploiement a aussi eu un effet collatéral bienvenu sur la conformité RGPD. Les groupes de travail Jamespot ont progressivement remplacé des usages numériques informels dans certains services, notamment le périscolaire et les animateurs, qui échangeaient jusque-là via des groupes WhatsApp.
« On les utilise pour se débarrasser de toutes les solutions qui n’étaient pas RGPD », note Sandrine Hecht. Ces équipes communiquent désormais et partagent leurs fichiers via la messagerie de groupe intégrée à la plateforme.
Un an et demi après : une communication unifiée
Le bilan est aujourd’hui mesurable :
- 800 utilisateurs actifs
- 600 formulaires en ligne remplis
- et plus de 2 500 interactions sociales (likes et commentaires cumulés) sur les contenus publiés.
Des chiffres qui traduisent une adoption réelle sur un outil qui, un an et demi plus tôt, n’existait pas encore pour la moitié des agents.
Un outil simple, pensé pour durer
Fathallah Zobir souligne de son côté la simplicité d’usage de l’outil : rédiger un article se fait rapidement, même pour des contributeurs peu à l’aise avec le numérique, et les notifications par mail assurent que l’information circule sans effort supplémentaire.
Un critère loin d’être secondaire pour les collectivités dont l’accessibilité représente un l’un des défis clés en matière d’adoption.
Cette prise en main a aussi été facilitée par l’accompagnement de l’équipe Jamespot. « Au début, c’était compliqué pour moi, et ils ont été présents tout le temps« , se souvient Sandrine Hecht.
L’outil s’est aussi imposé comme un relais efficace entre la mairie et ses partenaires extérieurs. Qu’il s’agisse d’une information transmise par le Centre national de la fonction publique territoriale ou d’une action menée en interne, Catherine Millet constate que sa diffusion sur Jamespot déclenche une réaction quasi immédiate des agents (inscriptions, retours, prises de contact…)
Une preuve supplémentaire que la plateforme ne se contente pas de relayer l’information : elle crée du mouvement autour d’elle.
La clé du succès : construire la plateforme, collectivement
Interrogée sur ce qu’elle conseillerait à une collectivité qui souhaiterait déployer une solution de communication alignée sur ses usages et besoins, Catherine Millet est directe : « Il faut vraiment s’approprier l’outil avant, réfléchir ensemble à ce dont on a besoin. Si nous n’avions pas réfléchi en amont à quoi doit servir la solution, le projet n’aurait pas pu marché.« Elle recommande aussi de désigner une personne dédiée au projet, tant la phase de mise en place demande de temps et d’implication.
À Villiers-sur-Marne, la feuille de route initiale a d’ailleurs évolué depuis le lancement, et continue de le faire, au fil des usages qui se révèlent une fois l’outil entre les mains des agents.
Moderniser la communication interne d’une collectivité : le projet de la mairie de Villiers-sur-Marne
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