Lancement à Mâcon (établissement support) : 2021
Extension à l’ensemble du GHT : 2026
Le territoire : ~250 000 habitants, ~4 000 agents, 5 établissements, ~200 km entre les sites
Usages : communication interne, gestion de projet, intranet, chat et groupes, accès aux applications
Applications phares : Fast Intranet, messagerie, groupes, agenda, banque documentaire et partage de fichiers
Le GHT Bourgogne Méridionale : un territoire, cinq hôpitaux
Sur près de deux cents kilomètres, cinq hôpitaux publics forment le Groupement Hospitalier de Territoire Bourgogne Méridionale. Autour de son établissement support, le Centre Hospitalier de Mâcon, gravitent quatre autres établissements au service d’un territoire d’environ 250 000 habitants.
Avec ses quelque 4 000 agents, le groupement en est le premier employeur public. Son offre couvre l’ensemble des soins hospitaliers publics hors CHU, prolongée par un volet médico-social important, avec des USLD et des EHPAD répartis sur tout le territoire.
Coordonner des équipes aussi éloignées relève du quotidien pour le groupement. Longtemps, chaque établissement a avancé avec ses propres outils de communication interne, pensés pour un site unique. L’information circulait mal d’un hôpital à l’autre, et rien ne reliait vraiment les cinq sites entre eux en matière de communication.
Aux origines du projet, le Dossier Patient Informatisé
Le projet ne naît pas d’une volonté de communication, mais d’un besoin métier très concret. En déployant le Dossier Patient Informatisé à l’échelle du GHT, la direction des systèmes d’information se heurte à une évidence : pour mener un tel chantier, les cinq établissements doivent pouvoir communiquer, partager des fichiers et des projets, et s’appuyer sur un véritable canal de support. La recherche d’une plateforme commune commence là, portée par la DSI.
De SharePoint à Jamespot : pourquoi le GHT a changé d’outil
La première tentative se fait avec SharePoint. L’outil se révèle vite trop lourd à déployer au regard des besoins du groupement. Le passage à Jamespot change la donne, comme le raconte Jean-Christophe Tamboloni, directeur des systèmes d’information du GHT.
« On avait démarré le projet avec un outil comme SharePoint, et c’était tellement lourd à mettre en œuvre que, quand on a démarré Jamespot, c’était beaucoup plus simple pour nous. »
Jean-Christophe Tamboloni, DSI du GHT Bourgogne Méridionale
Deux facteurs ont amené le GHT Bourgogne Méridionale à prendre cette décision. La plateforme offrait d’abord une richesse fonctionnelle qui dépassait le seul cadre du DPI : elle pouvait devenir l’outil de communication interne de tout le groupement. Elle présentait ensuite l’avantage d’être souveraine, un critère que les établissements publics privilégient de plus en plus.
Toutefois, la plateforme du GHT Bourgogne Méridionale ne centralise aucune donnée personnelle de patient. Son usage tourne autour de la communication interne et de la collaboration entre tous les professionnels du GHT.
Un déploiement porté par la DSI et la communication
Lancé par la DSI, le projet trouve rapidement un second souffle du côté de la communication. En explorant l’étendue des fonctionnalités, les équipes comprennent qu’elles tiennent bien plus qu’un outil technique : de quoi unifier toute la communication interne du groupe. La Direction de la communication, représentée par Denis Rome, rejoint alors la démarche pour façonner un canal pensé d’abord pour les agents.
L’histoire s’écrit en deux temps. Mâcon, établissement pionnier, utilise la plateforme depuis 2021. En 2026, elle s’ouvre à l’ensemble des établissements du GHT et rapproche peu à peu des sites qui fonctionnaient jusqu’alors en vase clos.
Ce que la plateforme a changé au quotidien
Au fil des mois, la plateforme s’est installée à plusieurs niveaux.
Chaque hôpital dispose désormais de son propre espace de communication interne avec un intranet dédié. Une structure à 2 niveaux dans une solution unique, conçue pour chaque établissement et le groupe.
La gestion de projet forme le deuxième pilier. Du côté de la DSI, elle reste l’usage central, à commencer par le DPI, et la plateforme fait aussi office de point d’entrée vers les autres applications du système d’information.
La messagerie et les groupes ont, eux, transformé les échanges ordinaires. Là où les fils de mails s’empilaient, les agents créent désormais leurs propres groupes, service par service, et discutent directement sans toujours repasser par la DSI.
Tous ces usages finissent par se rejoindre au même endroit. Entre l’intranet, la messagerie, l’agenda et le partage de fichiers, chacun puise dans une boîte à outils unique les fonctions qui lui sont utiles.
La DSI, de son côté, y gagne deux bénéfices plus techniques :
- Une interopérabilité facilitée par un fonctionnement entièrement web
- Un appui réel pour mutualiser et faire converger les outils, comme les infrastructures, à l’échelle du GHT.
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Des mails en recul : une communication qui rassemble
Le changement le plus visible touche les mails. À Mâcon, pionnier depuis 2021, les projets que des chaînes de courriels interminables alourdissaient autrefois se pilotent aujourd’hui presque entièrement dans Jamespot. Selon Jean-Christophe Tamboloni, 95 % des échanges liés à la gestion de projet ont quitté la boîte mail.
À l’échelle du GHT, où la solution gagne désormais tous les établissements, l’ambition reste la même mais se mesure autrement. L’enjeu n’est pas de faire disparaître le mail, plutôt de le faire reculer nettement, aux côtés du téléphone et des autres canaux historiques, au profit d’un outil qui s’y coordonne et devient peu à peu le réflexe naturel.
Sur un territoire de 4 000 agents et deux cents kilomètres, la vraie réussite se lit dans un signe plus discret : le moment où chacun finit par considérer la plateforme comme la sienne.
« Ça devient un outil où chacun se dit : voici mon outil de com interne : dans mon groupe, dans mon hôpital, dans les cinq hôpitaux, c’est Jamespot. »
Denis Rome, Direction de la communication du GHT Bourgogne Méridionale
Les conseils du GHT aux établissements de santé
De nombreux hôpitaux et établissements de santé repensent leur façon de communiquer en interne à travers de nouveaux outils. Des outils souverains, plus modulables et en capacité de répondre aux enjeux spécifiques de leur secteur.
Le GHT Bourgogne Méridionale le sait et se prête volontiers au jeu du retour d’expérience pour les établissements et groupements qui cherchent eux-aussi à fluidifier leur façon de collaborer au quotidien.
Pour Lise Gallion, qui a piloté le projet, tout commence par une analyse fine des besoins, ceux de chaque service, de chaque direction, de chaque agent, avant de tenir une ligne directrice claire, défendue par quelqu’un qui porte le projet de façon résolument opérationnelle et métier.
Denis Rome y ajoute une condition décisive : un portage fort. Faire de Jamespot l’outil commun que tout le monde utilise demande un choix à assumer dans la durée. Le chantier, d’ailleurs, n’est pas terminé. De l’aveu même de l’équipe, il s’étire sur plusieurs années, et le GHT garde la porte ouverte à d’autres structures pour avancer ensemble.
En résumé
Le projet collaboratif du GHT Bourgogne Méridionale, c’est :
- Cinq établissements, ~4 000 agents et ~250 000 habitants sur près de 200 km, réunis autour d’une plateforme unique de communication interne et de gestion de projet
- Un projet né du déploiement du Dossier Patient Informatisé, en remplacement d’un SharePoint jugé trop lourd
- Une solution éprouvée à Mâcon depuis 2021, aujourd’hui étendue à l’ensemble du GHT
- Un intranet (Fast Intranet) pour chaque établissement et pour le groupe, complété par des fonctionnalités comme la messagerie, les groupes et l’agenda
- Un outil souverain et web, qui sert l’interopérabilité et la convergence des outils à l’échelle du GHT
- Un projet au long cours, encore en déploiement, porté conjointement par la DSI et la Direction de la communication
Le GHT Bourgogne Méridionale et le Centre Hospitalier de Cornouaille font confiance à Jamespot pour fluidifier leur collaboration au quotidien. Contactez-nous pour nous partager votre projet et fluidifier la collaboration au sein de votre établissement de santé.
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