Comment embarquer l’ensemble de vos collaborateurs ?

Comment faire pour engager les utilisateurs d’un intranet ?

Votre plateforme Jamespot est désormais déployée. Reste maintenant à la faire vivre, de façon à ce que vos collaborateurs s’engagent dans votre projet. Mais comment faire pour vous assurer du fait que tout le monde se prendra au jeu ? Dans la suite de cet article, on vous donne quelques pistes qui vous permettront d’augmentez vos chances de convertir les utilisateurs et en faire de véritables ambassadeurs !

1. créez vos groupes

Avant d’inscrire vos utilisateurs, assurez-vous de bien créer vos groupes. L’important, ici, c’est surtout de s’assurer que les groupes en question fonctionneront : pour cela, un travail de brainstorm en amont est nécessaire ?.

Voici les questions à vous poser avant de les créer :

• Quels sont les besoins à couvrir ? Quels usages existaient sur l’intranet de l’entreprise ou dans les échanges mail ? Dois-je créer un groupe administration, actualités, métier ?
• Quelle typologie d’utilisateurs vont rejoindre ma plateforme ? Des salariés de l’entreprise tous métiers confondus ? Des prestataires externes ? Des clients ? Selon le type de membres, vous devrez créer autant de groupes que nécessaire.
• Comment orienter les usages ? S’il s’agit d’un groupe d’entraide par exemple, vous devrez préciser dans le descriptif de votre groupe que les contenus attendus sont essentiellement des questions (en utilisant l’application Questions & réponses).
• Quel sera le niveau d’accès de mon groupe ? Public, modéré, privé ? A vous de décider selon votre contexte et vos objectifs.

2. Guidez vos nouveaux utilisateurs

L’arrivée sur une nouvelle plateforme nécessite un temps d’adaptation et d’apprentissage, notamment lorsque votre public cible n’est pas très numérique.

Pour anticiper les « premiers blocages », n’hésitez pas à préparer des contenus disponibles dès leur première connexion à votre plateforme.

Quelques idées :

• Créer un groupe « Support » dans lequel vous publiez des vidéos tutorielles de la chaîne Youtube de Jamespot
• Paramétrer une visite guidée en 5 étapes maximum pour aller à l’essentiel
• Créer un groupe d’entraide dans lequel les membres pourront se poser des questions sur les fonctionnalités de la plateforme

Communiquer sur les formations de la Jamespot Academy en partageant le lien vers le calendrier des sessions futures dans un Flash Info par exemple.

3. préparez l’accueil et l’accompagnement

Pour bien accueillir vos utilisateurs, il faudra préparer la plateforme : la visite guidée citée précédemment est une première étape. Mais d’autres actions peuvent être entreprises :

• Le paramétrage d’un message de bienvenue dans l’administration Plateforme qui vous permettra de publier un article sur le flux d’activités à la première connexion de vos utilisateurs
• La mise en page de la page de connexion que vous pouvez personnaliser aux couleurs de votre charte graphique et votre logo
• La création d’une Smart Page pour onboarder les nouveaux membres

La mise à disposition de manuels de prise en mains dans une Banque documentaire…

4. faites vivre vos groupes !

Si rien ne se passe sur la plateforme ou si l’activité est essentiellement « top/down », les membres
ne vont pas s’investir ni participer.

Pour être sûr de les engager, postez des contenus de manière régulière, illustrez-les avec des visuels, et surtout : encouragez les échanges existants en répondant aux commentaires postés, en mentionnant les membres avec le signe @, en utilisant les actions sociales de type « j’aime » pour montrer votre intérêt ?

5. consultez les Indicateurs régulièrement

Qu’il s’agisse des indicateurs du groupe dont vous êtes administrateur (disponibles sur la page du groupe), ou plus largement des indicateurs de la plateforme, la consultation des statistiques d’activité vous permettent de repérer les contenus les plus performants et d’en tirer les conclusions nécessaires pour améliorer votre taux d’engagement. N’hésitez pas à les consulter de manière régulière afin d’être sûr que votre stratégie de communication interne est la bonne.

Engagez les utilisateurs dans son projet RSE : ce qu’on en pense

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour engager vos collaborateurs sur votre plateforme Jamespot ? Dîtes-le nous dans les commentaires. Pour en apprendre davantage, n’hésitez pas à découvrir les 4 raisons pour lesquelles le réseau social d’entreprise est l’idéal pour votre organisation. Cela pourrait vous donner plus d’arguments encore pour convaincre !