Améliorer la cohésion des équipes en télétravail
Découvrez nos conseils pour coordonner efficacement vos équipes et créer de la cohésion, le tout, même à distance !
En télétravail, la communication et la collaboration se font plus difficiles à cause de la distance. Et pourtant, optimiser la cohésion de ses équipes autant que possible est indispensable dans le cadre du travail à distance.
La crise sanitaire aura eu comme impact, de considérablement accélérer la transition numérique. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises fonctionnent sur le modèle du télétravail.
Si cela a de nombreux bénéfices, les problématiques sont aussi importantes. Les principales questions qui se posent, concernent les équipes, la cohésion générale et bien évidemment, les différentes façons de communiquer.
Pourquoi améliorer la cohésion des équipes en télétravail ?
En télétravail, la notion « d’appartenance » à une équipe et même à une entreprise peut être redéfinie. À distance, il est plus compliqué de développer une vraie culture d’entreprise, une vraie force et une cohésion des équipes en télétravail. In fine, cela a un impact sur les performances du collaborateur : moins motivé, remettant en cause son rôle, cette situation peut vite devenir problématique.
En travaillant sur ces questions, une entreprise apporte une réponse au problème, avant même qu’il ne se pose. Mais alors, comment faire pour améliorer la cohésion de ses équipes en télétravail et pérenniser l’activité, même à distance ? Dans la suite de cet article, on étudie quelques-unes des pistes permettant d’améliorer la cohésion des équipes !
1. Centraliser l’information, les documents et les collaborateurs à travers un outil collaboratif
En télétravail, il est essentiel que les collaborateurs aient à disposition les outils les mieux adaptés. En effet, travailler chez soi, depuis un espace de coworking ou même en tant que nomade digital n’a absolument rien à voir avec le fait de travailler dans un bureau. Sur site, l’information circule rapidement entre les collaborateurs. Ils n’ont qu’à demander pour obtenir des données essentielles, des documents etc…
En télétravail, la situation est bien différente. À plusieurs dizaines voire centaines de kilomètres, il faut être en mesure de continuer à œuvrer comme si rien n’avait changé. Pour cela, on recommande l’utilisation d’un outil collaboratif. Ceci afin de centraliser l’information, les documents et les collaborateurs dans un seul et même endroit.
L’utilisation d’un réseau social d’entreprise a un impact important sur la productivité. En effet, le management est en capacité de créer, dispatcher et suivre les projets à distance. Tandis que les collaborateurs eux, ont accès à toutes les informations et les documents dont ils peuvent avoir besoin. Plus autonomes, ils ne dépendent pas d’une réponse d’un autre service et disposent de tous les éléments nécessaires pour être efficace même loin de l’organisation et de leurs collaborateurs.
2. Organiser fréquemment des réunions
Les outils de travail collaboratif présentent un second avantage de taille : leur périmètre fonctionnel. Ces derniers fonctionnent avec des modules qui s’intègrent facilement. Ils permettent, par exemple, d’échanger en temps réel ou d’organiser des réunions visioconférences. Ces réunions ont une importance toute particulière.
En réalisant des points – qu’ils soient quotidiens ou hebdomadaires – avec vos équipes, vous permettez à ces dernières de se sentir concernées. En étant suivies, celles-ci bénéficient du regard extérieur du management. Le temps d’une heure, elles peuvent échanger, analyser et mettre en place les stratégies à venir.
3. Centraliser les missions dans un outil de gestion
Les fonctionnalités des outils collaboratifs permettent de créer des projets, de les affilier et d’en effectuer le suivi. La centralisation des missions est un avantage particulièrement important. En effet, cela permet de suivre avec plus de précision, l’avancée des travaux en cours en plus de donner un aperçu de l’efficacité de ses équipes, même à distance.
Chez Jamespot, l’application Tableaux permet de créer un projet, de l’enrichir avec des informations essentielles et de l’assigner à un collaborateur. Le projet passe alors « En cours ». Lorsqu’il est terminé ou sur le point de l’être, le management peut le récupérer, le vérifier et confirmer qu’il a bien été mené à son terme.
L’idée, à travers l’utilisation de cette fonctionnalité, est de faciliter le processus d’assignation, de gestion et de suivi que ce soit pour le management ou que ce soit pour les équipes qui peuvent ainsi y voir plus claire dans les process.
4. Varier les canaux de communication selon la situation et le besoin
Pour ne pas « banaliser » certains process et garder à l’esprit qu’un outil collaboratif permet de diversifier les usages, les collaborateurs peuvent prendre la décision d’échanger via différents canaux de communication. On pense à l’utilisation d’une messagerie rapide pour les questions les plus basiques que ce soit entre les collaborateurs ou entre les collaborateurs et le management.
Les équipes peuvent également utiliser la visioconférence pour des échanges plus lourds, plus longs et plus complexes. Enfin, le contenu sous forme d’article peut être pertinent. Notamment pour le partage d’informations liées à l’entreprise et aux changements en interne. L’idée ici est de diversifier les canaux de communication pour continuer à intéresser et à challenger le collaborateur.
5. Réaliser des comptes rendus
Les réunions, les échanges et les meetings sont souvent l’occasion pour les équipes, de discuter, d’échanger et de mettre en place des stratégies à suivre. Les informations fusent et les idées peuvent rapidement se développer.
Il est ainsi très important d’en garder une trace. Pour cela, des notes peuvent être prises. Et un compte rendu sera édité à la fin de la réunion ou quelques jours après. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une trace écrite de ce qui a pu se dire.
Cette trace peut également être partagée aux absents et aux supérieurs hiérarchiques. Un point important, puisque cela permet de renforcer les échanges, objectifs de tous plans de communication interne.
6. Faciliter le challenge et la prise de position
En situation de télétravail, difficile de rendre le quotidien plus « agréable ». Les process d’entreprises sont assez figés. Pour autant, favoriser la cohésion des équipes passe bel et bien par le challenge. En mettant en place de petits défis en interne ou en facilitant les prises de position, les propositions nouvelles, le management encourage ses collaborateurs. Ces derniers sont directement impliqués dans le processus décisionnel.
Nouveaux outils à utiliser, nouvelles fonctionnalités à déployer, mise en place d’un nouvel environnement, d’un écosystème de télétravail agréable… Les idées et les projets ne manquent pas. Ce lot de nouveautés peut servir d’élément moteur.
7. Parier sur le team building
Les team-building permettent, par définition, de renforcer la cohésion d’équipe. Mais comment faire en télétravail ? Difficile d’imaginer passer toute une soirée devant son ordinateur. Les équipes peuvent toutefois se réunir une fois de temps à autre sur site ou ailleurs.
À ce sujet, Jamespot a développé l’application « Gestion des présences ». L’application permet aux collaborateurs d’indiquer dans leur plateforme les jours où ils seront en télétravail et les jours où ils seront sur site. Une fonctionnalité idéale pour s’organiser avec ses collaborateurs et ainsi sortir de la routine du télétravail. Par ailleurs, plusieurs organismes proposent désormais des retraites depuis lesquelles les équipes peuvent travailler dans un cadre idéal !
Certes, cela peut représenter un budget, mais cela reste essentiel pour favoriser la cohésion d’un groupe. Pour les budgets plus limités, il peut être intéressant d’organiser des rencontres avec les salariés situés à proximité. Un restaurant, une soirée, un escape game : les possibilités ne manquent pas.
Améliorer la cohésion des équipes en télétravail : un challenge surmontable ?
En télétravail, l’un des principaux challenges est de conserver une vraie cohésion de groupe afin de tirer tout le monde dans le même sens. Si les objectifs sont fixés, reste à faire en sorte que les collaborateurs se sentent prêts à s’investir afin de les atteindre. Pour cela, plusieurs solutions sont possibles. Dans tous les cas, l’utilisation d’un outil collaboratif, tel que celui que nous proposons chez Jamespot, semble être un premier pas dans la bonne direction.