Le travail hybride est aujourd’hui la norme dans de nombreuses organisations françaises. Avec lui s’est installée une question structurelle que les managers n’avaient pas eu à traiter auparavant. Comment maintenir une vraie cohésion d’équipe quand les collaborateurs ne se croisent plus au quotidien ?
L’isolement progressif, le sentiment de déconnexion vis-à-vis de la culture d’entreprise, la difficulté à suivre l’avancement des projets à distance — ces problématiques ne se résolvent pas avec de la bonne volonté seule. Elles demandent des méthodes et des outils adaptés. Voici 7 leviers opérationnels pour y répondre.
Pourquoi améliorer la cohésion des équipes en télétravail ?
En télétravail, la notion « d’appartenance » à une équipe et même à une entreprise peut être redéfinie. À distance, il est plus compliqué de développer une vraie culture d’entreprise, une vraie force et une cohésion des équipes en télétravail. In fine, cela a un impact sur les performances du collaborateur : moins motivé, remettant en cause son rôle, cette situation peut vite devenir problématique.
En travaillant sur ces questions, une entreprise apporte une réponse au problème, avant même qu’il ne se pose. Mais alors, comment faire pour améliorer la cohésion de ses équipes en télétravail et pérenniser l’activité, même à distance ? Dans la suite de cet article, on étudie quelques-unes des pistes permettant d’améliorer la cohésion des équipes !
Passez à l’action ! Dans cet ebook, découvrez comment choisir et activer les bons outils de communication interne pour : – Éviter la surcharge informationnelle – Faciliter vos échanges internes – Renforcer l’engagement de vos collaborateurs sur la durée.
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1. Centraliser l’information, les documents et les collaborateurs à travers un outil collaboratif
En télétravail, il est essentiel que les collaborateurs aient à disposition les outils les mieux adaptés. En effet, travailler chez soi, depuis un espace de coworking ou même en tant que nomade digital n’a absolument rien à voir avec le fait de travailler dans un bureau. Sur site, l’information circule rapidement entre les collaborateurs. Ils n’ont qu’à demander pour obtenir des données essentielles, des documents etc…
En télétravail, la situation est bien différente. À plusieurs dizaines voire centaines de kilovamètres, il faut être en mesure de continuer à œuvrer comme si rien n’avait changé. Pour cela, on recommande l’utilisation d’un outil collaboratif. Ceci afin de centraliser l’information, les documents et les collaborateurs dans un seul et même endroit.
L’utilisation d’un réseau social d’entreprise a un impact important sur la productivité. En effet, le management est en capacité de créer, dispatcher et suivre les projets à distance. Tandis que les collaborateurs eux, ont accès à toutes les informations et les documents dont ils peuvent avoir besoin. Plus autonomes, ils ne dépendent pas d’une réponse d’un autre service et disposent de tous les éléments nécessaires pour être efficace même loin de l’organisation et de leurs collaborateurs.
Sur ce point, la différence entre les organisations qui réussissent leur passage au travail hybride et celles qui peinent réside rarement dans la motivation des équipes — elle réside dans la qualité de l’outillage mis à disposition. Un collaborateur qui doit envoyer un email pour trouver un document, passer par trois applications différentes pour suivre un projet et chercher dans sa boîte mail un compte rendu de réunion de la semaine précédente n’est pas moins engagé : il est simplement mal équipé. La centralisation n’est pas un confort optionnel, c’est un prérequis à la cohésion.
2. Organiser fréquemment des réunions
Les outils de travail collaboratif présentent un second avantage de taille : leur périmètre fonctionnel. Ces derniers fonctionnent avec des modules qui s’intègrent facilement. Ils permettent, par exemple, d’échanger en temps réel ou d’organiser des réunions visioconférences. Ces réunions ont une importance toute particulière.
En réalisant des points – qu’ils soient quotidiens ou hebdomadaires – avec vos équipes, vous permettez à ces dernières de se sentir concernées. En étant suivies, celles-ci bénéficient du regard extérieur du management. Le temps d’une heure, elles peuvent échanger, analyser et mettre en place les stratégies à venir.
3. Centraliser les missions dans un outil de gestion
Les fonctionnalités des outils collaboratifs permettent de créer des projets, de les affilier et d’en effectuer le suivi. La centralisation des missions est un avantage particulièrement important. En effet, cela permet de suivre avec plus de précision, l’avancée des travaux en cours en plus de donner un aperçu de l’efficacité de ses équipes, même à distance.
Chez Jamespot, l’application Tableaux permet de créer un projet, de l’enrichir avec des informations essentielles et de l’assigner à un collaborateur. Le projet passe alors « En cours ». Lorsqu’il est terminé ou sur le point de l’être, le management peut le récupérer, le vérifier et confirmer qu’il a bien été mené à son terme.
L’idée, à travers l’utilisation de cette fonctionnalité, est de faciliter le processus d’assignation, de gestion et de suivi que ce soit pour le management ou que ce soit pour les équipes qui peuvent ainsi y voir plus claire dans les process.
4. Varier les canaux de communication selon la situation et le besoin
Pour ne pas « banaliser » certains process et garder à l’esprit qu’un outil collaboratif permet de diversifier les usages, les collaborateurs peuvent prendre la décision d’échanger via différents canaux de communication. On pense à l’utilisation d’une messagerie rapide pour les questions les plus basiques que ce soit entre les collaborateurs ou entre les collaborateurs et le management.
Les équipes peuvent également utiliser la visioconférence pour des échanges plus lourds, plus longs et plus complexes. Enfin, le contenu sous forme d’article peut être pertinent. Notamment pour le partage d’informations liées à l’entreprise et aux changements en interne. L’idée ici est de diversifier les canaux de communication pour continuer à intéresser et à challenger le collaborateur.
Un piège fréquent consiste à tout faire passer par la visioconférence, par habitude ou par manque d’alternatives. Or, multiplier les réunions vidéo pour compenser l’absence de contact physique génère de la fatigue sans produire de cohésion. La règle à appliquer : la messagerie instantanée pour les échanges courts et urgents, la visio pour les sujets qui nécessitent un débat ou une décision collective, et les formats asynchrones (articles internes, fils de discussion, documents partagés) pour tout ce qui peut attendre une réponse dans la journée. Cette répartition réduit la charge cognitive et libère du temps pour un travail plus concentré.
5. Réaliser des comptes rendus
Les réunions, les échanges et les meetings sont souvent l’occasion pour les équipes, de discuter, d’échanger et de mettre en place des stratégies à suivre. Les informations fusent et les idées peuvent rapidement se développer.
Il est ainsi très important d’en garder une trace. Pour cela, des notes peuvent être prises. Et un compte rendu sera édité à la fin de la réunion ou quelques jours après. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une trace écrite de ce qui a pu se dire.
Cette trace peut également être partagée aux absents et aux supérieurs hiérarchiques. Un point important, puisque cela permet de renforcer les échanges, objectifs de tous plans de communication interne.
6. Faciliter le challenge et la prise de position
En situation de télétravail, difficile de rendre le quotidien plus « agréable ». Les process d’entreprises sont assez figés. Pour autant, favoriser la cohésion des équipes passe bel et bien par le challenge. En mettant en place de petits défis en interne ou en facilitant les prises de position, les propositions nouvelles, le management encourage ses collaborateurs. Ces derniers sont directement impliqués dans le processus décisionnel.
Nouveaux outils à utiliser, nouvelles fonctionnalités à déployer, mise en place d’un nouvel environnement, d’un écosystème de télétravail agréable… Les idées et les projets ne manquent pas. Ce lot de nouveautés peut servir d’élément moteur.
7. Parier sur le team building
Les team-building permettent, par définition, de renforcer la cohésion d’équipe. Mais comment faire en télétravail ? Difficile d’imaginer passer toute une soirée devant son ordinateur. Les équipes peuvent toutefois se réunir une fois de temps à autre sur site ou ailleurs.
À ce sujet, Jamespot a développé l’application « Gestion des présences ». L’application permet aux collaborateurs d’indiquer dans leur plateforme les jours où ils seront en télétravail et les jours où ils seront sur site. Une fonctionnalité idéale pour s’organiser avec ses collaborateurs et ainsi sortir de la routine du télétravail. Par ailleurs, plusieurs organismes proposent désormais des retraites depuis lesquelles les équipes peuvent travailler dans un cadre idéal !
Certes, cela peut représenter un budget, mais cela reste essentiel pour favoriser la cohésion d’un groupe. Pour les budgets plus limités, il peut être intéressant d’organiser des rencontres avec les salariés situés à proximité. Un restaurant, une soirée, un escape game : les possibilités ne manquent pas.
Ce qu’il faut retenir pour renforcer la cohésion à distance
La cohésion d’équipe à distance ne se construit pas en une seule action. Elle résulte de l’accumulation de petites décisions cohérentes : un outil bien choisi, des rituels de réunion respectés, une information accessible sans friction, un management qui sait alterner entre suivi individuel et dynamique collective.
Les organisations qui obtiennent les meilleurs résultats sur ce sujet sont celles qui ont traité la question de l’outillage en premier — avant de travailler sur la culture ou les pratiques managériales. Sans un environnement de travail numérique centralisé et adopté par tous, les efforts humains restent fragiles.
Jamespot accompagne des organisations de toutes tailles (PME, collectivités, groupes industriels) dans la mise en place d’une plateforme collaborative qui répond précisément à ces enjeux : centralisation de l’information, suivi de projet, communication multi-canal et gestion des présences pour les équipes hybrides. La plateforme est disponible en essai gratuit de 15 jours, sans engagement.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
