Quels sont les KPIs à utiliser pour mesurer sa communication interne ?

Pourquoi mesurer sa communication interne ?

Analyser les données liées à sa communication interne d’entreprise et à sa performance permet de s’assurer que la stratégie développée et mise en place est la bonne. Sans données quantifiables, difficile d’identifier la qualité de ses actions et donc de se réorganiser en conséquence.

Analyser les bons KPIs permet d’affiner les échanges entre les collaborateurs, de façon à les rendre plus pertinents et moins chronophages. Cela se traduit par un gain de temps non-négligeable, permettant de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Analyser le résultat de sa politique permet d’en mesurer l’impact sur ses employés et de rassurer la direction sur l’évolution opérée par l’entreprise. Un bon communicant doit être transparent, clair et concis. L’idéal ? Présenter les KPIs de sa communication interne via divers modules, que l’on vous présente ci-dessous.

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Les KPIs classiques et historiques

En entreprise, la communication interne s’axe généralement autour de l’échange de mails ou par discussion instantanée. Ce constat est d’autant plus vrai depuis que le télétravail est devenu la nouvelle norme même si les solutions collaboratives et les fonctionnalités qui y sont liées (visioconférence, publication d’articles) tendent à de plus en plus s’imposer auprès des collaborateurs suite à la crise sanitaire. Il est donc intéressant de se tourner vers des indicateurs de performance directement liés au mailing, comme le taux d’ouverture, le taux de clic ou encore, le taux de réponse.

1. Le taux d’ouverture

Concentrons-nous ici sur le taux d’ouverture. Lorsqu’une personne envoie un mail, l’objectif est bien évidemment de faire en sorte qu’il soit lu. Sans surprises, aussi bien dans le cadre d’une prospection B2B, B2C ou bien dans le cadre d’une communication interne à son entreprise, il est toujours nécessaire d’optimiser son message.

L’objet du mail envoyé doit être réfléchi, au même titre que les premiers caractères (généralement les 150 premiers). Au contraire, si le message est monotone et présente un objet loin d’être pensé, le mail envoyé risque fort d’avoir un faible impact sur les destinataires au point de se retrouver rapidement dans le dossier des points à traiter ultérieurement.

2. Le taux de clic

Le taux de clic est un autre KPI intéressant à étudier. En effet, il permet de mesurer l’engagement de ses équipes. Prenons ici l’exemple de l’organisation d’une réunion en télétravail.

Un mail est envoyé, avec un sondage de dates ou un lien renvoyant vers un outil tel que Doodle, permettant de faire en sorte que tout le monde s’accorde sur une date ainsi qu’une heure précise. En analysant le nombre de votes, vous pourrez facilement déterminer le taux de clic et donc définir si votre message a été reçu et lu.

3. Le taux de réponse

Enfin, le taux de réponse. Lorsqu’un mail est envoyé à l’ensemble de ses collaborateurs ou à une partie d’entre eux, il est utile d’étudier le taux de réponse. En effet, cet indicateur démontre lui aussi l’engagement réel des salariés.

Un taux de réponse important signifie que l’équipe a pris le temps de lire le message et donc, d’y répondre. Un taux de réponse faible signifie que l’engagement général est assez bas ou que le mail n’est pas optimisé (voir les deux.)

4. Le taux de participation

Comme nous venons de le voir en exemple ci-dessus, un manager peut être amené à organiser une réunion avec ses collaborateurs. Les meetings prennent du temps à être mis en place. Il est donc important d’en mesurer l’engagement, en analysant le taux de participation voire même le taux de retard. En étudiant les agissements des membres d’une équipe, un manager peut cibler les points sur lesquels travailler afin que l’information se transmette de manière plus efficiente.

Dans l’idée, une réunion de travail permet aux participants d’évoquer un sujet, de se renseigner autour d’un projet voire même de programmer des activités en dehors du cadre professionnel. Dans la mesure où un webinar ou une formation sont des formats sensiblement similaires à une réunion, notamment dans la préparation et la mise en place, ces taux de participation, de retard voire même de satisfaction sont d’excellents indicateurs de performance vers lesquels se tourner.

5. L’engouement autour des outils

L’ensemble de ces projets est l’occasion pour un team leader, de revoir les canaux de communication utilisés ou encore, de retravailler la forme du message d’invitation (dans le cas où les objectifs de communication ne sont pas atteints).

De même, si les trois-quarts de l’effectif arrivent en retard, cette situation peut être due à un manque d’organisation et de communication, comme un changement d’horaire mal compris ou mal communiqué auprès des équipes.

Cela peut également traduire un manque d’engouement autour du produit et des outils utilisés trahissant donc un problème plus profond lié à l’acceptation des logiciels utilisés. D’où l’importance par ailleurs d’adopter un outil aligné sur les usages de vos collaborateurs et de préparer au mieux son déploiement en amont pour éviter ce genre de rupture entre les outils utilisés et les équipes.

Le taux d’engagement, KPI de communication interne le plus représentatif ?

Nombreuses sont les entreprises qui disposent d’un intranet pour leur communication interne. Mais ceux-ci, souvent d’anciennes générations, ne font que présenter des informations statiques, descriptives (dites froides), et ne permettent pas d’engager les collaborateurs sur la durée.

Que signifie un bon taux d’engagement ?

Pour engager ses collaborateurs, Jamespot propose, en plus des informations statiques, différents types d’information présentés en mode flux (les fameux flux d’activités des réseaux sociaux), plus dynamique… Mais aussi des fonctionnalités dites « actions sociales », permettant d’encourager la participation des collaborateurs.

Commenter les contenus, « liker », partager… autant d’actions qui permettent d’impliquer davantage les collaborateurs et donc de favoriser la collaboration au sein de la structure. Il est possible d’étudier, au travers de toutes ces actions, le taux d’engagement des publications postées, le taux de retour, de commentaire ou de partage pour des indications, le tout en temps réel.

Comment analyser le taux d’engagement sur l’intranet ?

En effet, cela tend à démontrer que la communication globale autour de l’entreprise est suivie, appréciée des employés. Ces publications entraînent également des retours constructifs de la part de salariés qui sont force de proposition.

Il est toujours intéressant de débattre avec ses collaborateurs et de mettre en avant l’esprit de contradiction. Cette façon de communiquer permet de célébrer les objectifs atteints ou encore  de programmer de gros événements (webinar, formation).

Le taux de satisfaction interne doit aussi être pris en compte

Afin de déterminer si la communication interne est efficace, il est également primordial de se positionner sur des indicateurs de performance qualitatifs tels que la satisfaction.

Du classique Csat (Customer Satisfaction), au courant NPS (Net Promoting Score), vous pouvez utiliser ces indicateurs classiques et très utilisés pour mesurer la satisfaction de vos collaborateurs sur tous les thèmes liés à la vie de l’entreprise : la qualité de la communication, la QVT (qualité de vie au travail)…

Souvent finissant par des questions ouvertes, ce type de KPI permet également d’obtenir des retours de vos collaborateurs, comme des suggestions ou des idées d’améliorations.

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Pourquoi Jamespot est-elle la solution adaptée ?

La solution collaborative Jamespot regroupe l’ensemble de vos collaborateurs au sein d’un lieu unique. Un moyen idéal d’optimiser les échanges entre collaborateurs tout en centralisant les actualités et les ressources de l’entreprise pour tous les services.

Tous les KPIs et indicateurs que nous avons vu jusqu’à présent sont présents au sein de la plateforme  Jamespot et mis à la disposition des utilisateurs. Les administrateurs de plateforme, qui gèrent les droits d’accès et de publication au sein de l’outil, peuvent notamment y avoir recours à travers 2 applications dédiées :

Indicateurs

Il s’agit d’une application qui livre tous les indicateurs mentionnés au travers de chiffres et graphiques, d’un point de vue générique : Taux de connexion, Taux de publication, taux d’engagement… Selon le support utilisé : via desktop ou via mobile. Cet espace dédié aux indicateurs permet également l’analyse détaillée, par groupes, par membres, par contenu… et grâce à l’application, permet de construire ses propres tableaux de bord, en sélectionnant les indicateurs que vous trouvez les plus pertinents. De quoi atteindre l’objectif fixé et de suivre l’évolution des mesures implémentées au sein de votre ou de vos entreprises.

Enquête

Cette application vous permettra de facilement réaliser vos enquêtes de satisfaction, NPS.. Auprès de tous les collaborateurs ou de cibles identifiées. Enfin, au-delà même des grands administrateurs de plateforme, Jamespot permet aux animateurs de groupes ou aux auteurs de publication d’accéder à des tableaux de bord dédiés, groupes ou contenus afin de leur permettre de visualiser l’activité et les succès de leurs actions.

Analyser la performance de sa communication et comprendre la mesure de ses résultats marketing

Pour aller plus loin, l’utilisation d’outils comme l’intranet permet à ses employés d’être plus pro-actifs, de devenir les véritables acteurs de ce changement marketing opéré et donc, d’obtenir un meilleur KPI, de meilleurs résultats. Utiliser le contenu, un média social interne ou les réseaux sociaux d’entreprise, permet d’avoir un impact plus grand et donc, de favoriser à la fois le projet d’optimisation de sa communication interne, d’améliorer la productivité etc.

Il existe plusieurs KPIs permettant de mesurer la performance et donc l’efficacité de sa campagne de communication interne. Dans l’idée, l’ensemble de ces indicateurs permet d’analyser et d’optimiser les échanges entre les collaborateurs, dans le but de générer un meilleur engagement de la part de ces derniers. N’hésitez pas non plus à développer un plan de communication efficace !

Cela permet également de mieux maîtriser le quotidien, réduire les coûts et surtout, d’envisager sereinement la complétion de ses objectifs. Une mauvaise communication interne en télétravail ou sur site entraîne des retards, des départs et ainsi renvoyer une mauvaise image de l’entreprise auprès des clients et des partenaires.