Qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe ? S’agit-il d’un outil collaboratif comme les autres ? Quels avantages propose-t-elle à ses utilisateurs ? Entre communication interne et risques d’infobésité, Jamespot vous aide à découvrir ce qu’est la messagerie d’échaquipe, ce qu’elle suppose, les avantages à son utilisation… Bref, tout ce qu’il faut savoir pour s’en sortir !
Qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe ?
Mais qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe exactement ? On désigne par ce terme un système de canaux de communication via lesquels il est possible de transmettre à un ou plusieurs interlocuteurs des messages, fichiers et images le tout en temps réel.
Très populaire dans la vie personnelle, la messagerie d’équipe a connu le même succès une fois implantée dans les entreprises et pour cause ! Cet outil de communication brille par sa simplicité et sa capacité à fluidifier les échanges d’une même structure de manière rapide.
Comment bien communiquer à l’ère du travail hybride ?
Avec la crise sanitaire et l’émergence du travail hybride (mode de travail mêlant présentiel et télétravail), les organisations connaissent aujourd’hui, plus que jamais, un tournant dans leur façon de communiquer en interne.
Entre l’éparpillement géographique des collaborateurs et la multiplication des supports de travail (desktop, smartphone, tablette), les entreprises ont bien compris que l’un des plus grands défis lancé par la crise sanitaire est celui de la communication interne et des outils qui permettent à cette dernière d’être à la fois rapide et efficace.
Parmi les outils privilégiés pour communiquer à l’ère du travail hybride, un en particulier semble sortir du lot : la messagerie d’équipe ou chatops (contraction des mots « chat » et « opérationnel ». Parmi les plus connues ? Slack, Teams ou Google Chat !
Quels sont les avantages de la messagerie d’équipe en entreprise ?
Découvrez, dans la suite de ce guide, quels sont les avantages et (rares) inconvénients associés à la messagerie d’équipe.l’envo
1. Favoriser le partage d’informations
Avec des collaborateurs répartis sur différents lieux de travail, le partage d’information s’est complexifié. Comment faire en sorte que tous mes collaborateurs aient accès rapidement aux informations de première importance ?
À cette question, la réponse de la messagerie d’équipe est la suivante: grâce au temps réel. Là où l’envoi et la réception de mails se fait en décalé et peut faire perdre un temps précieux, le chatops, lui, fait tout de manière instantanée.
Une aubaine pour les organisations qui peuvent, quel que soit le mode de travail adopté par leurs collaborateurs, leur transmettre informations et conseils sur le travail à domicile ou sur les actualités de l’entreprise.
2. S’intègre à une stratégie de télétravail/hybridation
À l’heure où les collaborateurs sont plus mobiles que jamais, recourir uniquement à une boîte mail pour communiquer n’est plus suffisant. La messagerie d’équipe, quelle que soit l’entreprise qui y a recours, permet de centraliser un maximum d’informations pour l’ensemble des collaborateurs : fichiers, agendas, contacts…
La messagerie d’équipe permet d’aligner tous les professionnels d’une même structure sur un outil unique dans lequel ils pourront accéder à tous les éléments dont ils ont besoin pour s’informer et poursuivre leur activité, au bureau ou à distance.
3. Permet de communiquer depuis n’importe où
La messagerie d’équipe est ainsi accessible depuis tous les terminaux possibles. Smartphone, tablette, ordinateur… Bref, un outil qui s’inscrit parfaitement dans une bonne stratégie de plan de communication interne.
Où qu’ils soient, la messagerie d’équipe permet à ses utilisateurs de rester connectés et joignables en toutes circonstances en plus de leur donner un accès rapide à toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin.
Vous êtes en déplacement à l’extérieur mais devez participer à une réunion importante dans moins de 5 minutes ? Il vous suffit de trouver un café, de sortir votre support de travail préféré et la messagerie fera le reste.
4. Favorise le partage de fichiers
Qui n’a jamais pesté contre le fait de devoir chercher un document dans sa boîte mail ? Avec la messagerie d’équipe, terminées les boîtes mails saturées de courriers accompagnés de pièces jointes !
Dans la plupart des cas, un chatops est associé à un service de partage de fichiers et de données qui rend ainsi l’accès aux fichiers et aux documents beaucoup plus facile pour les collaborateurs.
En plus de faciliter le partage de fichiers lourds, l’outil facilite le téléchargement de documents à l’échelle de toute une organisation grâce à un partage instantané. Il permet à n’importe quelle personne de disposer de la dernière version du document grâce à un système de synchronisation. Avec la messagerie d’équipe, pas de temps mort : tout est immédiat !
5. Facilite la gestion d’un projet à distance
Dernier avantage de notre solution collaborative et pas des moindres : l’optimisation des projets gérés à distance. Ce n’est pas un secret, gérer un projet demande d’être à la fois rapide et organisé. Deux éléments qui peuvent être difficiles à respecter quand la distance s’invite à la fête notamment dans le cadre du télétravail.
En donnant à chaque collaborateur la possibilité de créer, gérer et partager sa propre to-do list à ses collègues, le chatops permet aux équipes de s’organiser efficacement et en temps réel. Couplé au système de messagerie, de visioconférence et de partage de fichiers, les collaborateurs disposent de tous les outils nécessaires pour mener à bien leurs projets même à distance.
6. Un outil fonctionnel
Un logiciel de message d’équipe (qu’il soit gratuit, en freemium ou payant) permet de débloquer de nombreuses fonctionnalités. Qu’il s’agisse de lancer un appel vidéo, de partager une tâche ou autre, les employés et collaborateurs disposent ici d’une solution clé-en-main pour travailler de manière ultra-efficace.
La messagerie d’entreprise plutôt que le mail ?
À présent que nous avons vu les différents avantages de la messagerie d’équipe, intéressons-nous à une question qui revient régulièrement dans les débats : est-il possible (voir préférable) d’utiliser une messagerie d’équipe au détriment du mail ?
Il est important de rappeler que l’arrivée de la messagerie d’équipe dans le monde professionnel n’est pas anodine. Il visait un but bien précis : remplacer l’indétronable mail comme canal de communication principal des professionnels. Objectif réussi ?
En ce qui concerne les communications longues tout d’abord, le mail reste un canal de communication plus efficace que le chatops dans le cas où les échanges se font plus longs, plus complexes voir les deux.
Alors, quel outil de communication privilégier ?
La communication au sein d’une messagerie d’équipe est rapide et instantanée. L’outil fonctionne donc à merveille pour les échanges brefs qui demandent une réaction rapide de la part des interlocuteurs.
Pour ce qui est des messages demandant davantage de précision, d’explications, le mail reste une option plus efficace car plus adaptée à la communication formelle et donc aux messages potentiellement sensibles.
Autre argument, si la messagerie d’équipe est reconnue pour sa grande accessibilité, le mail a su s’adapter au fil des ans pour ne pas se faire oublier. Il est ainsi très facile d’accéder à sa boîte mail sur sa tablette ou son smartphone quand le besoin s’en fait sentir. Un point commun à toutes les solutions collaboratives dont le mail a su très judicieusement s’inspirer pour faire face à sa nouvelle concurrence.
En résumé, le mail connaît depuis plusieurs années une forte concurrence en raison de la multiplication d’outils collaboratifs venus le détrôner. Si l’arrivée de si nombreux concurrents a eu pour effet de réduire la portée de son rôle, le mail n’a pas dit son dernier mot pour autant et a toujours un rôle à jouer dans les organisations, notamment dans le cadre d’échanges formels.
Quelle messagerie d’entreprise privilégier ?
Des solutions de messagerie d’équipe, il en existe d’innombrables (Slack, Teams, Zoom et d’autres, comme Jamespot).
Vers laquelle s’orienter ?
Éléments de réponse, dans la suite de ce contenu.
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Jamespot est le leader des solutions collaboratives françaises disponibles dans le cloud. Nous éditons des outils collaboratifs afin de permettre aux organisations, qu’elles que soient leur taille et leur secteur d’activité :
- de décloisonner leur structure
- de faciliter les échanges entre tous leurs collaborateurs
- d’améliorer leur productivité en optimisant la collaboration en leur sein
Tout un programme vous l’avez compris que nous avons rendu possible en créant une solution collaborative modulable, accessible et simple d’utilisation.
En ce sens, nous sommes une alternative à Slack, fiable et crédible sur le court comme sur le moyen terme.
La messagerie d’équipe, une fonctionnalité intégrée à la solution Jamespot
La messagerie d’équipe est LA fonctionnalité de Jamespot qui ne vous laissera jamais tomber : que votre plateforme collaborative prenne la forme d’un réseau social d’entreprise ou d’une Digital Workplace, que vous privilégiez les applications liées à la communication ou celles dédiées à la gestion de projets, le chatops Jamespot sera toujours à portée de main pour vous permettre de communiquer.
Pour rappel, la solution Jamespot fonctionne selon une logique de groupes ou de communautés. Chaque groupe représente un espace de travail au sein duquel ses membres peuvent publier les contenus de leur choix, réaliser un projet ensemble et bien entendu communiquer. La messagerie d’équipe Jamespot s’adapte à votre activité en créant autant de canaux de conversations que vous avez de groupes afin de vous permettre de contacter n’importe lequel de vos collaborateurs quand le besoin s’en fait sentir.
Pour finir, mobilité oblige, votre messagerie d’équipe est accessible via tous les supports (téléphone, desktop, tablette…). Que vous soyez sur le terrain, dans les locaux de votre organisation ou même chez vous, votre messagerie d’équipe sera toujours là pour faire office de pont entre vous et vos collaborateurs, quel que soit votre support et votre mode de travail favori.
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FAQ – Vos questions sur la messagerie d’équipe
La messagerie d’équipe privilégie l’instantané : idéale pour les échanges courts et réactifs. Le mail reste plus adapté aux communications longues, formelles ou sensibles. Les deux sont complémentaires plutôt que concurrents.
« Chatops » est une contraction de « chat » et « opérationnel ». Le terme désigne, dans un usage courant, une messagerie d’équipe centrée sur la communication opérationnelle en temps réel au sein d’une organisation.
Slack, Microsoft Teams et Google Chat figurent parmi les plus répandues. Des solutions souveraines comme Jamespot proposent une messagerie d’équipe intégrée à une plateforme collaborative française, hébergée en Europe.
Oui. La messagerie d’équipe est une fonctionnalité intégrée à la solution Jamespot, quel que soit le format de votre plateforme (réseau social d’entreprise, intranet ou Digital Workplace).
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
