Le mail est le canal de communication par excellence en entreprise. Il est comme un collaborateur que l’on connaîtrais depuis toujours. On connait ses qualités, ses défauts, on sait dans quelle mesure il nous aide au quotidien mais aussi à quel point il nous cause des soucis ! Et pourtant, il est là : le matin en arrivant au bureau, le soir juste avant de partir, à la pause-café ou même, pour certains, tard le soir.
Personne ne l’aime particulièrement mais tout le monde peine à l’ignorer. 65% de la population déclare ne pas pouvoir s’en passer et certains même lui attribuent près de 30% de leur temps de travail, quitte à voir leur productivité impactée.
En un mot comme en cent : le mail reste omniprésent dans le quotidien des professionnels près de 40 ans après sa création. Pourtant, réduire son utilisation et scinder sa communication avec d’autres outils offrent de nombreux bénéfices, aussi bien pour les individus que les organisations.
On vous présente lesquels dans cet article !
L’impact du mail en entreprise
Le mail en 2025
Quelle place occupe aujourd’hui le mail dans les organisations ?
Le mail reste un canal de communication incontournable en 2025 avec 347 milliards d’emails envoyés quotidiennement et 4,4 milliards d’utilisateurs dans le monde.
Des chiffres qui donnent le tournis mais qui restent cohérents au vu de la place qu’occupe le mail dans la communication des entreprises.
Communiquer des informations stratégiques à ses équipes, organiser des campagnes promotionnelles, prospecter, promouvoir ses nouveaux produits, échanger avec ses partenaires…
Bien que les entreprises soient de plus en plus nombreuses à privilégier des outils de communication tels que l’intranet ou le réseau social d’entreprise, le mail reste en 2025 un levier stratégique central dans la capacité des organisations à communiquer et à collaborer avec leur écosystème (collaborateurs, clients, prospects et partenaires.)
Mais à quel prix ?
Les inconvénients du mail
Car malgré son statut de leader de la communication professionnelle, le mail est utilisé depuis suffisamment longtemps pour que les problèmes qu’il pose soient connus de tous.
Celui que tout le monde connaît, particuliers comme professionnels : la vulnérabilité aux cyberattaques.
Le mail est le canal de communication le plus utilisé et donc en toute logique le plus privilégié par les hackers et les cyberattaquants. D’après le baromètre CESIN de 2025, le phising reste le vecteur d’attaque dominant (60%), suivi par l’exploitation de failles (47%) et le dénis de service (41%).
Au sein des entreprises, le mail a un impact bien réel sur la productivité et le bien-être des collaborateurs : surcharge d’informations, hyperconnexion par peur de rater des informations stratégiques, stress et impact sur la vie privée…
Le mail occupe une place si importante dans la communication professionnelle que le volume de mails envoyés et reçus ne cesse de croître (plus d’un quart des français disent recevoir entre 21 et 50 mails par jour) : à l’arrivée, les professionnels finissent par consulter leur boîte mail plusieurs fois dans une même journée, de peur de perdre le fil et de rater des informations importantes.
Traiter ses mails devient alors une activité à part entière pour les collaborateurs. Une activité qui les sollicite au jour le jour, ne créée pas de valeur directe ni pour eux ni pour l’entreprise, mais favorise bel et bien un sentiment d’urgence et la montée du stress dans leur activité.
Réduire sa dépendance aux mails : 5 bénéfices pour votre organisation
Conscientes des problèmes posés par le mail, de plus en plus d’organisations font le choix de réduire la place de ce dernier dans leur stratégie de communication. Un choix qui permet d’améliorer non seulement la productivité des collaborateurs mais aussi la culture interne des entreprises, avec des processus et canaux plus favorables à la collaboration.
Moins de mails, moins de stress
L’un des principaux problèmes posés par le mail est la surcharge cognitive qu’il impose aux professionnels. Entre les notifications, l’attente de réponses et les relances, le mail impose peu à peu sa présence dans l’esprit des collaborateurs, jusqu’à devenir une source d’anxiété quotidienne.
Réduire sa dépendance aux mails ouvre la voie à une communication plus précise, davantage basée sur la proactivité que la réactivité à tout prix. En passant par d’autres outils de communication, les collaborateurs sont moins sollicités et peuvent alors retrouver davantage de sérénité dans leur travail, avec d’autres façons de consommer et de partager l’information.
Moins de mails donc une surcharge mentale moins importante. Car rappelons-le : un outil qui sursollicite constamment ses utilisateurs a rarement un impact positif sur leur concentration et leur bien-être.
Une communication plus fluide
En plus d’épuiser les collaborateurs, le mail présente aussi cet inconvénient de dégrader et même d’appauvrir les échanges internes.
Entre les collaborateurs qui ne sont pas en copie, les mails qui arrivent dans les spams, ceux transférés par les collègues et les conversations dupliquées, il n’est pas rare que des informations se perdent et que certains échanges débouchent sur des malentendus.
Sans oublier l’incroyable complexité (et le sentiment de lassitude qui va avec) qu’il y a à passer en revue le fil de ses mails pour mettre la main sur LE document indispensable à la prochaine réunion interne.
Tous les messages ne se valent pas : certains nécessitent une réponse rapide, d’autres méritent un temps de réflexion et quelques-uns relèvent simplement de l’information.
Pourtant, le mail les place tous sur un pied d’égalité et n’offre aucune flexibilité sur la manière de partager et de consommer ces informations.
Réduire son utilisation du mail et baser les échanges internes sur des solutions plus adaptées aux échanges transverses et au suivi de projets collectifs permet de structurer sa communication interne et de donner davantage de clarté aux messages partagés.
Un environnement plus propice à la collaboration
Le mail est un outil de communication… mais pas de collaboration. Dit autrement, le mail est utile pour communiquer une information, mais pas pour encourager la collaboration et créer une dynamique collective dans l’organisation.
Travailler à plusieurs sur un même document, garder une traçabilité des échanges sur un sujet donné, mettre en avant les rôles et compétences des membres de l’entreprise : autant de besoins qu’ont aujourd’hui les professionnels et auxquels le mail n’apporte pas de réponses satisfaisantes, à l’inverse des solutions collaboratives qui disposent de plusieurs flèches à leur arc.
Celles-ci permettent de réunir les collaborateurs dans des espaces de travail collaboratifs dans lesquels les membres concernés (et uniquement eux) peuvent échanger, partager des documents ou encore se répartir les tâches en vue d’un projet à mener.
On passe alors d’une communication fragmentée et individuelle à une meilleure visibilité globale pour tous les collaborateurs sur les projets en cours, les rôles et responsabilités de chacun et les enjeux collectifs de l’entreprise.
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Des données mieux protégées
Comme dit plus tôt dans cet article, les cyberattaquants privilégient le mail pour s’en prendre aux organisations… et ça marche ! D’après le rapport Hiscox, 67% des entreprises françaises ont été victimes d’au moins une cyberattaque en 2024 contre 53% en 2023. Un chiffre d’autant plus inquiétant que 46% des attaques exploitent des erreurs humaines. Des erreurs faciles à commettre lors de l’envoie d’un mail : un destinataire mal choisi, une mauvaise pièce jointe envoyée ou une personne en copie qui n’aurait pas dû l’être et ce sont les données de l’entreprise qui sont compromises.
Faire reposer toute sa communication interne sur le mail présente donc un trop gros risque pour les organisations et leurs données. Les solutions collaboratives permettent à l’inverse de réduire le risque de cyberattaques et de fuite de données au sein de l’entreprise :
- Elles limitent le champ d’action des collaborateurs selon leur niveau de responsabilité dans l’entreprise ;
- Elles garantissent la protection des données en étant alignées sur les standards de sécurité internationaux comme le RGPD et la norme ISO27001 ;
- Elles intègrent des mesures de sécurité renforcées comme les sauvegardes automatiques, le chiffrement des données et la détection de vulnérabilités.
Un impact positif sur la culture d’entreprise
En plus d’un impact positif sur les questions de productivité et de performance, réduire son utilisation du mail a également des vertus sur la culture même de l’entreprise. Passer par d’autres solutions de communication que le mail permet d’ouvrir la voie à une communication interne plus transversale et agile à laquelle chaque collaborateur peut participer activement.
En donnant aux équipes un accès à des espaces de communication adaptés à leurs besoins, les organisations valorisent l’autonomie et la prise de décisions tout en mettant fin aux silos internes : des éléments clés qui favorisent un climat d’inclusion dans lequel la contribution de chaque collaborateur est reconnue.
Plus d’engagement pour un sentiment d’appartenance à l’entreprise plus fort et un taux de turnover en baisse.
D’autant plus que les jeunes générations sont aujourd’hui particulièrement sensibles à la façon dont les organisations traitent leurs salariés : adopter des pratiques collaboratives au détriment du traditionnel mail permet de moderniser l’image de son entreprise tout en augmentant d’attirer (et de conserver) les meilleurs talents.
Conclusion
Bien qu’il présente encore des avantages malgré son ancienneté, les organisations ont tout intérêt à ne plus se fier uniquement au mail et à se tourner vers d’autres solutions pour gérer leur communication interne. Des solutions qui leur permettront d’alléger la charge mentale de leurs équipes, de renforcer leur autonomie et leur engagement tout en renforçant la sécurité de leurs données les plus sensibles. Il est probable que le mail a encore de beaux jours devant lui… mais il lui faudra désormais compter sur d’autres partenaires pour faire vivre la communication interne des organisations.
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