Les outils de communication interne sont souvent perçus comme un simple support, rarement comme un véritable enjeu stratégique. Pourtant, lorsqu’ils ne sont plus adaptés aux usages réels de l’organisation, ils génèrent des coûts invisibles : perte de temps, désengagement, complexité opérationnelle, manque d’alignement entre les équipes. En quoi des outils de communication inadaptés peuvent-ils freiner la performance collective d’une organisation ? Et surtout, comment inverser la tendance ? La réponse dans cet article.
Les outils de communication ne coûtent rien… vraiment ?
La communication interne est (enfin) considérée comme un levier majeur de productivité par les organisations. D’après le site Pumble, 64% des 253 chefs d’entreprise interrogés estimaient qu’une communication efficace avait augmenté la productivité de leurs équipes.
A l’inverse, on sait qu’une communication interne faible est à l’origine de plusieurs problèmes dont un niveau d’engagement plus faible et un niveau de stress plus élevé chez les collaborateurs.
Pourtant, lorsque la communication d’une entreprise est jugée par ses propres membres comme insuffisante, on préfère parler directement des problèmes identifiés comme le manque de transparence dans les messages communiqués ou une surcharge d’informations du côté des collaborateurs.
Les outils, eux, sont rarement pointés du doigt comme la source de tous ces problèmes : même s’ils ne sont pas parfaits, ils fonctionnent (au moins en apparence), sont intégrés dans les habitudes de l’entreprise et surtout ils ne génèrent plus de coûts visibles une fois déployés.
Alors, pourquoi les remettre en question ?
Tout simplement parce que le rôle d’un outil de communication interne va bien au-delà de la simple diffusion d’informations. Il influence directement :
- La compréhension collective des objectifs de l’entreprise
- L’engagement des collaborateurs
- La capacité des équipes à travailler ensemble
- La qualité des échanges dans l’organisation
Un outil peut être techniquement disponible… sans jamais être réellement utile à l’organisation qui l’a déployé (l’intranet des années 90 en est l’exemple parfait.)
Et c’est là tout l’enjeu des outils des communication : on ne regarde que ce que l’outil coûte à exister, pas ce qu’il coûte à faire fonctionner l’organisation au quotidien.
Alors, si le rôle stratégique de la communication interne est aujourd’hui enfin considéré, pourquoi ses outils sont-ils si rarement challengés ?
Le (vrai) coût des outils de communication interne pour vos équipes
Le coût d’outils de communication interne qui ne répondent plus à la réalité de l’organisation sont bien réels… et nombreux !
Perte de temps : vos collaborateurs ne savent pas où trouver l’information ou le document dont ils ont besoin. Résultat : du temps perdu à chercher dans l’outil et un sentiment de frustration qui grandit et participe sur le moyen/long terme au désengagement des collaborateurs.
Complexité des usages : les informations s’empilent et les incohérences se multiplient : ce qui augmente les chances de vos équipes de commettre des erreurs… qui elles peuvent (vraiment) coûter cher !
Lenteur collective : plus vos outils sont rigides et plus vos process internes seront impactés et figés à leur tour. Les échanges sont alors plus laborieux, et c’est l’agilité et la capacité de toute l’organisation à être rapide dans ses prises de décision qui finit par en pâtir.
Contournement : votre outil est déployé… mais pas utilisé. Vos collaborateurs vont donc chercher à combler le vide en adoptant des solutions parallèles et non reconnues par l’entreprise. Non seulement vos équipes se retrouvent désalignées à l’arrivée mais c’est surtout la perte ou la fuite de données sensibles qui vous tend les bras.
Tous les métiers paient la facture
Les outils de communication interne sont à la jonction de 3 services ou postes clés dans les organisations : la communication, la DSI et la Direction. Et les 3 payent le prix d’outils de communication qui ne sont pas adaptés aux enjeux de l’organisation.
Le service communication
Sans surprise, les communicants sont en première ligne sur la question des outils… tout simplement car ces derniers leur sont indispensables pour mener à bien leur mission.
Ils produisent des contenus, préparent les campagnes internes et ont pour mission aussi bien l’application de la stratégie de l’organisation que la fédération des équipes autour de la culture de l’entreprise.
Quand les outils sont trop nombreux ou ne permettent pas de segmenter les audiences, les conséquences sont immédiates :
- les messages clés n’atteignent pas les collaborateurs ciblés
- les informations sont publiées… mais pas lues
- les communicants n’ont pas les moyens de connaître la portée ou l’impact de leurs actions
Résultat : du temps perdu, des actions qui ne portent par leurs fruits, des communicants qui s’épuisent et qui malgré tous leurs efforts, sont dans l’incapacité de prouver le ROI de leurs actions quotidiennes. On avait abordé le sujet dans un autre article : les communicants doivent être en mesure de démontrer la valeur et l’impact de leurs actions à travers leurs outils, sous peine de voir leur rôle minimisé par leur direction.
La DSI
Si le choix des outils de communication internes n’est pas toujours de sa responsabilité, il est toutefois rare que la DSI n’ait pas son mot à dire sur la question.
Et c’est bien normal, étant donné qu’elle est le garant de la sécurité des systèmes d’informations de l’entreprise.
Des outils trop vieux ou en trop grand nombre signifie pour elle :
- Un risque en matière de sécurité et de protection des données si les outils sont vieillissants et donc non alignés sur les standards actuels du marché
- Outils trop nombreux = des écarts en matière de procédures de sécurité
- Des équipes frustrées qui finissent par se tourner vers des solutions non reconnues par ses soins (risque de cyberattaques et de fuites de données sensibles)
- Des dépenses faites pour maintenir des solutions qui ne répondent plus à aucun besoin concret.
La direction générale
La direction générale est un peu à la croisée des chemins lorsque des problèmes de communication se font sentir dans l’entreprise.
Les messages clés qu’elle souhaite faire passer aux collaborateurs ne sont pas délivrés, les équipes ne sont pas engagées dans la vie de l’entreprise (faible motivation), la cohésion et la productivité collective baisse et la capacité de l’entreprise à protéger ses collaborateurs et ses données des attaques extérieures vacille : le tout pour des outils qu’elle finit par payer pour un retour sur investissement inexistant…
Soit tout ce que les dirigeants d’entreprise souhaitent absolument éviter !
Comment simplifier les usages et réduire les coûts
Le constat est sans appel : de mauvais outils de communication coûtent cher aux organisations, en particulier sur le plan de la cohésion et de la productivité collective.
Mais alors, comment changer la situation et faire que ces outils deviennent des facilitateurs du quotidien plutôt que des poids morts économiques ?
Faire le panorama des outils
Première étape : celle de l’audit.
Quels sont les outils de communication actuels de l’entreprise ? Lesquels sont réellement utiles au partage d’information en interne ? Sont-ils consultés par les collaborateurs ? Répondent-ils aux besoins du service communication et sont-ils alignés sur les standards de sécurité de la DSI ?
L’objectif n’est pas de balayer tous vos outils d’un revers de main et de repartir obligatoirement de zéro mais de challenger vos solutions actuelles pour séparer celles dont l’utilité est bien réelle et celles qui ne servent finalement pas à grand-chose à part alléger votre budget.
Échanger avec les collaborateurs
Nous l’avons vu dans cet article, plus qu’une dépense, un outil de communication a avant tout un impact sur la façon dont les équipes échangent, collaborent et sont engagés dans la vie de l’organisation.
Prenez donc le temps de récolter les retours de vos équipes et des responsables de services. D’abord pour avoir leur avis sur les outils existants mais aussi pour connaître leurs attentes concernant le ou les futurs outils de communication de l’entreprise :
Quelles sont les raisons qui les ont fait abandonner l’outil actuel ? Quelles sont les fonctionnalités qu’ils auraient aimé avoir à disposition ? Pour la DSI, quels sont les garanties que la future solution devra proposer en matière de cybersécurité ? Pour le responsable de la communication, à quelles fonctionnalités devra-t-il avoir accès pour être plus efficace au quotidien ?
Plus les problèmes seront identifiés avec précision et plus l’organisation sera alors capable de rectifier le tir et de s’équiper d’outils alignés sur ses besoins et usages.
Les solutions collaboratives : cœur de la communication interne
Pour simplifier les usages et réduire le coût des outils de communication interne, de plus en plus d’organisations se tournent vers des solutions (ou plateformes) collaboratives : des espaces de communication unifiées dans lesquels les équipes peuvent échanger, partager des ressources et prendre connaissance des actualités de l’organisation.
Ce type de solutions permet de résoudre nombre de problèmes que nous avons évoqués jusqu’à présent :
- Unifier la communication : l’organisation passe d’une logique de fragmentation à une logique d’unification. Moins d’outils donc moins de complexité que ce soit pour les collaborateurs (en termes d’usages) ou les personnes responsables du maintien de la solution (DSI et communicants.)
- Évolutivité VS Rigidité : Les plateformes collaboratives modernes donnent la possibilité à leurs utilisateurs de personnaliser leur espace de travail et de leur faire évoluer quand le besoin s’en fait sentir. Un outil collaboratif ne reste plus figé lors de son déploiement, il évolue désormais en parallèle des besoins de ses utilisateurs, ce qui évite aux organisations de devoir s’équiper d’un nouvel outil après seulement quelques années d’utilisation.
- Une sécurité renforcée : Parce qu’elles centralisent toute l’activité d’une même structure, la sécurité occupe une place centrale dans les plateformes collaboratives. Multi-cloud, PRA, certification ISO27001, HDS ou encore SecNumCloud, les garanties offertes en matière de cybersécurité sont nombreuses.
- Un pilotage plus clair : Le service communication gagne une meilleure visibilité sur la diffusion et l’impact des messages, la DSI dispose d’un cadre sécurisé et aligné sur les standards de sécurité moderne et la direction voit ses coûts en matière d’outils baisser pour un engagement plus important de ses équipes.
Besoin d’un diagnostic de vos outils de communication ? Contactez nos équipes dès aujourd’hui pour partager votre projet et simplifier la communication dans votre organisation.
Nous contacter
En résumé
Pendant longtemps, les outils de communication ont été perçus de façon similaire au rôle global de la communication interne : utiles mais pas stratégiques. Tant qu’ils fonctionnaient « à peu près », ils n’étaient ni remis en question, ni réellement évalués.
Mais nous l’avons vu, des solutions de communication non adaptées ont un coût bien réel et pas seulement financier : ils ralentissent les équipes, fragilisent la cohésion collective, compliquent le travail des communicants, exposent la DSI face à des risques qui auraient pu être évités et finissent par impacter la performance globale de l’organisation.
Réévaluer ses outils de communication interne permet aux organisations non seulement de reprendre le contrôle sur des coûts invisibles et de simplifier leurs usages mais aussi de redonner pleinement à la communication interne le rôle qui est le sien aujourd’hui : celui d’un levier d’alignement, d’engagement et d’efficacité collective.
Les organisations qui font ce choix ne cherchent pas à multiplier les outils, mais à s’appuyer sur des solutions collaboratives capables d’évoluer avec leurs besoins, d’être réellement adoptées par les équipes et de créer de la valeur durable.
Finalement, la question n’est pas tant de savoir combien vous coûtent vos outils de communication… mais plutôt les réels bénéfices qu’ils apportent à votre organisation en termes de cohésion et d’engagement.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
