Une bonne communication peut faire des miracles au sein d’une entreprise. Culture d’entreprise enrichie, remontée d’informations rapide et pertinente, échanges et liens entre les collaborateurs améliorés, synergie accrue entre les différents services… Mais attention. Cela nécessite bien souvent d’avoir un accès direct aux meilleurs outils de communication du marché, surtout à l’heure où le télétravail prend un poids de plus en plus importants auprès des collaborateurs.
Les statistiques sont claires à ce sujet. Au second trimestre de l’année 2024, 22,4 % des salariés du privé sont en télétravail interrogés font du télétravail, à hauteur de 1,9 jours en moyenne. En revanche, le « full remote » (100% télétravail) ne concerne que 4% des travailleurs. On voit donc que les stratégies sont éclatées, impliquant d’avoir des outils spécifiquement adaptés pour être sûr de parfaitement bien échanger, sans risquer la perte de données ou d’informations sensibles.
Pourquoi utiliser un outil de communication interne ?
Avant tout, il est important de bien cerner : en quoi un outil de communication interne peut vous servir ? Voici quelques points à prendre en compte :
- Bien communiquer : un outil de communication interne permet aux collaborateurs d’échanger les uns avec les autres, et ce, même à distance ou entre les différents services.
- Renforcer les valeurs de l’entreprise : ils sont Importants pour fédérer et engager les collaborateurs.
- Permettre une meilleure utilisation de l’information : un outil de communication interne aide à centraliser l’information, la segmenter par service, puis la partager pour favoriser le travail collaboratif.
In fine, utiliser un outil de communication pourrait vous permettre de décupler votre stratégie de communication interne. Mais lequel choisir ? Il en existe plusieurs (intranet, digital workplace, réseau social d’entreprise) et chacun de ces outils a ses propres spécificités, ses propres avantages et inconvénients.
Dans la suite de ce guide, nous vous proposons de passer en revue tout ce qu’il faut savoir à leur sujet pour être sûr de faire le meilleur choix possible pour votre entreprise.
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Quels sont les différents types d’outils de communication interne ?
Il existe une grande variété d’outils de communication interne. Nous allons ici nous concentrer sur les principaux outils de communication interne pour nous faire une idée des différents usages associés à de ces outils. Nous étudierons également les meilleures applications à intégrer pour faire de cet outil collaboratif, un élément indispensable au sein de votre organisation.
1. Intranet
L’intranet est un réseau interne qui fonctionne comme internet, mais qui inclut uniquement un groupe de personnes définies. Vous pouvez y publier différents types de communication d’entreprise, stocker et partager des fichiers, organiser des réunions, planifier des projets ,etc…Les applications y sont multiples !
L’intranet unifie la communication. Il facilite le travail collaboratif et la gestion de projet. Cet outil est adapté à un type de communication transversale puisque la communication reste la même pour tout le monde.
En revanche, les informations peuvent être nombreuses et pas toujours lues par les collaborateurs.
2. Le réseau social d’entreprise
Le réseau social d’entreprise permet de partager du contenu, et d’échanger plus directement entre collaborateurs. Il facilite la communication transversale entre les différents départements et de renforcer la communication interne.
Ses applications seront assez similaires à l’intranet, mais le réseau social d’entreprise accentue surtout la communication directe via les chats, les commentaires et les mentions. Il est plus dynamique et engageant.
Attention toutefois à l’infobésité ! Le surplus d’information peut vite devenir une forme de distraction conséquente pour les collaborateurs. De plus, un RSE n’est pas nécessairement instinctif pour toutes les générations. Il convient donc de bien accompagner ses équipes lors de la mise en place de l’outil pour les faire adhérer à ce type de communication.
3. Newsletter
La newsletter a pour objectif d’informer les collaborateurs des actualités de l’entreprise sous forme de mail.
C’est un outil assez simple à mettre en place. La newsletter permet de véhicule une information commun.e à l’ensemble de l’entreprise.
Pour autant, les équipes ne lisent pas toutes les newsletters. En outre, elles peuvent manquer d’interactivités. Il s’agit surtout d’une communication descendante.
4. La messagerie d’équipe
C’est une messagerie via laquelle vous pouvez échanger directement avec vos équipes. Un outil de communication aujourd’hui essentiel pour les entreprises.
Les échanges et le partage d’informations sont plus rapides et succincts.
Cependant, la messagerie d’équipe n’a pas pour vocation de stocker les documents. Le risque est de les perdre au fil de la discussion. La communication étant directe, celle-ci n’est pas toujours évidente à canaliser.
5. Digital Workplace
La digital workplace est un système qui regroupe généralement un réseau social d’entreprise avec des fonctionnalités de gestion de projet et de stockage de documents.
Elle permet la centralisation des informations et des outils de gestion de projet. La digital workplace favorise le travail collaboratif et la communication interne à tous les niveaux. Cependant, sa prise en main nécessite l’accompagnement de certains employés. Enfin, le risque de surplus d’informations est assez élevé.
6. Tableau de bord
Plus traditionnel dans les open space et salles de réunions, le tableau de bord se digitalise et devient de plus en plus interactif.
Il convient aux employés « non-connectés ». Il peut être positionné dans une salle type open space, salle de pause ou autre. C’est d’ailleurs le problème. Il nécessite un lieu précis et pertinent pour son utilisation.
Voici un premier aperçu des outils collaboratifs à choisir pour votre communication interne. Mais pour déterminer LE bon outil, une réflexion autour du type de communication que l’on souhaite changer est nécessaire.
Comment bien choisir son outil de communication ?
Acquérir un nouvel outil de communication interne peut avoir un fort impact au sein de votre entreprise. Il est donc important de procéder par étapes et de se poser les bonnes questions.
1. Audit de communication interne
Il faut réaliser un premier audit de communication interne, pour déterminer ce qui doit être optimisé ou non. Il convient par exemple de réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs pour comprendre leurs habitudes actuelles et leurs nouveaux besoins.
Concernant l’outil, identifier les points bloquants ou avantageux : de quelle manière les outils actuels sont-ils utilisés ? Répondent-ils aux besoins de communication interne spécifiques ? Quel est le constat de leur utilisation ? Comment les collaborateurs l’utilisent-ils ? Voici quelques pistes à explorer.
2. Définir vos objectifs
L’idée ici, est d’avoir des objectifs généraux, puis précis et mesures grâce à des KPIs de communication interne sur lesquels s’appuyer pour mieux analyser votre futur outil de communication interne. Vous pourriez par exemple définir votre portée : combien d’employés souhaitez-vous toucher et comment ?
Précisez les différentes cibles au sein des différents services. L’outil vous permettra-t-il de mesurer l’engagement de vos collaborateurs ? Par exemple, le réseau social d’entreprise permet certains indicateurs avec les mentions “j’aime”, les commentaires et partages de documents.
Quelles sont les mesures concernant l’intérêt de vos collaborateurs ? Taux d’utilisation des collaborateurs, fréquence et visualisation des contenus, mail lu, etc. La réalisation d’un plan de communication interne, au début de l’année, vous permettra d’établir une base solide sur laquelle travailler.
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Télécharger l'ebook3. Les fonctionnalités de l’outil
Une fois que vos objectifs sont élaborés, vous pouvez vous pencher sur les fonctionnalités de l’outil. Vous pouvez alors vous poser des questions sur sa “prise en main”.
Est-il facile d’utilisation et suffisamment clair pour l’ensemble de vos collaborateurs ? Votre outil répond-il au type de communication que vous souhaitez favoriser ? (transverse, horizontale, etc.).
Vous pouvez aussi déterminer les différentes applications dont vous auriez besoin : chatops, vidéo et visioconférence, fil d’actualité, simple intranet, etc.
4. Comparer les différentes offres
Comparer les différentes solutions peut vous permettre d’affiner votre choix avant de sauter dans le grand bain ! Fonctionnalités, sécurité, prix… Tout doit être pris en compte. Voici un comparatif d’outils de communication interne qui pourrait vous aider.
5. Faire son choix
Nous y sommes, vous avez pu comparer les différentes solutions et vous avez (peut-être) fait votre choix ! Vous pourrez ainsi passer l’étape suivante pour favoriser la mise en place de votre outil tout neuf, auprès de vos collaborateurs.
6. Préparer le terrain pour introduire un nouvel outil
Certains employés ont leurs habitudes sur les différents logiciels ou outils utilisés. Déployer un nouveau mode de communication interne peut donc s’avérer délicat. Vous pouvez d’ores et déjà, préparer un événement pour introduire ce nouvel outil.
Formez vos collaborateurs et les accompagner sur le sujet favorise également son utilisation. Enfin, promouvoir son nouvel outil est nécessaire pour créer un changement efficace de votre communication interne. En effet, les employés doivent saisir la valeur que cet outil leur apportera au quotidien.
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Enfin, bien choisir un outil de communication interne pourrait permettre à votre entreprise de passer un cap en matière de collaboration.
Mais il ne faut pas négliger tout le travail de réflexion à réaliser en amont avant de tout changer. La variété des applications joue également un rôle par rapport à vos usages métiers.
Chez Jamespot, nous proposons un large panel d’outils adaptables et modulables en fonction de vos besoins de communication (RSE, intranet, visioconférences…). Contactez-nous et nous aurons le plaisir de vous accompagner dans l’organisation de vos tâches (vous et vos salariés) !
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
