Considérés comme des alternatives éventuelles aux solutions traditionnelles comme le mail avant 2020, les outils collaboratifs sont aujourd’hui au coeur des enjeux de productivité des organisations.
Un constat né des récents changements qu’a connu le monde du travail : émergence du travail hybride, collaborateurs éparpillés géographiquement, usages de plus en plus numériques dans la vie professionnelle comme privée, et besoin de différenciation par rapport à ses concurrents.
En bref, les outils collaboratifs répondent aujourd’hui à tous les besoins majeurs des organisations. Et pour les professionnels qui pensent encore que ce n’est pas le cas et que les outils collaboratifs ne sont encore que des options à étudier, voici 5 bonnes raisons de déployer une solution collaborative au sein de votre entreprise, que celle-ci soit privée, publique ou associative !
Qu’est ce-qu’un outil collaboratif ?
Un outil collaboratif est un outil numérique. Son objectif est de faciliter le travail collaboratif au sein d’une organisation, que celle-ci soit privée, publique ou associative.
Pouvant être construits autour d’un usage précis (gestion de projets, gestion documentaire, communication…) les outils collaboratifs facilitent les échanges quotidiens entre professionnels, la mutualisation des ressources de l’organisation et le partage d’informations en interne.
Les outils collaboratifs (aussi appelés solutions collaboratives) les plus répandus dans les entreprises sont l’intranet, le réseau social d’entreprise et la Digital Workplace. Ils sont le plus souvent personnalisables pour coller au plus près des usages et de la culture de l’entreprise qui les déploie. Naturellement, cela dépend de la solution en question et de l’éditeur choisi.
Les avantages à utiliser un outil collaboratif en entreprise
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez adopter un outil collaboratif au sein de votre entreprise.
Voici 5 pistes à creuser !
1. Usages et productivité
Les outils collaboratifs comme la solution Jamespot, disposent de fonctionnalités destinées à améliorer la productivité de toute votre entreprise.
Ils impactent aussi bien les usages métiers des collaborateurs que les process et les méthodes de travail internes à l’entreprise pour une amélioration de la productivité collective. Les outils collaboratifs permettent :
- Un meilleur partage d’informations en interne,
- Une amélioration de la cohésion d’équipe,
- Une intelligence collective stimulée,
- Une amélioration des méthodes de travail et de la gestion des projets.
Meilleure circulation des informations, des documents, des projets gérés plus facilement et de manière plus efficace : les outils collaboratifs optimisent les usages de chacun de vos collaborateurs grâce aux applications métiers tout en les mettant en relation grâce à différents canaux et fonctionnalités pour un travail collectif renforcé sur la durée.
2. Transformation des modes de travail
Même s’il existait déjà avant 2020, le télétravail (ou le travail hybride) a connu un développement important en l’espace de quelques années, à cause notamment du COVID-19. Les entreprises et collaborateurs auront dû s’adapter pour trouver de nouvelles façons de travailler et continuer à rester productif.
Les chiffres sont sans appels. Entre 2019 et 2023, la part des personnes salariées pratiquant le télétravail au moins occasionnellement est passée, selon les chiffres du ministère du travail, de 9 % à 26 %. Depuis, le travail hybride est devenu la norme. Mais les entreprises doivent en saisir les enjeux et les défis.
Sans outils collaboratifs, impossible de partager les informations clés aux collaborateurs, d’optimiser la productivité de chacun quel que soit son lieu de travail ou de rassembler les équipes derrière un objectif commun et une culture collective.
L’entreprise risque alors d’avoir à faire face à :
- l’isolement des collaborateurs,
- une perte d’engagement et de productivité au sein des équipes,
- un affaiblissement de sa culture d’entreprise ainsi que de son image de marque (on parle aussi de marque employeur).
Les outils collaboratifs constituent donc le seul moyen pour les organisations de répondre aux attentes de leurs collaborateurs en matière de conditions de travail (le télétravail étant aujourd’hui un des piliers de l’attractivité des entreprises) et de faire face aux enjeux que sont les modes de travail à distance.
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3. Siège numérique et culture d’entreprise
Valeurs internes, normes collectives, vision partagée par l’ensemble des collaborateurs : la culture d’entreprise est un des piliers de la réussite d’une organisation en raison de sa capacité à renforcer l’engagement des collaborateurs, leurs performances ou encore l’attractivité de l’entreprise ainsi que la rétention des meilleurs talents.
La culture d’entreprise se diffusant essentiellement grâce à la communication d’entreprise (partage des valeurs et des normes de l’entreprise en interne) et aux échanges collectifs au sein de la structure (teambuiding, ateliers, rituels…), les outils collaboratifs constituent un excellent moyen de l’étendre et de la renforcer grâce à leurs différentes options de personnalisation.
Charte graphique, logo, visuels de l’entreprise, applications : certains outils collaboratifs comme Jamespot offrent à leurs utilisateurs la possibilité de créer leur solution de toute pièce aussi bien dans les aspects visuels que fonctionnels. Plus que de simples outils, ils deviennent dès lors le prolongement de l’organisation et de sa culture.
Un élément d’autant plus important à l’heure où les échanges en présentiel se réduisent et où la mobilité fait partie intégrante de la vie des professionnels : les outils collaboratifs permettent à une entreprise de garder le lien avec ses équipes et de continuer à leur donner de la visibilité sur sa culture, ses enjeux et ses objectifs.
4. Sécurité et partage des ressources
Les outils collaboratifs permettent une centralisation sans pareille des ressources d’une même entreprise, qu’il s’agisse de documents personnels (contrat de travail) ou directement liés à la société. Documents, fichiers et contenus sont accessibles à tous les collaborateurs pour un gain de temps et de productivité et cela pour l’ensemble des métiers via une banque de documents (GED).
Des ressources plus accessibles donc mais aussi plus sécurisées. En effet, les documents étant aujourd’hui tous numérisés, la cybersécurité est devenu un enjeu incontournable pour les organisations qui craignent de voir leurs ressources les plus sensibles, fuiter. Une étude publiée par le Rapport Hiscox 2023, démontre que 53% des entreprises ont subi au moins une cyber-attaque au cours de l’année. Ce chiffre était de 48% l’année précédente. Une hausse qui pourrait continuer avec l’arrivée de nouvelles technologies, comme l’intelligence artificielle.
Constituant l’un des coeurs de leur fonctionnement, les outils collaboratifs disposent pour la grande majorité de normes de sécurité renforcées pour assurer la protection des données des entreprises. On pense notamment à la norme ISO 27001. Une norme à laquelle Jamespot souscrit (en plus des obligations associaées au RGPD). De plus, l’introduction de nouvelles solutions collaboratives est souvent l’occasion de faire le point sur les systèmes de sécurité existants et ainsi de vérifier la sécurité de toute l’infrastructure.
5. Compétitivité et pérennité
L’activité des organisations, mais aussi des particuliers et de la société, passe désormais par le numérique. Les organisations qui ont décidé de franchir le cap du numérique sont ainsi nombreuses… Celles qui ne l’ont pas encore fait s’exposent à des risques majeurs en termes de compétitivité et de pérennité de leur structure.
Optimisation des processus, communication interne et externe renforcées, centralisation et sécurisation des ressources internes, meilleure cohésion des collaborateurs, culture d’entreprise renforcée… Outre le fait d’être plus incontournable que jamais, le numérique, à travers les outils collaboratifs, offre aux organisations des avantages compétitifs désormais trop importants pour être ignorés.
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Télécharger l'ebook 🚀Comment choisir son outil collaboratif ?
Intégrer un outil collaboratif à ses process peut supposer une transformation assez profonde de la façon dont l’équipe et plus globalement le département ou l’entreprise communique. Reste que, pour que sa stratégie soit efficace, il faut trouver l’outil le mieux adapté.
Se tromper, c’est effectivement, prendre le risque de perdre beaucoup de temps, de l’argent et de voir l’outil être globalement peu adopté par ses équipes. Heureusement, quelques leviers permettent de limiter les risques. Voici, donc, quelques critères à prendre en compte pour vous permettre de faire le meilleur choix.
Les fonctionnalités et applications disponibles
Assurez-vous que les fonctionnalités essentielles dont votre équipe a besoin, comme la messagerie instantanée, le partage de fichiers, la gestion de projets, sont présents.
Courbe d’apprentissage et simplicité d’utilisation
Un outil intuitif et facile à prendre en main favorise son adoption à grande échelle. Plus c’est simple, mieux c’est, car même les personnes les moins à l’aise avec la technologie pourront en profiter.
Les intégrations possibles avec logiciels et CMS
Votre outil collaboratif doit (ou peut) avec les autres logiciels et applications que votre équipe utilise déjà dans le but de centraliser toutes les informations et d’éviter les redondances. On pense par exemple à Zapier et autres CMS commerciaux ou de gestion de client.
Mesures de sécurité (RGPD, ISO27001…)
La protection des données personnelles, celles des utilisateurs, mais aussi des clients est essentielle. Assurez-vous que l’outil respecte toutes les normes, notamment en matière de cryptage des informations échangées, les protocoles de connexions (HTTPS), l’authentification 2FA ainsi que les respect de normes, comme celles imposées par le RGPD ou ISO 27001.
Support et assistance au client
Un bon support technique et une documentation complète peuvent faire la différence en cas de problème ou de question. Nous vous recommandons, à ce titre, de lire les avis d’anciens utilisateurs sur Trustpilot, G2, Capterra voire Google.
Le prix de l’outil collaboration
Naturellement, la question des prix doit être prise en compte. Il est indispensable de se renseigner sur ce que vous coûtera votre projet. Souvent, les solutions SaaS comme Jamespot proposent une formule qui repose sur un abonnement, par utilisateur et par mois.
Les options de personnalisation
La possibilité de personnaliser l’outil selon les besoins spécifiques de votre équipe peut être un atout majeur. En effet, vous pourriez être tenté à l’idée d’intégrer votre logo, vos couleurs, de choisir votre thème, etc…
Lire les avis et les recommandations
N’hésitez pas à consulter les avis d’anciens clients partenaires. De nombreux sites et plateformes existent en ce sens, comme Google Avis, G2, Capterra et tant d’autres.
Comment mettre en place un outil collaboratif dans son entreprise ?
Implémenter un outil collaboratif, dans son entreprise, est un projet d’envergure. Mettre en place un tel changement au sein de sa structure implique de devoir opter pour une planification minutieuse ainsi qu’une approche structurée.
Premièrement, vous devez identifier vos besoins spécifiques, du moins ceux de l’entreprise et des collaborateurs. Déterminez, par la suite, les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’utilisation d’un tel outil.
Ces objectifs peuvent être différents.
Vous pouvez les utiliser pour :
- améliorer la communication interne,
- simplifier la gestion des projets,
- permettre le partage de documents,
- coordonner les missions et la gestion des opérations.
Une fois les besoins définis, il est important de choisir un outil qui répond à ces exigences. Il existe de nombreuses solutions sur le marché, telles que Slack, Microsoft Teams, Trello ou Asana, chacune ayant ses propres fonctionnalités et avantages.
Jamespot est l’une des solutions que vous pouvez également tester. Il s’agit d’un outil collaboratif de gestion de projet français, respectueux des données des utilisateurs, qui vous permettra d’avancer dans vos missions quotidiennes.
La formation des collaborateurs, essentielle
Il est aussi crucial de former les employés à l’utilisation de l’outil collaboratif. Une formation adéquate assure que tous les membres de l’équipe soient à l’aise avec l’outil collaboratif pour l’utiliser efficacement.
Ces sessions de formation peuvent être effectuées sur place, avec les commerciaux représentant le produit utilisé ou encore être effectuées en ligne (voire, via des plateformes dédiées, avec tutoriel etc…).
Nous vous conseilleons de désigner un représentant qui aura pour mission d’apprendre, connaître et maîtriser l’ensemble des fonctionnalités de l’outil, qui sera en mesure de répondre à la moindre question des collaborateurs.
Enfin, il est essentiel de suivre l’adoption et l’utilisation de l’outil collaboratif. Retour des utilisateurs, sondages, analyse des KPI de communication interne… Prenez du temps pour analyser la donnée et en tirer les conclusions nécessaires.
Découvrez l’outil collaboratif Jamespot pendant 15 jours
Jamespot est une solution française, qui propose l’utilisation d’outils collaboratifs, comme l’intranet ou la digital workplace et le réseau social d’entreprise. Notre mission? Vous accompagner en vous permettant de déployer et mettre en place un espace numérique dédié aux besoins de vos équipes.
Une solution sécurisée, souveraine, qui vous permet de déployer une stratégie centrée autour du télétravail ou du travail hybride (stratégie mêlant télétravail et travail sur place) à partir d’un logiciel no code, que nous implémentons, pour vous, en quelques instants.
Vous souhaitez découvrir notre outil collaboratif ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous vous proposons la possibilité de tester notre plateforme, gratuitement et sans engagement, pour une durée totale de 15 jours. Nos équipes commerciales ou celles du support client restent ainsi à votre entière disposition !
Adopter un outil collaboratif : notre conclusion
Productivité et engagement des collaborateurs, circulation d’informations en interne, renforcement de la culture d’entreprise… Grâce à leurs nombreuses fonctionnalités, leurs options de personnalisation poussées et leur capacité à répondre aux besoins métiers de tous les collaborateurs, les outils collaboratifs ont un impact majeur sur l’activité interne des organisations, quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité.
Et pour preuve, les statistiques ont tendance à toutes le démontrer. Une étude Statista, menée en 2021, démontrait alors 83% des employés interrogés avouaient à l’époque, qu’utiliser un outil collaboratif permetait l’amélioration de la productivité. Une étude intéressante, qui démontre à quel point ces technologies sont particulièrement efficaces et surtout, ouvrent la porte au champ des possibles.
Déployables sous différentes formes (intranet, réseau social d’entreprise, Digital Workplace…) auprès d’un panel choisi de professionnels (une équipe, un service ou toute une entreprise), les solutions collaboratives ont dépassé le cadre des simples outils pour devenir à la fois un prolongement numérique des organisations et le meilleur allié de ces dernières dans notre monde désormais largement digitalisé.
FAQ – Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?
Quels sont les outils collaboratifs les plus utilisés ?
Les outils collaboratifs comme l’intranet, la digital workplace et le réseau social d’entreprise sont les plus utilisés. Chez Jamespot, nous proposons une solution française, souveraine, modulable, qui vous aidera à atteindre l’ensemble desobjectifs fixés en matière d’optimisaiton de votre communication interne.
Pourquoi utiliser un outil collaboratif au travail ?
Utiliser un outil collaboratif au travail permet de centraliser les documents et usages, de fluidifier les échanges et de gérer au mieux ses projets, sur place ou à distance.
C’est quoi un document collaboratif ?
Un document collaboratif est un document partagé auprès de l’ensemble des équipes d’un même département, d’une même entreprise, sur lequel tout le monde peut travailler, en temps réel. Ainsi, tout le monde voit les évolutions s’effectuer à l’instant T et peut travailler sur les dernières versions.
