Quels sont les meilleurs outils de communication interne ?

Qu’est-ce qu’un outil de communication interne ?

Un outil de communication interne a pour but d’améliorer les échanges et interactions entre les acteurs d’une structure. Voici quelques exemples concrets :

• Une application de messagerie d’équipe qui permet d’échanger en temps réel, sur place ou en distanciel.
• Une application de gestion de projet qui permet de définir des tâches au sein d’un groupe.
• Un outil de vidéoconférence qui permet aux gens de se parler en face à face et d’organiser des meetings.
• Un programme de partage de fichiers qui permet à de nombreuses personnes d’accéder à des documents.

Pourquoi utiliser un outil collaboratif d’entreprise ?

Les outils collaboratifs présentent plusieurs avantages. Il peut être intéressant pour une entreprise d’évoquer l’utilisation de telles solutions, notamment si elle rencontre des problèmes liés à sa communication interne.

1. Favorise le télétravail

Aujourd’hui, le télétravail est en plein développement. Les outils de collaboration permettent de facilement se connecter et rester productif, que vous soyez sur site ou à la maison. Sans ces technologies, difficile de travailler de plusieurs endroits différents et donc de relever les défis inhérents au travail hybride.

2. Améliore la productivité

Les outils collaboratifs permettent de travailler depuis n’importe où. Ils rendent la communication interne et externe beaucoup plus facile, agréable et intuitive. Grâce à eux, les collaborateurs gèrent leur charge de travail, se tiennent au courant des évolutions et optimisent la gestion de leurs projets.

3. Renforcer la sécurité

Les outils de communication interne sont hautement sécurisés. Les données sont parfaitement stockées et donc, moins exposées à tout ce qui touche à la cybercriminalité, aux tentatives de pishing ou autre. Privilégiez, de préférence, les entreprises européennes, labellisées et qui respectent le règlement du RGPD.

Quels sont les outils de communication interne ?

1. Logiciel intranet

Un intranet est un réseau privé, uniquement dédié à une entreprise. Il s’agit d’une plateforme collaborative où les employés peuvent se connecter, se rassembler et accéder aux informations et actualités de leur organisation, qu’ils peuvent également partager très simplement.

Cet outil est une véritable plaque tournante centralisant l’ensemble des aspects liés à la communication interne. Grâce aux sections et canaux dédiés, les collaborateurs ont accès à toutes les données dont ils ont besoin, ont accès aux dernières publications, peuvent les partager, échanger etc…

2. Messagerie d’équipe

Les systèmes de messagerie instantanée permettent aux collaborateurs de communiquer entre eux instantanément. Une habitude pour ces derniers qui utilisent déjà des applications similaires dans la vie de tous les jours, comme Messenger, WhatsApp ou encore les SMS.

À l’aise avec la pratique, la messagerie d’équipe est l’outil collaboratif par excellence pour de nombreux collaborateurs. Durant la pandémie de covid-19, ce type d’outil a été particulièrement efficace et utile pour maintenir la communication entre les collaborateurs dispersés à cause de la crise. Dans la vie quotidienne, il s’agit d’un excellent moyen d’échanger des informations rapidement et sans difficultés.

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3. Visio et vidéoconférence

La visioconférence permet de passer un appel en face à face et d’organiser des réunions à distance, en quelques secondes. Un outil qui permet de communiquer avec une personne comme si elle se trouvait dans la même pièce, à l’aide d’une caméra intégrée ou fixée à l’appareil.

Les outils collaboratifs, tels que les visioconférences, aident à rester connecté et gérer ses projets de manière efficace, quand bien même les collaborateurs se trouvent à distance.

4. Tableau de gestion de projet

Les tableaux de gestion de projet permettent aux entreprises de facilement s’organiser et de pouvoir suivre, même à distance, l’évolution des projets en cours ou à venir. Une fonctionnalité à privilégier, aussi bien pour les collaborateurs que pour le management, au moment de choisir votre outil collaboratif.

5. Outils de réunion

De nombreux outils permettent d’assurer l’animation de réunions en télétravail, à commencer par la visioconférence. Terminées donc, les réunions par téléphone : les outils collaboratifs se sont imposés comme la nouvelle norme !
Face caméra, ces outils de communication interne permettent de partager des données, de faire des partages d’écran et de discuter. N’oubliez pas de proposer à vos interlocuteurs de porter un casque ou des écouteurs, pour une expérience audio optimale.

6. Les feed-backs employés

En posant des questions, les managers peuvent mieux comprendre comment leurs collaborateurs s’investissent dans leur travail et dans l’entreprise. Ces retours, ou feedback, permettent d’obtenir de précieuses informations sur les process et le ressenti global des équipes.

Ces feedbacks doivent être anonymes, de façon à obtenir des informations claires et tangibles sur lesquelles vous pourrez capitaliser. Cela permet, in fine, d’améliorer l’engagement des employés et de renforcer la culture de l’entreprise.

7. Newsletter interne

La newsletter interne est un outil sur lequel vous pouvez compter afin de tenir au courant vos collaborateurs des récentes avancées observées au sein de l’entreprise. Qu’il s’agisse de recrutement, de nouvelles relatives aux performances ou aux chiffres, la newsletter permet aux collaborateurs de rester au courant des dernières actualités et ainsi de se sentir intégrés à la vie et l’évolution de la société.

8. Outils de planification

Utiliser un outil de planification comme outil collaboratif permet de rester organisé au quotidien. L’information, l’ordre du jour est centralisé, facilitant donc le dispatch des tâches et missions entre les différents acteurs. Ajoutez un calendrier afin de suivre les échéances de vos missions et vos événements et vous obtenez ainsi un outil de communication interne particulièrement efficace !

9. Médias sociaux

Les médias et réseaux sociaux ont modifié le comportement humain au cours de la dernière décennie. C’est pourquoi, les professionnels de la communication interne doivent favoriser l’engagement collaborateur à travers l’utilisation de plateformes, telles que LinkedIn.

Ils peuvent partager des annonces, des informations et autre que tout le monde pourra repartager. Un collaborateur actif sur les plateformes est un collaborateur engagé, au courant de ce qu’il se passe. Un outil collaboratif devenu indispensable pour les organisations.

10. Podcast et contenu consommable

Le podcast d’entreprise, les checklists, les carrousels et autres petits articles partagés en interne sont d’excellents leviers de communication interne. Les collaborateurs disposent de nombreux moyens d’écoute ou de lecture afin de se tenir au courant des avancées et des évolutions quotidiennes de l’entreprise.

Ces médias, courts, légers et accessibles, peuvent se lire ou s’écouter à n’importe quel moment de sa journée, en quelques minutes seulement. Des contenus à multiplier pour renforcer sa communication interne !

Optimisez la communication interne grâce aux outils collaboratifs Jamespot

Plateforme collaborative modulable et personnalisable, Jamespot est un outil facile à utiliser et rapide à déployer au sein même de votre organisation. Répondant aux problématiques de communication interne rencontrées par les entreprises, l’outil est particulièrement efficace, notamment grâce à sa profondeur fonctionnelle.

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