Le télétravail et le travail hybride ont normalisé la visioconférence comme format de réunion principal. Avec lui sont apparus des imprévus que personne n’avait vraiment anticipés : enfants qui débarquent à l’écran, micros oubliés allumés, animaux qui réclament de l’attention en plein partage d’écran.
Ces situations sont devenues universelles et souvent bien moins embarrassantes qu’elles ne le semblent sur le moment. Tour d’horizon de six classiques, avec les bons réflexes pour les gérer sans perdre le fil de la réunion.
Les enfants qui s’invitent
Même maintenant que les confinements sont terminés, les enfants sont souvent à la maison les mercredis après-midi oui bien pendant les vacances. Et nos chers bambins peuvent être à l’origine de situations cocasses.
On se souvient tous de ce collègue avec des enfants qui viennent l’interrompre régulièrement. « Maman, c’est qui ce monsieur aux cheveux blancs sur l’écran ? » : et ainsi, cela peut donner lieu à des situations cocasses. Mais pas de panique, ces situations sont souvent bien comprises par vos collègues, qui peuvent même être attendris par les mots naïfs de vos enfants.
De plus, pour éviter cette situation, il n’y a pas beaucoup de solutions. Nous vous conseillons de programmer vos réunions au moment où vous savez vos enfants occupés ou à l’école. Et si vous n’avez pas le choix, laissez votre micro, voire votre caméra, éteints. De cette manière, vous pouvez contrôler ce que vos collègues entendent.
Le micro allumé au mauvais moment
Bruits de bouche, cloches d’église, aspirateurs, aboiements… Les bruits perturbateurs sont nombreux au télétravail. Mais, cela peut devenir une vraie cacophonie lorsque tous les bruits des collègues résonnent dans une visioconférence.
« Ah, je le supporte pas lui » : Et ce n’est pas tout, les micros allumés au mauvais moment peuvent donner lieu à des situations gênantes lorsque des commentaires censés être privés sont entendus par tout le monde. Et personne n’a envie de ça bien sûr.
Pour éviter cela, nous conseillons d’être prudent et de toujours avoir votre micro coupé et de l’allumer seulement lorsque vous voulez participer. De plus, en tant que manager, si vous voulez éviter les bruits parasites, vous pouvez couper automatiquement les micros de tout le monde au début de la réunion. Mais pensez à rester indulgent, tout le monde ne maîtrise pas parfaitement les nouvelles technologies !
Quand le chat s’en mêle…
Le chat qui grimpe sur nos genoux et marche sur le clavier est un classique du télétravail. Et les propriétaires de ces petites boules de poils peuvent tous en témoigner. Chat qui mord les écouteurs, se couche sur le clavier ou casse la lampe juste à côté : il n’y a pas beaucoup de solutions pour éviter cela.
Nous vous conseillons simplement de fermer la porte lorsque vous êtes en visioconférence. Et surtout, nous vous recommandons d’être patient avec vos animaux, ne résistez pas à quelques câlins ! 😉
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Le café de trop
Que celui qui n’a jamais renversé une tasse de café ou un verre d’eau sur son ordinateur se dénonce ! Cela arrive à tout le monde de faire tomber quelques gouttes de son café sur notre clavier, maladroit ou non.
D’ailleurs, pour la petite anecdote, notre cher Responsable Marketing et Communication a maladroitement renversé son café sur son ordinateur en direct pendant un webinar !
Un petit accident qu’il a géré comme un chef puisqu’il n’a rien laissé paraître et à continuer son explication, comme si rien n’était arrivé. Plus de peur que de mal, son ordinateur n’a rien eu et le webinar s’est terminé sans encombre.
Si vous aussi vous voulez éviter cela, on vous recommande d’éloigner votre café de votre ordinateur. ☕ Vous éviterez les accidents et serrez obligé de prendre des pauses pour aller en boire (on sait qu’il peut être difficile de prendre des pauses régulièrement lorsque l’on est en télétravail). De plus, pour les entreprises, n’hésitez pas à prévoir des ordinateurs en réserve pour vos collaborateurs, vous leur éviterez ainsi de courir chez un réparateur en pleine journée.
Les notifications intempestives
Avez-vous déjà partagé votre écran pendant une réunion et eu une notification d’un de vos amis vous proposant un verre après le travail ? Personne ? C’est juste moi ? 🤔
Les notifications sont un fléau pour les personnes qui ont beaucoup de visioconférences. Entre le bruit et le texte qui apparaît sur le côté, il peut être difficile de se concentrer et cela peut déboucher sur des situations cocasses, lorsque l’on partage son écran.
Pour éviter cela, vous pouvez opter pour plusieurs solutions :
- Coupez vos notifications lorsque vous êtes en visioconférence (sur le téléphone également).
- Prévenez vos proches de ne pas vous déranger lorsque vous avez des RDV importants.
- Utilisez Diapazone. Diapazone vous permet de préparer votre réunion en avance et de partager, dans des onglets, des liens, des documents ou des
- présentations. Cela vous évitera de partager votre écran et de vous retrouver dans des situations embarrassantes !
La sieste impromptue
Les journées en télétravail peuvent être longues et fatigantes. Peu de pauses, beaucoup de visio, beaucoup de pression et peu d’interactions réelles, il peut parfois être difficile de rester concentrer toute la journée. Et cela peut mener à des situations embarrassantes, comme un collègue qui pique du nez pendant une réunion, caméra allumée. Passé l’hilarité, cela montre un mal-être ou un réel manque d’intérêt.
Pour ne pas en arriver là, nous vous conseillons de changer de position lorsque vous sentez que vos paupières sont lourdes. Travaillez debout ou sur votre balcon, l’important est d’être bien réveillé. Vous pouvez également prendre une pause et boire un bon café.
Côté manager, cette situation peut signifier que votre réunion est trop monotone. Dans ce cas, vous pouvez utiliser Diapazone pour mettre en place des interactions comme des sondages, des quiz ou tableaux… Des petites choses qui forcent vos collaborateurs à rester focus et donc à rester éveillé.
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Tester Jamespot 🚀Ce que ces situations révèlent sur l’organisation des réunions à distance
Au-delà de l’aspect anecdotique, ces six situations ont un point commun. Elles surviennent plus fréquemment dans des équipes qui n’ont pas formalisé leurs pratiques de réunion à distance. Un cadre clair (règles sur le micro, outil dédié pour le partage de contenu, agenda envoyé en amont) réduit mécaniquement la fréquence des imprévus et la fatigue visio associée.
Les organisations qui structurent leurs réunions à distance autour d’une plateforme collaborative dédiée constatent généralement deux effets :
- moins de réunions inutiles (remplacées par des échanges asynchrones)
- des réunions mieux préparées, avec des supports accessibles à tous avant même le début de l’appel.
Ce n’est pas une question de discipline individuelle mais d’outillage collectif.
Quelques règles simples pour des visioconférences plus sereines
Voici quelques conseils à suivre pour que vos visioconférences se déroulent mieux :
- Micro coupé par défaut, activé uniquement pour prendre la parole
- Ordre du jour partagé au moins 24 heures avant la réunion
- Supports de présentation déposés dans l’espace collaboratif, pas envoyés par email au dernier moment
- Durée limitée à 45 minutes maximum pour les réunions régulières
- Un outil de partage d’écran ou de présentation dédié pour éviter d’exposer ses notifications personnelles
Bien s’équiper pour mieux collaborer à distance
Les situations cocasses font partie de la vie des équipes hybrides et c’est souvent ce qui crée de la complicité entre collègues qui ne se voient plus tous les jours.
Mais au-delà du sourire, elles pointent vers une réalité plus structurelle. Les équipes qui travaillent principalement à distance ont besoin d’outils pensés pour ça, pas d’outils de bureau mal adaptés à la visio.
Jamespot propose une suite collaborative qui intègre visioconférence, messagerie d’équipe, partage documentaire et gestion de réunion dans un environnement unique et accessible depuis n’importe quel poste, sans jongler entre cinq applications différentes.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
