La communication interne est l’un des leviers les plus directs sur la performance collective d’une organisation : elle conditionne l’alignement des équipes, la vitesse de circulation de l’information et le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Mais choisir le bon outil pour la structurer est une décision complexe, d’autant que le marché s’est considérablement fragmenté ces dernières années. Intranet, réseau social d’entreprise, digital workplace, messagerie d’équipe, newsletter interne : chaque catégorie répond à des besoins distincts, et les combiner sans méthode crée souvent plus de confusion qu’elle n’en résout.
Les données récentes donnent la mesure de l’enjeu : au second trimestre 2024, 22,4 % des salariés du privé pratiquaient le télétravail, à raison de 1,9 jours en moyenne par semaine. Ce mode hybride est aujourd’hui la norme, pas l’exception et il impose aux organisations de disposer d’outils pensés pour la collaboration à distance autant que pour le présentiel. Ce guide vous aide à naviguer entre les différentes options disponibles et à identifier celle qui correspond à votre contexte, vos usages et vos objectifs.
Pourquoi utiliser un outil de communication interne ?
Avant tout, il est important de bien cerner : en quoi un outil de communication interne peut vous servir ? Voici quelques points à prendre en compte :
- Bien communiquer : un outil de communication interne permet aux collaborateurs d’échanger les uns avec les autres, et ce, même à distance ou entre les différents services.
- Renforcer les valeurs de l’entreprise : ils sont Importants pour fédérer et engager les collaborateurs.
- Permettre une meilleure utilisation de l’information : un outil de communication interne aide à centraliser l’information, la segmenter par service, puis la partager pour favoriser le travail collaboratif.
In fine, utiliser un outil de communication pourrait vous permettre de décupler votre stratégie de communication interne. Mais lequel choisir ? Il en existe plusieurs (intranet, digital workplace, réseau social d’entreprise) et chacun de ces outils a ses propres spécificités, ses propres avantages et inconvénients.
Dans la suite de ce guide, nous vous proposons de passer en revue tout ce qu’il faut savoir à leur sujet pour être sûr de faire le meilleur choix possible pour votre entreprise.
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Les 6 types d’outils de communication interne : avantages et limites
Il existe une grande variété d’outils de communication interne. Nous allons ici nous concentrer sur les principaux outils de communication interne pour nous faire une idée des différents usages associés à de ces outils. Nous étudierons également les meilleures applications à intégrer pour faire de cet outil collaboratif, un élément indispensable au sein de votre organisation.
1. Intranet
L’intranet est un réseau interne qui fonctionne comme internet, mais qui inclut uniquement un groupe de personnes définies. Vous pouvez y publier différents types de communication d’entreprise, stocker et partager des fichiers, organiser des réunions, planifier des projets ,etc…Les applications y sont multiples !
L’intranet unifie la communication. Il facilite le travail collaboratif et la gestion de projet. Cet outil est adapté à un type de communication transversale puisque la communication reste la même pour tout le monde.
En revanche, les informations peuvent être nombreuses et pas toujours lues par les collaborateurs.
2. Le réseau social d’entreprise
Le réseau social d’entreprise permet de partager du contenu, et d’échanger plus directement entre collaborateurs. Il facilite la communication transversale entre les différents départements et de renforcer la communication interne.
Ses applications seront assez similaires à l’intranet, mais le réseau social d’entreprise accentue surtout la communication directe via les chats, les commentaires et les mentions. Il est plus dynamique et engageant.
Attention toutefois à l’infobésité ! Le surplus d’information peut vite devenir une forme de distraction conséquente pour les collaborateurs. De plus, un RSE n’est pas nécessairement instinctif pour toutes les générations. Il convient donc de bien accompagner ses équipes lors de la mise en place de l’outil pour les faire adhérer à ce type de communication.
3. Newsletter
La newsletter a pour objectif d’informer les collaborateurs des actualités de l’entreprise sous forme de mail.
C’est un outil assez simple à mettre en place. La newsletter permet de véhicule une information commun.e à l’ensemble de l’entreprise.
Pour autant, les équipes ne lisent pas toutes les newsletters. En outre, elles peuvent manquer d’interactivités. Il s’agit surtout d’une communication descendante.
4. La messagerie d’équipe
C’est une messagerie via laquelle vous pouvez échanger directement avec vos équipes. Un outil de communication aujourd’hui essentiel pour les entreprises.
Les échanges et le partage d’informations sont plus rapides et succincts.
Cependant, la messagerie d’équipe n’a pas pour vocation de stocker les documents. Le risque est de les perdre au fil de la discussion. La communication étant directe, celle-ci n’est pas toujours évidente à canaliser.
5. Digital Workplace
La digital workplace est une plateforme unifiée qui regroupe dans un environnement unique les fonctionnalités d’un intranet, d’un réseau social d’entreprise, d’une messagerie d’équipe et d’outils de gestion documentaire et de projet. C’est l’approche la plus complète pour les organisations qui cherchent à réduire le nombre d’outils utilisés en parallèle et à centraliser leur environnement de travail numérique.
Son principal avantage est la cohérence. Une seule interface pour tous les usages, une seule authentification, une seule source de vérité pour l’information. Son principal défi est l’adoption, plus un outil est complet, plus son déploiement nécessite un plan d’accompagnement structuré. Les organisations qui réussissent le mieux sont celles qui démarrent sur un périmètre fonctionnel réduit et élargissent progressivement.
6. Tableau de bord
Plus traditionnel dans les open space et salles de réunions, le tableau de bord se digitalise et devient de plus en plus interactif.
Il convient aux employés « non-connectés ». Il peut être positionné dans une salle type open space, salle de pause ou autre. C’est d’ailleurs le problème. Il nécessite un lieu précis et pertinent pour son utilisation.
Voici un premier aperçu des outils collaboratifs à choisir pour votre communication interne. Mais pour déterminer LE bon outil, une réflexion autour du type de communication que l’on souhaite changer est nécessaire.
Comment choisir son outil de communication interne : méthode en 5 étapes
Acquérir un nouvel outil de communication interne peut avoir un fort impact au sein de votre entreprise. Il est donc important de procéder par étapes et de se poser les bonnes questions.
1. Audit de communication interne
Il faut réaliser un premier audit de communication interne, pour déterminer ce qui doit être optimisé ou non. Il convient par exemple de réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs pour comprendre leurs habitudes actuelles et leurs nouveaux besoins.
Concernant l’outil, identifier les points bloquants ou avantageux : de quelle manière les outils actuels sont-ils utilisés ? Répondent-ils aux besoins de communication interne spécifiques ? Quel est le constat de leur utilisation ? Comment les collaborateurs l’utilisent-ils ? Voici quelques pistes à explorer.
2. Définir vos objectifs
L’idée ici, est d’avoir des objectifs généraux, puis précis et mesures grâce à des KPIs de communication interne sur lesquels s’appuyer pour mieux analyser votre futur outil de communication interne. Vous pourriez par exemple définir votre portée : combien d’employés souhaitez-vous toucher et comment ?
Précisez les différentes cibles au sein des différents services. L’outil vous permettra-t-il de mesurer l’engagement de vos collaborateurs ? Par exemple, le réseau social d’entreprise permet certains indicateurs avec les mentions “j’aime”, les commentaires et partages de documents.
Quelles sont les mesures concernant l’intérêt de vos collaborateurs ? Taux d’utilisation des collaborateurs, fréquence et visualisation des contenus, mail lu, etc. La réalisation d’un plan de communication interne, au début de l’année, vous permettra d’établir une base solide sur laquelle travailler.
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Télécharger l'ebook3. Les fonctionnalités de l’outil
Une fois que vos objectifs sont élaborés, vous pouvez vous pencher sur les fonctionnalités de l’outil. Vous pouvez alors vous poser des questions sur sa “prise en main”.
Est-il facile d’utilisation et suffisamment clair pour l’ensemble de vos collaborateurs ? Votre outil répond-il au type de communication que vous souhaitez favoriser ? (transverse, horizontale, etc.).
Vous pouvez aussi déterminer les différentes applications dont vous auriez besoin : chatops, vidéo et visioconférence, fil d’actualité, simple intranet, etc.
4. Comparer les différentes offres
Une fois vos objectifs et fonctionnalités cibles définis, la comparaison des solutions doit s’appuyer sur des critères objectifs, pas seulement sur les démonstrations commerciales. Voici les axes à évaluer systématiquement :
Ergonomie et adoption
La solution la plus complète fonctionnellement est inutile si vos collaborateurs ne l’adoptent pas. Évaluez la courbe d’apprentissage, la qualité de l’expérience mobile, et la disponibilité des ressources de formation. Demandez systématiquement des références clients dans des organisations comparables à la vôtre en taille et en secteur.
Sécurité et souveraineté
Où sont hébergées les données ? L’éditeur est-il soumis à des législations extraterritoriales (Cloud Act américain) ? Quelles certifications l’outil possède-t-il (ISO 27001, HDS, SecNumCloud) ? Ces questions sont déterminantes pour les organisations soumises à des exigences réglementaires (NIS2, DORA, RGPD) ou qui traitent des données sensibles.
Modularité et intégration
Votre organisation va évoluer. L’outil choisi doit pouvoir s’adapter : nouvelles fonctionnalités activables progressivement, connecteurs avec vos outils existants (SIRH, ERP, outils métiers), et API ouverte pour les intégrations spécifiques. Un outil rigide qui impose son architecture fonctionnelle sera un frein à terme.
Coût total de possession
Le prix de la licence est rarement le coût réel. Ajoutez le coût d’implémentation, de formation, de maintenance, et des intégrations tierces. Comparez les modèles tarifaires (par utilisateur, par module, par volumétrie) en fonction de vos projections de croissance, un tarif attractif à 50 utilisateurs peut devenir prohibitif à 500.
Jamespot face à ces critères
Jamespot se positionne comme une digital workplace modulable, hébergée en France, certifiée ISO 27001 et référencée MonServiceSécurisé. Sa tarification est par utilisateur avec activation modulaire des fonctionnalités, ce qui permet de démarrer sur un périmètre restreint et d’élargir progressivement. L’offre inclut un accompagnement à l’adoption via la Jamespot Academy, ce qui réduit significativement le risque lié à la courbe d’apprentissage.
5. Préparer le terrain pour introduire un nouvel outil
Certains employés ont leurs habitudes sur les différents logiciels ou outils utilisés. Déployer un nouveau mode de communication interne peut donc s’avérer délicat. Vous pouvez d’ores et déjà, préparer un événement pour introduire ce nouvel outil.
Formez vos collaborateurs et les accompagner sur le sujet favorise également son utilisation. Enfin, promouvoir son nouvel outil est nécessaire pour créer un changement efficace de votre communication interne. En effet, les employés doivent saisir la valeur que cet outil leur apportera au quotidien.
Découvrez les différents outils de communication Jamespot
Enfin, bien choisir un outil de communication interne pourrait permettre à votre entreprise de passer un cap en matière de collaboration.
Mais il ne faut pas négliger tout le travail de réflexion à réaliser en amont avant de tout changer. La variété des applications joue également un rôle par rapport à vos usages métiers.
Chez Jamespot, nous proposons un large panel d’outils adaptables et modulables en fonction de vos besoins de communication (RSE, intranet, visioconférences…). Contactez-nous et nous aurons le plaisir de vous accompagner dans l’organisation de vos tâches (vous et vos salariés) !
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
