Choisir le bon outil de communication pour son entreprise n’est souvent pas une partie de plaisir pour qui doit s’en charger. Les éditeurs de logiciels sont nombreux, les outils disponibles également, et les fonctionnalités qu’ils proposent le sont encore davantage.
Tout ceci rend la compréhension du marché des outils de communication en entreprise difficile, et le choix des organisations d’autant plus complexe.
Messagerie d’équipe, intranet, réseau social d’entreprise et Digital Workplace : découvrez en quelques minutes les caractéristiques des 4 outils de communication interne les plus utilisés en entreprise. 4 solutions, chacune avec ses forces et ses faiblesses, pour 4 façons de collaborer dans le numérique.
Suivez le guide !
Les 4 outils de communication interne en un coup d’œil
| Outil | Point fort | Limite principale | Idéal pour |
| Messagerie d’équipe | Communication instantanée, simple à déployer | Infobésité, mauvaise gestion documentaire | TPE/PME |
| Intranet | Communication descendante maîtrisée | Faible sur la collaboration transverse | ETI / Grands Comptes / Associations |
| Réseau social d’entreprise | Collaboration transversale, applications métiers | Déploiement à piloter de bout en bout | Toutes les organisations |
| Digital Workplace | Écosystème unifié, tous les usages réunis | Projet plus ambitieux à cadrer | Organisations en quête d’un outil unique |
La messagerie d’équipe : le Fast Food de la collaboration
La messagerie d’équipe permet d’échanger via des canaux de conversations en one-to-one ou one-to-many messages, fichiers et documents à une ou plusieurs personnes le tout en temps réel.
Avec la messagerie d’équipe, la communication se veut immédiate et sans concession.
Elle est aussi simple dans son utilisation que dans son déploiement puisque la messagerie d’équipe a été développée à l’origine pour les particuliers (Whatsapp en est un parfait exemple.)
La messagerie d’équipe est un outil collaboratif qui libérera votre communication en quelques secondes de par sa simplicité d’utilisation mais elle atteint ses limites quand il s’agit de structurer et d’unifier la communication de toute une organisation. A utiliser dans le cadre de projets limités dans le temps seulement pour éviter le surplus de notifications et la perte d’informations chaudes.
- Avantage : La simplicité d’utilisation, le faible coût de déploiement, la capacité à partager texte, images ou documents.
- Inconvénients : Les notifications, difficile de rester concentré sur une tâche sans être dérangé, gare à l’infobésité, pas du tout adapté à la recherche de documents
- Idéal pour : TPE/PME
L’intranet : le doyen des outils collaboratifs
Le premier outil de communication interne à avoir brillé : l’intranet est un outil de communication descendante qui permet le partage d’informations en interne sous la forme d’un portail.
Contrairement à ses confrères qui peuvent accueillir des utilisateurs externes, l’intranet est un outil interne par excellence et n’est accessible que par les collaborateurs d’une même organisation.
Sa force réside dans sa capacité à regrouper toute la communication descendante d’une même structure et à partager informations et documents aux collaborateurs en fonction de l’audience visée (par service) ou de la nature de l’information partagée (les recrutements de l’entreprise.)
Un outil qui n’a pas son pareil pour faire circuler informations chaudes et actualités à tous les collaborateurs : toute la vie de l’entreprise y est stockée, partagée et sécurisée sans compter sur ses options de personnalisation qui permettent d’en faire un véritable prolongement de votre organisation au service de votre image de marque
L’intranet est néanmoins moins performant en matière de collaboration : il a ajouté quelques fonctionnalités collaboratives à sa panoplie mais reste avant tout un outil de communication descendante.
Parfait donc pour vous assurer que vos équipes prennent connaissance des dernières actualités de l’entreprise mais moins intéressant si vous comptez optimiser les échanges entre collaborateurs ou entre services.
- Avantages : Communication top down maîtrisée, options de personnalisation, capacité à scinder le partage d’informations par audience ;
- Inconvénients : Peu performant sur la collaboration transverse, doit être mis à jour régulièrement pour continuer à susciter l’intérêt ;
- Idéal pour : ETI/Grands Comptes/Associations.
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Le Réseau social d’entreprise : le temple de la communication transverse
L’intranet excelle dans la communication descendante, le réseau social d’entreprise est le meilleur dans le domaine de la collaboration transversale.
Adopté par les particuliers avant les professionnels, le réseau social d’entreprise est un outil collaboratif dont le fonctionnement repose sur un système de groupes : chaque utilisateur dispose de son propre profil et peut rejoindre un ou plusieurs groupes, eux-mêmes composés d’autres utilisateurs de la plateforme.
Les utilisateurs d’un même groupe peuvent partager au sein de ce dernier articles, images, documents ou événements à la manière d’un réseau social grand public.
Les actualités de tous les groupes d’un utilisateur sont regroupées sous la forme d’un flux d’activités, constamment mis à jour par l’activité des groupes.
En plus de ce système de groupes (dont la gouvernance est gérée par les administrateurs de la plateforme), le réseau social d’entreprise dispose d’une messagerie d’équipe et se différencie par sa capacité à se connecter à des applications tierces pour renforcer sa palette d’usages.
Un outil complet, capable d’accueillir une dizaine jusqu’à plusieurs milliers d’utilisateurs en fonction de la taille de son entreprise, mais dont le déploiement peut se révéler délicat en cas d’absence de stratégie de déploiement en raison des innombrables possibilités qu’il a à offrir.
- Avantages : Ses fonctionnalités taillées pour la collaboration, ses applications métiers, sa capacité à mettre en avant les projets et réussites collectives ;
- Inconvénients : Un déploiement à maîtriser de bout en bout pour assurer son adoption par les collaborateurs ;
- Idéal pour : Toutes les organisations.
La Digital Workplace : la dernière innovation collaborative
Outil collaboratif le plus récent des 4, la Digital Workplace consiste à unifier l’ensemble de vos outils, logiciels et usages dans un espace numérique unique et sécurisé, accessible de n’importe où par vos collaborateurs.
En résumé, au sein d’une Digital Workplace, vos collaborateurs peuvent passer d’un outil à un autre sans avoir besoin de confirmer à nouveau leur identité : tous les outils sont interconnectés de sorte que les collaborateurs puissent passer de l’un à l’autre rapidement selon leurs besoins & usages.
Besoins et usages qui trouveront toujours une réponse adaptée puisque la Digital Workplace se veut comme l’outil collaboratif le plus développé qui soit, à la croisée entre l’intranet, le réseau social d’entreprise et la messagerie d’équipe.
Des outils pour tous dans un écosystème sécurisé unique : un concept innovant qui donne envie mais peu évident à ancrer dans la réalité tant il demande des ressources financières et techniques que toutes les organisations n’ont ni le temps ni le luxe d’allouer.
- Avantages : L’outil collaboratif ultime, un outil innovant en constante évolution, des usages infinis
- Inconvénients : Un déploiement technique peu évident, un investissement coûteux par rapport à ses confrères, une forme qui reste à définir
- Idéal pour : Les Grands Comptes.
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L’intranet est un outil de communication descendante : il diffuse l’information de l’organisation vers les collaborateurs. Le réseau social d’entreprise mise sur la communication transversale : il fait échanger les collaborateurs entre eux via un système de groupes et un flux d’activités. L’un informe, l’autre fait collaborer.
L’intranet couvre la communication descendante. La Digital Workplace va plus loin en unifiant l’ensemble de vos outils (intranet, réseau social, messagerie, applications métiers) dans un espace unique et sécurisé. Si votre besoin dépasse la seule diffusion d’informations, la Digital Workplace est la réponse la plus complète.
Pour une petite structure aux besoins ciblés, la messagerie d’équipe suffit souvent à démarrer. Dès que l’enjeu devient structurer l’information et faire collaborer plusieurs services, un réseau social d’entreprise ou une Digital Workplace modulable prend le relais.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
