L'élaboration d'une stratégie de communication interne efficace est un excellent moyen de renforcer la productivité individuelle et collective de votre entreprise en améliorant la collaboration et l'engagement de vos équipes. Que vous soyez une petite ou une grande entreprise en pleine croissance, votre communication interne a un impact direct sur le succès de votre entreprise.

44 % des employés ont le sentiment que les dirigeants ne fournissent pas d’informations claires sur la vision de l’entreprise et 72 % des employés ne comprennent pas bien la stratégie de l’entreprise. Alors, qu’est-ce que la communication interne et qui devrait être responsable de l’élaboration d’une stratégie de communication interne ? Quels sont les défis auxquels la plupart des entreprises sont confrontées et pourquoi votre communication interne devrait-elle être votre première priorité ? Vous allez le découvrir ci-dessous.

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne (CI) fait référence à un ensemble de processus ou d’outils qui sont responsables de la circulation efficace de l’information et de la collaboration entre les participants au sein d’une organisation. La communication interne implique la communication entre la direction générale, les cadres et les employés.

Une communication interne transparente est un excellent moyen de s’assurer que vos employés comprennent l’orientation stratégique de l’entreprise et ses valeurs. Elle joue également un rôle important dans l’élimination des silos organisationnels.

Votre communication interne a un impact sur votre entreprise de nombreuses façons différentes, notamment :

  • Les opérations quotidiennes
  • Collaboration interservices
  • Alignement stratégique au sein de l’entreprise
  • Leadership
  • Motivation et productivité des employés
  • Service à la clientèle
  • Innovation
  • Expérience des employés
  • Culture d’entreprise
  • Engagement des employés
  • Fidélisation des employés

La portée de la fonction de CI peut aller de la diffusion d’informations organisationnelles ❓ à la transformation des employés en meilleurs communicants 💬, tant en interne qu’en externe.

 

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Comment optimiser sa communication interne ?

Vous avez probablement entendu dire que dans les grandes organisations, le service de communication interne est responsable de la communication interne d’entreprise et que dans les petites entreprises, où il n’y a généralement pas de service de communication interne, les RH sont chargées de la stratégie de communication interne.

Elle implique également de nombreux participants différents : la direction générale, les cadres et les employés. En ce sens, la CI n’implique pas seulement un département. C’est la responsabilité de chacun. Chaque membre de votre organisation doit se sentir responsable de votre communication interne.

Objectifs et vision : le rôle du PDG est essentiel

Pour que les employés soient enthousiasmés par votre vision, vous devrez trouver un moyen de les faire participer à votre contenu.

Envoyer une lettre d’information mensuelle à vos employés pour les informer des mises à jour de l’entreprise ou de votre roadmap produit n’est pas la meilleure façon de les faire participer ! Partagez plutôt des contenus visuels tels que des infographies ou des vidéos pour informer vos employés et susciter leur intérêt.

Assurez-vous également que la diffusion de votre contenu vous permet de toucher le bon employé au bon moment. Si les employés passent à côté d’informations importantes, ils peuvent se sentir frustrés, ce qui peut affecter leur moral et leur productivité.

 

Le management transpose la vision aux collaborateurs

Il est important que les employés comprennent bien l’impact de leur rôle sur la réussite de l’entreprise.

Seuls 40 % des professionnels de la communication interne estiment que les employés comprennent « bien » ou « très bien » la contribution qu’ils apportent à la stratégie de leur entreprise. Vous ne pouvez pas vous contenter de donner des informations au compte-goutte lors de vos points hebdo avec chaque membre de votre équipe. Encouragez la communication à double sens pour vous assurer que les responsables et les employés sont en phase avec la vision de l’entreprise. La perception que les employés ont d’une organisation et de leur rôle a un impact direct sur leur motivation et leur productivité.

Les collaborateurs contribuent à la communication interne à travers la création de contenu

En matière de communication interne, il est important de donner une voix à vos employés.

Ne laissez pas vos collaborateurs jouer un rôle passif dans votre stratégie. Dans la plupart des organisations, les employés veulent se sentir entendus et être davantage impliqués dans la stratégie de communication interne.

Vous pouvez par exemple encourager vos employés à écrire des articles de blog ou à réaliser de courtes vidéos dans lesquelles ils partagent des conseils et des bonnes pratiques avec leur équipe. L’idée est de les encourager à renforcer leur leadership intellectuel par la création de contenu.

Quels sont les principaux défis à surmonter en matière de communication interne ?

Bien que la communication interne soit un concept organisationnel important, sa présence peut faire cruellement défaut dans la plupart des entreprises.

Les données recueillies par les experts suggèrent que 60 % des employeurs n’ont pas de plan de communication interne à long terme, même si les experts de la CI déclarent que l’amélioration de la communication interne devrait être une priorité absolue.

1. Passer à une communication horizontale

La mise en place d’une stratégie de communication interne efficace ne signifie pas que le PDG doit communiquer les mises à jour de l’entreprise aux employés.

Les employés doivent plutôt être impliqués dans la stratégie et encouragés à entamer des discussions. N’oubliez pas que votre communication interne doit être à double sens.

2. Prendre en compte les retours des collaborateurs

En ce qui concerne la communication interne, la collecte des réactions des employés est un bon début, mais les équipes de la CI et des RH doivent trouver des moyens de mettre réellement en œuvre des solutions basées sur les réactions qu’elles ont reçues des employés.

 

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3. Engager ses collaborateurs 

Aujourd’hui, de plus en plus d’employés travaillent à distance, sont sur la route ou travaillent avec des collègues situés dans différentes parties du monde.

Il peut être difficile pour les entreprises dotées de structures organisationnelles complexes de s’assurer que les employés reçoivent les bonnes informations au bon moment.

5. Analyser les KPIs

Il peut être délicat de définir les indicateurs clés de performance à suivre et la manière de collecter les données pour pouvoir mesurer la performance de la stratégie en place.

En fait, 60 % des professionnels de la communication n’ont pas de stratégie concrète en place pour mesurer leurs efforts de communication interne.

Ce manque de métriques entraîne plusieurs problèmes :

  • L’information est dispersée dans plusieurs départements, plateformes et canaux au sein de l’organisation
  • L’alignement de la stratégie de communication interne sur les objectifs de l’entreprise devient délicat
  • Les communicants en interne ne peuvent pas faire passer leur stratégie au niveau supérieur
  • Les messages partagés avec les employés deviennent confus
  • Il existe des idées fausses sur ce que fait la communication interne
  • Prouver la valeur de la communication interne devient un défi
  • Les communicants en interne ne sont pas considérés comme des partenaires commerciaux stratégiques

On évoque la questions des KPIs communication interne, dans un article dédié.

Comment la communication interne impacte la productivité des équipes ?

Les concepts de CI peuvent être utilisés pour améliorer certains aspects de l’expérience des employés sur le lieu de travail, de la collaboration à la productivité des employés et à la défense des intérêts des employés. Votre communication interne a un impact évident sur la productivité de vos employés.

Le McKinsey Global Institute a constaté que la productivité des employés augmente de 20 à 25 % dans les organisations où les employés sont connectés. Comme en matière de prospection commerciale, le fait d’encombrer une boîte de réception avec des notifications incessantes ou non pertinentes par mail peut en fait avoir un effet négatif sur la productivité des employés.

Pensez-y : les employés vérifient en moyenne leurs courriels 36 fois par heure. Comment peuvent-ils se concentrer sur leurs tâches et rester productifs tout en vérifiant leur boîte de réception ? Après chaque interruption, il faut 23 minutes aux employés pour se remettre au travail.

Parallèlement, l’Institut mondial McKinsey a constaté que les employés passent près de 20 % de leur semaine de travail à chercher des informations internes ou à rechercher des collègues qui peuvent les aider à accomplir des tâches spécifiques. En outre, seuls 13 % des employés utilisent quotidiennement leur intranet.

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L’intranet est-il une solution adaptée ?

Les mails ou les intranets ne sont certainement pas les meilleures solutions pour informer les employés et s’engager avec eux ! Utilisez plutôt une suite collaborative complète comme Jamespot qui vous permet de partager facilement la bonne information avec le bon employé au bon moment.

Utiliser une plateforme collaborative pour les employés est un excellent moyen de s’assurer que les employés peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Cela les aide également à interagir avec le contenu spécifique à leur rôle, sans être distraits par une surcharge d’informations.

Non seulement votre communication interne améliore la productivité des employés, mais elle renforce également le travail d’équipe, encourage l’innovation et favorise la collaboration entre les services. Lorsque les employés ont accès aux dernières mises à jour des produits et peuvent partager des informations et des idées avec leurs collègues, ils peuvent prendre des décisions et réaliser des projets plus rapidement.