Outil collaboratif dont la popularité sur le marché ne se dément pas plus de 20 ans après sa création, l’intranet présente de nombreux avantages pour ses utilisateurs.
Mais à quel type d’entreprise est-il finalement destiné ? Son intérêt se limite-t-il à certains services ? Ou à l’ensemble des collaborateurs ?
Parmi tous les types d’organisations, les PME et les ETI ont un réel intérêt à se tourner vers une solution digitale de type intranet.
Ce réseau se révèle particulièrement favorable intranetaux entreprises de taille moyenne souhaitant disposer d’outils adaptés à leurs besoins et usages, notamment en termes de communication interne et de cohésion :
- mise en avant des informations de première importance,
- centralisation des documents,
- regroupement des logiciels métiers…
L’impact et les avantages de l’intranet peuvent être très intéressants.
En y regardant de plus près, les différents services d’une entreprise peuvent en bénéficier. De plus en plus se laissent tenter à l’idée de refondre leur intranet existant, voir à en adopter un nouveau.
Qu’est-ce qu’un intranet pour entreprise ? Définition et usages
Un intranet est une plateforme collaborative interne à l’entreprise accessible via internet.
Cette solution répond à de nombreuses problématiques en particulier en termes d’e communication interne’échanges au sein de vos services.
L’intranet encourage le travail à distance. Il renforce aussi le lien entre l’entreprise et ses collaborateurs en centralisant les actualités et les documents de la structure dans un outil unique et sécurisé.
Qui peut utiliser un intranet pour entreprise ?
L’intranet, au sein d’une entreprise, comme une PME, peut être bénéfique à l’ensemble des collaborateurs.
Qu’il s’agisse du service commerce, du service administratif ou celui de la logistique, les avantages de cette solution favorisent la communication, la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance.
1. Intranet et équipe commerciale : un accès terrain aux documents et projets
Les commerciaux sont souvent en mouvement et doivent, à ce titre, disposer d’un outil collaboratif leur permettant de continuer à gérer leurs affaires, même à plusieurs centaines de kilomètres du bureau.
L’intranet est-il la solution ? La réponse tend vers le « oui ». En effet, il permet de se connecter à son outil, d’accéder à son profil et de gérer les anciens et les nouveaux projets.
Cela leur permet aussi d’avoir un accès constant aux documents sensibles, comme les devis, les promesses de vente ou encore les factures (notez que c’est aussi possible sur une Digital Workplace, par exemple).
Si l’accessibilité a été pendant des années l’un des principaux inconvénients de l’intranet, cela n’est plus le cas aujourd’hui. Des solutions collaboratives comme Jamespot permettent aujourd’hui aux collaborateurs d’accéder à leur intranet d’absolument partout et cela quelques soit leur support de travail : desktop, mobile ou encore tablette.
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2. Intranet et marketing : fluidifier la communication à distance
En télétravail, qu’il s’agisse d’un choix ou d’une obligation, le service marketing d’une entreprise peut compter sur l’intranet afin d’assurer la continuité des opérations en cours.
Ici, le service marketing a un outil de choix pour communiquer toute sorte d’informations au reste de la structure. Il s’assure que les collaborateurs soient mis au courant des dernières actualités de l’organisation, qu’ils soient au bureau ou à distance.
Enfin, l’ajout d’une dimension collaborative à l’intranet via des fonctionnalités comme la messagerie d’équipe, fluidifie les échanges et renforce le sentiment d’appartenance des collaborateurs à l’entreprise.
3. Intranet et administratif : centraliser la GED et réduire les délais
La question de la bonne gestion administrative a longtemps été un souci pour de très nombreuses sociétés.
Les documents s’amoncellent au fur et à mesure, rendant la salle des archives pratiquement inutilisable.
Or, le déploiement de l’intranet collaboratif a bouleversé cet état de fait. L’outil facilite les échanges et permet aux collaborateurs du service administratif de répondre rapidement aux demandes internes des collaborateurs.
Les documents (factures, fiches de paie etc…) sont centralisés dans un espace numérique unique et son accessibles en quelques clics seulement.
4. Intranet RH : congés, onboarding et communication simplifiés
Auparavant, il était de coutume de se déplacer directement au service des ressources humaines afin de poser une question concernant ses vacances, sa situation en entreprise etc.
Avec l’émergence des outils de communication internes et en particulier de l’intranet, cette ère est bel et bien révolue. Les ressources humaines se mettent à la page et bénéficient elles aussi des avantages de ce portail web.
Des fonctionnalités spécialement développées et adaptées peuvent être intégrées, comme un outil permettant de rentrer ses congés en quelques clics.
5. Intranet et logistique : suivi des stocks et coordination interservices
Le réseau intranet peut aussi servir les intérêts du service logistique au sein d’une entreprise qui en dispose d’un.
Comme nous avons pu le voir dans de précédents articles, l’un des principaux avantages de l’intranet réside dans le fait qu’il soit possible de personnaliser l’outil intranet et surtout, d’y ajouter les fonctionnalités souhaitées.
Dans le cadre de la logistique et de la production (supply chain) cela peut se traduire par des applications permettant par exemple de suivre en temps l’état des stocks.
Mais également de passer facilement ses commandes, de prévoir et anticiper grâce à la mise en place d’un « pont » le service commercial et le service de production afin de réduire les délais d’attente pour une pièce etc… Les possibilités sont très nombreuses et permettent d’améliorer considérablement la relation entre les services.
6. Intranet et service légal : diffuser les mises à jour réglementaires en temps réel
Au sein d’une société œuvrant dans un secteur particulièrement surveillé (chimie, santé etc…), les lois évoluent assez rapidement. De plus, les risques de ne pas les respecter peuvent être assez importants.
Cela peut, à terme, avoir un impact négatif aussi bien sur l’image de marque de l’entreprise mais aussi sur les collaborateurs et la société en elle-même, d’un point de vue juridique.
Un réseau intranet permet au service légal en charge de rappeler et faire respecter certaines normes, de transmettre les informations les plus importantes auprès de l’ensemble des collaborateurs ou auprès des personnes concernées au sein d’un seul et même service. Cela permet à ces dernières d’être rapidement au fait du moindre changement, du moindre risque et donc de réduire les dangers potentiels.
7. Intranet et DSI : anticiper les incidents et centraliser les échanges techniques
Le service informatique (développeurs, administrateurs) dispose lui aussi d’une plateforme depuis laquelle échanger au sujet des projets en cours. Cela permet à ces collaborateurs de mieux discuter et d’anticiper le moindre problème afin d’éviter une panne ou un autre dérangement pouvant considérablement impacter la ligne de production que les ventes.
Prenons l’exemple d’un site de e-commerce tombant en panne. Rapidement, les ressources financières viendraient à manquer. Et le manque à gagner peut être assez élevé. Un intranet permet aux administrateurs d’anticiper, d’échanger et de réagir en l’espace de quelques minutes, grâce au partage de l’information et la mise en place d’outils permettant de discuter, de se voir et d’échanger.
Finalement, un réseau social de collaboration de recherche et de contenu n’est pas adapté à tout le monde. En fonction des besoins, il faut savoir s’adapter, afin de proposer à son personnel, l’adoption et l’utilisation d’un système simple et efficace, qui n’empêchera pas de bien travailler.
Vos employés souhaitent travailler à partir d’un outil, comme un réseau social d’entreprise ou une digital workplace pour optimiser leurs échanges et l’organisation tous ?
Grâce à la solution Jamespot pour les entreprises, et ses nombreuses applications, la collaboration entre les équipes n’aura jamais été aussi saine. Un logiciel no code, simple de gestion, pour une expérience utilisateur pleine et entière et une productivité retrouvée au travail.
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Cette offre s’adresse aux PME et ETI qui :
- disposent d’équipes dispersées géographiquement ou en mode hybride.
- utilisent encore l’email comme principal canal de communication interne.
- ont déjà un intranet vieillissant qu’elles souhaitent refondre rapidement.
- ne veulent pas dépendre d’une DSI pour déployer un outil intranet.
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Un intranet bien développé et adapté aux besoins d’une entreprise peut apporter de nombreux avantages que ce soit en termes de communication interne que de cohésion et d’engagement collaborateur.
A l’heure de l’avènement du télétravail et du format hybride, unifier et centraliser l’accès aux informations et aux ressources est plus que jamais essentiel pour les organisations souhaitant faire face aux nouveaux défis structurelles que connaît le monde du travail.
D’autres outils similaires existent, comme le réseau social d’entreprise ou la digital workplace, qui sont, contrairement à l’extranet, accessibles à toutes les personnes en interne.
FAQ – Vos questions sur l’intranet d’entreprise
Pour votre communication interne, vous pouvez utiliser Jamespot comme un intranet utile et participatif. Vous pouvez y publier vos actualités, organiser l’information par service ou par communauté et permettre à vos collaborateurs d’échanger directement au sein de la plateforme.
L’intranet, pour une entreprise SaaS ou autre offre la possibilité aux équipes de se connecter sur un outil, en toute sécurité (avec login et mot de passe). Depuis le CMS, il est ensuite possible de gérer les affaires courante, que ce soit pour les employés ou les dirigeants (gestion de projet, messagerie en direct, GED).
Nous avons rédigé un article de blog sur les meilleurs exemples d’intranet. Vous y retrouverez une sélection des meilleures pages à créer pour faire une vraie différente au sein de votre structure.
Vous pouvez vous tourner vers d’autres solutions pour embarquer vos employés et utilisateurs, comme le réseau social d’entreprise ou la digital workplace.
L’intranet est un outil collaboratif accessible à l’ensemble des employés en interne. L’extranet est une plateforme numérique accessible aux internes et aux externes. Internet, enfin, est nécessaire pour accéder et se connecter à ce type de portail.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
