Permettre à plus de 9 000 agents et opérateurs répartis sur l’ensemble des territoires français de s’entraider et d’accéder facilement à de nombreuses informations : tel était l’objectif de la Direction Générale de l’Aménagement, du Logement et de la Nature, qui a déployé, début 2020, la Digital Workplace de Jamespot. Michèle Phelpe, Cheffe de la Mission Mobilisation des Territoires (MMT) à la sous-direction Territoires et Usagers (TU) au sein de la Direction Générale de l’Aménagement, du Logement et de la Nature, revient sur les coulisses de ce projet d’envergure.
Pouvez-vous présenter la Direction Générale de l’Aménagement, du Logement et de la Nature (DGALN) en quelques mots ?
Michèle Phelpe : La DGALN dépend de plusieurs ministères, notamment de la Transition écologique et de l’Aménagement du territoire, avec deux directions majeures : la Direction de l’Eau et de la Biodiversité (DEB) et la Direction de l’Habitat, de l’Urbanisme et des Paysages (DHUP). Nous couvrons un large champ de politiques publiques qui trouvent leur application sur tous les territoires : aménagement, urbanisme, logement, construction, biodiversité et gestion du littoral.
Quelle était votre problématique avant de faire appel à Jamespot ?
M. P. : La Digital Workplace de Jamespot a été lancée, initialement, par la DHUP en 2020, avant d’être élargie à l’ensemble des politiques publiques portées par la DGALN. Le besoin était alors d’animer les réseaux à l’échelle des territoires, qui fonctionnaient avec des e-mails.
L’intérêt de la plateforme était aussi que les nouveaux arrivants puissent accéder à l’historique des échanges, ce qui n’est pas possible avec des échanges d’e-mails.
Nous voulions également mettre à disposition des ressources collectives sur un même espace, avec 3 usages phares :
- capitaliser et centraliser l’information,
- partager des retours d’expérience,
- et favoriser l’interactivité.
Actuellement, la plateforme est suivie au sein de la sous-direction transversale de la DGALN. Nous comptons plus de 9 000 utilisateurs, dont 650 animateurs de communautés ministérielles (classées par thématiques), avec 240 000 connexions et 1,2 million de consultations sur une année.
Pourquoi avoir choisi Jamespot dans le cadre de ce projet ?
M. P. : Avant tout car il s’agit d’une entreprise française. Par ailleurs, je connaissais déjà Jamespot d’un poste précédent, j’avais travaillé sur une plateforme déployée dans une direction du ministère et apprécié l’expérience. Le fait que la plateforme soit française était un argument en plus. Elle est très bien pensée, de façon horizontale, ce qui incite à la participation. Elle est aussi inscrite à l’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics), ce qui facilitait les choses. Ce choix était donc assez logique.
Selon vous, comment mettre en place un projet de Digital Workplace ? Par quoi avez-vous débuté ?
M. P. : Nous avons commencé en embarquant des pilotes de réseau, qui étaient volontaires, afin de démontrer l’intérêt de la plateforme pour attirer plus de monde. Nous avons identifié nos besoins et nos usages, et Jamespot nous a accompagnés dès le départ dans le paramétrage de la plateforme pour qu’elle corresponde bien à nos attentes. Aujourd’hui encore, nous avons des points réguliers avec les équipes Jamespot pour remonter nos difficultés ou celles des animateurs de groupes. Nos interlocuteurs sont toujours très réactifs, ce qui est agréable.
Le fait que la plateforme soit française était un argument en plus. Elle est très bien pensée, de façon horizontale, ce qui incite à la participation. Elle est aussi inscrite à l’UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics), ce qui facilitait les choses.
Quels sont les usages de la DGALN avec la Digital Workplace de Jamespot ?
M. P. : La plateforme répond à nos 3 usages phares : capitaliser de l’information, partager des retours d’expérience et s’entraider entre les groupes. Elle facilite aussi l’accueil des nouveaux arrivants et permet de valoriser les personnes qui ont des compétences dans les territoires, de les rendre visibles. Nous l’utilisons par ailleurs pour faire remonter des informations ou des cas d’usages, mener des enquêtes et être réactifs pour répondre à des questions de niveau national.
Nous avons aussi une équipe pour animer et aider les animateurs de groupes, qui sont autonomes pour la gestion de leur communauté. Nous les aidons à mettre les groupes en place, nous proposons des tutoriels spécifiques de prise en main de la plateforme. Nous apprécions aussi l’appui que Jamespot nous apporte quand nous en avons besoin, ce qui est très utile.
Quels sont les bénéfices observés ?
M. P. : La plateforme apporte de la fluidité dans notre fonctionnement en réseau avec les territoires. Elle limite l’usage des mails. Elle permet plus de réactivité pour répondre aux questions sur la mise en œuvre concrète des politiques publiques territoriales, le partage d’expériences entre les territoires.
Elle nous apporte également une vision transversale de l’ensemble de nos politiques publiques avec un accès à tous les contenus puisque nous sommes autonomes dans la gestion de notre plateforme en tant qu’administrateurs.
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