Animer un réseau social d’entreprise peut sembler, à première vue, chronophage. La réalité est toutefois bien différente, notamment quand on regarde un peu plus dans le détail.
Concevoir l’animation comme une pratique quotidienne permet de gagner du temps, à la manière d’exercices quotidiens qui produisent leurs effets sur le long terme.
Une personne en interne, un community manager (gestionnaire de communauté, gestionnaire de plateforme) peut être nommée et s’en charger. Dans cet article, on vous explique comment faire pour aider votre social media manager à mieux gérer son emploi du temps. Quelques techniques, outils et méthodes qui vont vous aider à aller être plus efficaces !
Déployer un réseau social d’entreprise, un vrai défi ?
Lancer un Réseau Social d’Entreprise ne se fait pas comme ça, il faut bien comprendre les spécificités de son entreprise pour faire le bon choix et déployer correctement.
Parce que Jamespot accompagne toutes les organsiations dans le lancement de leur plateforme, nous avons souhaité partager notre expérience avec vous.
Voici donc notre checklist en 3 parties que nous avons conçue pour vous aider à mettre sur pied votre propre réseau social d’entreprise ! Et si vous souhaitez imprimer cette checklist pour la garder près de vous, nous vous avons préparé une version PDF, téléchargeable maintenant !
Comment réussir le déploiement de son Réseau Social d’Entreprise ?
Voici une analyse complète de l’ensemble des étapes à prendre en compte et à franchir, pour réussir le lancement de votre réseau social d’entreprise, au sein de votre entreprise.
Un guide qui vous accompagne, pas à pas, afin d’assurer la réussite de ce projet sensible. En effet, la moindre erreur d’appréciation peut entraîner des retards dans le déploiement ou l’adoption de ce projet.
Heureusement, chez Jamespot, nous sommes experts en la matière !
Découvrez quelle solution collaborative semble la mieux adaptée à votre entreprises, selon vos besoins et vos objectifs.
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1. Partir de la culture de votre organisation
Choisir son Réseau Social d’Entreprise ne doit pas se faire sur un coup de tête. On ne choisit pas son réseau social comme on choisit un tee-shirt. Il faut avant tout analyser son entreprise, ses besoins, son fonctionnement, et ses enjeux.
1.1 Auditer la maturité de votre organisation vis-à-vis du numérique
Combien de fois, au cours de ces derniers mois, avez-vous entendu parler de la digitalisation des entreprises ? Certainement tellement de fois, que ce que voulait dire ce terme a commencé à être flou…
Évaluer sa maturité numérique consiste à comprendre si votre entreprise est prête à intégrer un nouvel outil de communication, si les collaborateurs sont équipés pour utiliser un Réseau Social d’Entreprise et surtout savoir s’ils sont prêts à changer leurs habitudes.
1.2 Analyser les méthodes de travail en marche dans votre organisation
En parlant d’habitudes, il est important, avant de se lancer dans l’expérience du Réseau Social d’Entreprise, de comprendre comment les collaborateurs travaillent. Pour cela, il faut étudier leurs outils, comment ils échangent en interne, comment sont gérées les priorités, où sont stockées les informations et les documents… Bref, comment s’organisent vos collaborateurs au quotidien.
1.3 Comprendre les relations avec la hiérarchie
Les relations hiérarchiques, d’une entreprise à une autre, varient. Pourtant, elles auront un impact sur votre Réseau Social d’Entreprise. Cela permettra de bien déterminer si vous voulez que l’information soit descente, montante ou horizontale. Cela permettra également de choisir les rôles de chacun sur la plateforme.
1.4 Prendre la mesure des enjeux générationnels
Génération X, génération Y, génération Z et Digital Nomad : ces termes vous donnent mal à la tête ? Pourtant, c’est très simple. Ces termes veulent simplement dire qu’il existe des différences dans la manière dont les collaborateurs voient le monde et l’entreprise. Et ces différences générationnelles doivent être prises en compte dans le choix de votre Réseau Social d’Entreprise.
2. Élaborer le cahier des charges de vos besoins
Maintenant que vous connaissez tous les aspects qui caractérisent votre entreprise, vous avez toutes les cartes en main pour réaliser un bon cahier des charges. Celui-ci servira de base à votre recherche. Il faudra s’appuyer dessus pour comparer les outils et faire le bon choix.
2.1 Préciser le périmètre des besoins
Pourquoi voulez-vous adopter un Réseau Social d’Entreprise ? À quel besoin cet outil va-t-il répondre ? Vous devez savoir quel est l’objectif de votre futur réseau afin de choisir l’outil qui vous correspond le plus et déployer correctement votre plateforme collaborative.
2.2 Choisir la technologie la mieux adaptée
Cela parlera surtout aux plus Tech d’entre vous, mais avant de choisir son outil, il faut prendre en compte les technologies utilisées par ces mêmes outils. Et comme on a vraiment à coeur de vous aider, on vous fait un petit résumé de leur définition :
- SaaS (pour Software as a Service) est un modèle de distribution de logiciels à travers le Cloud.
- On-Premise concerne les logiciels hébergés et maintenus par le propre service informatique de l’entreprise.
Il existe évidemment d’autres technologies. Tout va dépendre de vos besoins et de vos souhaits.
2.3 Prendre en compte les particularités de votre organisation
Comment travaillent les collaborateurs de votre entreprise ? En télétravail, en présentiel, les deux ? Sont-ils sur le terrain ou seulement dans vos bureaux ? Ce sont des données à prendre en compte lorsque vous choisissez un outil collaboratif, il doit correspondre aux spécificités et aux usages de chacun de vos collaborateurs.
2.4 Définir un budget, un calendrier et les étapes clés
Dans combien de temps voulez-vous lancer votre Réseau Social d’Entreprise ? Et quel budget allez-vous y accorder ? Ce sont deux questions très importantes à se poser avant de vous lancer. En effet, certains outils prennent 1 mois à être lancé, d’autres, au contraire, peuvent prendre jusqu’à 6 mois.
Les étapes principales du déploiement doivent être réfléchies en amont, avec vos équipes et celle de l’outil.
2.5 Choisir la solution dans un cadre juridique en conformité́
RGPD, Cloud ACT, droit chinois : ce sont tous les trois des règlements qui vous garantissent que vos informations et vos données sont sécurisées. La différence vient du niveau de protection et des lieux de stockage des données. Ces notions doivent être prises en compte au moment de choisir votre Réseau Social d’Entreprise.
3. Proposer un plan d’accompagnement avant de déployer le réseau social d’entreprise
Maintenant que vous avez une bonne idée de vos besoins et que le cahier des charges est fait, vous pouvez faire votre benchmark et choisir la solution qui vous correspond. Une fois le choix fait, il vous reste seulement à préparer le déploiement de votre Réseau Social d’Entreprise, mais attention : la mise en oeuvre de votre projet ne dois pas se faire n’importe comment.
3.1 Définir la gouvernance
Peu importe l’outil que vous avez choisi, il existe différents statuts pour les utilisateurs : administrateurs, animateurs, utilisateurs, externes, etc. Chacun a des droits et des accès différents. Vous devez choisir le statut de chaque utilisateur, et notamment choisir les personnes qui auront le statut d’administrateur, car elles devront gérer la plateforme (ce qui
3.2 Trouver des sponsors au sein de l’organisation
Pour que l’adoption de l’outil se passe bien pour tout le monde, vous devez avoir des ambassadeurs ou des sponsors de la solution. Cela peut être des utilisateurs en qui vous avez confiance pour motiver l’adoption ou bien des utilisateurs engagés dans le projet. L’objectif est qu’ils portent le projet au sein de votre entreprise.
3.3 Définir un calendrier pour le déploiement de la solution
Déployer votre réseau social à tout le monde d’un coup n’est pas vraiment quelque chose que l’on vous conseille. Cela va créer de la confusion et une grosse charge de travail pour les administrateurs de la plateforme, puisqu’ils devront faire découvrir le nouvel outil à tout le monde en même temps. Mieux vaut y aller petit à petit et définir en amont un calendrier de déploiement.
3.4 Proposer des sessions de formations
Prendre en main un nouvel outil n’est pas toujours facile et le réseau social d’entreprise ne fait pas exception à la règle. Certaines personnes étant moins à l’aise avec les outils informatiques que d’autres. Pour éviter que certaines se sentent exclues ou perdue et finissent par abandonner l’outil, il est important de mettre en place des formations adéquates et concrètes.
D’autant plus que le réseau social d’entreprise est l’un des outils plus riches du marché : il est donc essentiel que vos équipes apprennent les bases de son utilisation grâce à des formations adaptées : créer du contenu, partager des connaissances ou encore créer et animer des groupes de travail.
Notez que ces formations peuvent concerner l’accompagnement au changement comme la bonne prise en main du Réseau Social d’Entreprise et de ses applications. Chez Jamespot, on vous propose des sessions de Jamespot Academy, un rendez-vous hebdomadaire pour des formations rapides et efficaces sur les applications et les usages de votre réseau social.
3.5 Animer les communautés qui participent au succès du déploiement du projet
Pour qu’un Réseau Social d’Entreprise fonctionne, pas de secret : il faut l’animer. Essayer de publier régulièrement et de partager avec vos utilisateurs. Cela permettra de créer un sentiment d’appartenance et de faire revenir les utilisateurs sur votre RSE.
3.6 Mesurer l’adoption de l’outil au sein de votre organisation
Voyons à présent la dernière étape de votre projet de réseau social d’entreprise ! Maintenant que vous avez lancé votre Réseau Social d’Entreprise, il est important de mesurer son efficacité.
Vous pouvez analyser de nombreux indicateurs : nombre de personnes inscrites, nombre de personnes actives, nombre de personnes qui ont téléchargé l’application… Mais attention, l’important n’est pas de se focaliser sur les données, mais de continuer à progresser !
En plus des indicateurs à suivre, prenez le temps de faire un point avec les utilisateurs afin de récolter leur avis sur leur nouveau réseau social : en sont-ils satisfaits ? L’outil répond-t-il clairement à leurs besoins ? Il y a-t-il une fonctionnalité qu’ils souhaiteraient avoir ? Etc.
Comment animer son réseau social d’entreprise au quotidien ?
Le rôle du community manager interne est d’assurer l’animation des réseaux internes.
Si vous avez un réseau social type intranet, on vous recommande donc de suivre les quelques conseils à suivre pour animer votre réseau social d’entreprise de la meilleure des façons.
1. Publier des contenus de qualité
Apporter une information que les membres ne trouveront pas ailleurs permet de rendre votre groupe, incontournable. Le contenu à forte valeur ajoutée est apprécié, recherché.
Il peut prendre différentes formes. Celui-ci peut se présenter comme un article interne, que vous publierez à une audience spécifique ou à l’ensemble de vos collaborateurs, un e-mail ou une newsletter interne, une vidéo ou un podcast que vous partagerez à vos équipes…
Pour que votre contenu soit assimilé par le plus grand nombre, n’hésitez pas à passer un peu de temps à étudier les formats qui fonctionnent le mieux. Au travail, le temps manque souvent, il faut donc être précis et factuel. Une petite vidéo ou une infographie peuvent ainsi valoir plus qu’un article un peu trop long, sans illustrations.
2. Illustrer vos posts avec des visuels
Il est important d’illustrer vos contenus et l’ensemble de vos posts avec des visuels apportant un véritable plus à votre publication. On pense notamment aux iconographies, photos, vidéos… Il s’agit d’outils essentiels afin d’animer votre communauté intranet, de la faire réagir.
Comme le dit l’adage, une image vaut plus que 1.000 mots. C’est d’autant plus vrai au niveau professionnel ou si les équipes et collaborateurs peuvent prendre le temps pour lire un message en particulier, ils ne pourront pas forcément répéter l’action à d’innombrables reprises tout au long de la journée.
Une étude démontre d’ailleurs que les articles avec une image, génèrent jusqu’à 94 % de vues en plus (pour le contenu publié au grand public). En interne, cela devrait donc être exactement la même chose. N’hésitez pas à lancer quelques A/B Test de votre côté pour confirmer ou non cette étude.
3. Repérer les « activateurs »
Repérer les activateurs, c’est-à-dire les utilisateurs actifs qui seront capables d’engager et motiver les autres membres à participer, et les inviter à vous accompagner dans l’animation du groupe en les nommant administrateurs eux aussi.
Ces administrateurs se chargeront alors de publier des messages, posts et informations, de partager des documents, liker… En bref, ils feront ce que vous aviez pour habitude de faire, à savoir faire vivre votre réseau social d’entreprise.
4. Rebondir sur l’actualité
Rebondir sur l’actualité (économique, du marché, ou celle de votre structure) pour mieux engager vos lecteurs ? L’actualité, tout le monde ou presque la suit. Chacun a sa propre opinion et chacun sera libre de vous expliquer pourquoi tel ou tel point est important ou ne l’est pas. Animer une communauté de réseau social d’entreprise, c’est ouvrir le débat.
5. Réagir aux contenus
Poser des questions ouvertes, réagir aux contenus postés par les membres, liker… et ainsi établir une relation de proximité avec eux. Finalement, cela créer un lien entre l’animateur et les utilisateurs qui sentent qu’ils ne parlent pas pour le plaisir de parler, mais qu’ils sont bien écoutés.
En outre, réagir au contenu est aussi une façon de relancer certains échanges ou certaines discussions importantes, qui sont un peu tombées dans les oubliettes et donc d’avancer, même en asynchrone. Souvent, vous pouvez aussi notifier directement une personne (que ce soit dans un groupe fermé, ou non) afin de directement vous adresser à elle.
6. Poster régulièrement
Créer des articles récurrents pour ritualiser les usages et ainsi créer un phénomène d’engagement, mais surtout, veiller à publier des contenus au moins une fois par mois pour ne pas laisser votre groupe « à l’abandon » est essentiel. En effet, poster régulièrement, c’est :
- pousser pour qu’absolument tout le monde s’engage,
- faire vivre sa communauté, même en interne,
- partager des informations importantes,
- faire la promotion de son outil et pousser en faveur de son utilisation à grande échelle.
7. Être l’ambassadeur de l’outil
Guider les membres qui arrivent dans le groupe, les aider dans la prise en mains de la plateforme, et les aider si nécessaire. Pour cela, vous devrez donc être à l’aise avec le fonctionnement de Jamespot en amont : en cas de doute, le site de la Jamespot Academy est là pour vous aider !
Ces utilisateurs les plus actifs seront les meilleurs ambassadeurs de votre réseau social d’entreprise. En effet, ces derniers feront la « promotion » en interne de votre outil collaboratif tout en s’imposant naturellement comme les « ressources clés » vers lesquelles vous tourner, si telle ou telle personne souhaite obtenir des informations ou réponses à l’une de ses questions.
Découvrez quelles sont les différentes étapes à suivre pour réussir le déploiement de votre réseau social d’entreprise.
Découvrez le RSE Jamespot 🚀8. Rassurer les membres : les écrits restent
Dans le cadre professionnel, poster dans un groupe où tout le monde pourra voir votre publication peut s’avérer intimidant. Décomplexez-les en entretenant une atmosphère bienveillante. Dans la mesure du possible, vous pouvez aussi les accompagner en les formant sur les meilleures façons de s’adresser à votre audience (dans un cadre purement professionnel, toujours).
N’hésitez pas, non plus, à investir dans des outils de correction automatique. Rien de plus désagréable que de lire des publications pleines de fautes d’orthographe. Ces outils scannent en fait le message et permettent de le corriger en deux ou trois clics.
In fine, vos équipes publient alors des posts cohérents, professionnels et lisibles, sans aucune appréhension.
9. Montrez l’exemple. Entourez-vous de « publicateurs incognito »
Demander à certains membres de publier régulièrement avec vous pour inciter les membres à reproduire les bonnes pratiques associées à l’utilisation d’un réseau social d’entreprise.
En effet, l’idée est que cet outil collaboratif devienne « pérenne » et donc qu’il s’inscrive peu à peu dans les habitudes et les usages.
De par différents leviers, vous pouvez ainsi pousser de plus en plus de monde à vous suivre et ainsi faire en sorte que l’utilisation de votre outil collaboratif devienne naturelle aux yeux de toutes et tous.
10. Soyez ludiques, même dans un contexte professionnel
Les applications Enquête et Quiz, directement disponibles depuis l’appstore Jamespot, vous aideront à atteindre votre objectif. Que vous organisiez un concours ou un simple test de personnalité, ces outils vous permettront de générer davantage d’engagements.
Ces applications ludiques permettent un peu de gamification, rendant ainsi n’importe quel process plutôt simple et chouette à mettre en place. Ces dernières sont particulièrement simples à télécharger, l’appstore fonctionnant comme n’importe quel type de magasin d’applications.
Vous devez simplement cliquer sur celle que vous souhaitez installer sur votre réseau social d’entreprise. En quelques instants, votre demande sera validée et l’application sera disponible sur votre plateforme collaborative.
5 exemples pour animer efficacement son réseau social d’entreprise après le déploiement
Outre l’animation quotidienne, vous pouvez aussi lancer quelques projets d’animation, sur le plus long terme, que ce soit l’hiver, l’été ou finalement n’importe quand, tout au long de l’année.
1. Le concours de photos, en interne
Les beaux paysages, la mer bleue, les couchers de soleil… Les photos de vacances font rêver tout le monde, même à distance.
Et pour que toutes vos équipes puissent aussi en profiter, et partir en voyage elles aussi, demandez à vos collaborateurs de prendre des photos avec un objet qui rappelle l’entreprise, pendant leurs vacances :
- une tasse devant les montagnes,
- un stylo posé sur le sable,
- l’application Jamespot devant un paysage sensationnel.
Ensuite, ils pourront partager leurs plus belles photos dans le laboratoire d’innovation, par exemple. Collectez simplement les clichés et laissez vos collaborateurs profiter et commenter.
2. Pourquoi ne pas lancer un « Blind Test » ?
Des notes qui se répètent, une mélodie entraînante, des paroles parfois venues d’ailleurs… Certains tubes marquent les esprits.
Pour offrir à vos collaborateurs une parenthèse divertissante tout en renforçant la cohésion d’équipe, vous pouvez les fédérer avec un Blind Test.
Organisez en fin de journée, une visio, et pendant une demi-heure, animez ce ‘Blind Test’ avec toutes les chansons qui ont rythmé les derniers mois. Une belle idée, pour terminer la semaine.
3. Effectuer une rétrospective de l’année
En juillet-août ou à l’approche de la fin de l’année, les actualités sont forcément moins nombreuses.
Cette période peut donc être le moment parfait pour lancer une rétrospective de tout ce qui a été mis en place au cours des derniers mois.
Partagez les informations, les photos, images et vidéos sans oublier d’évoquer par la suite, les projets à venir et autres événements majeurs (recrutement, participation à un salon, concours…).
4. Mener une enquête de satisfaction
L’été peut aussi être le moment où vous réalisez les tâches que vous remettez toujours à plus tard, comme l’enquête de satisfaction. Profitez de cette période pour diffuser une enquête auprès de vos collaborateurs.
Ouvrez la discussion autour de la communication de votre entreprise : demandez-leur comment ils ressentent la communication interne, comment ils utilisent les outils internes, quels sont leurs besoins…
Vous obtiendrez ainsi des feedbacks et des verbatim. Ils n’auront peut-être pas de valeur statistique, mais vous permettront d’ajuster votre communication interne et de voir là où il faut s’améliorer.
5. Organiser d’un team building
Le team building est une tradition pour pas mal d’entreprises. L’idée à travers cet événement est de se rassembler et de profiter d’une journée tous ensemble pour échanger, partager de bons moments, s’amuser, voire innover.
Pour l’occasion, vous pouvez organiser un événement autour d’une activité ou d’un lieu. Par exemple, vous pouvez organiser un challenge sportif ou musical pour faire ressortir l’esprit d’équipe de vos collaborateurs. Ou bien une activité relaxante pour apaiser vos équipes.
L’important ici, est d’avoir un objectif précis et d’adapter l’événement en fonction de celui-ci. Organisez un événement qui correspond à votre entreprise et à ses valeurs, mais également à vos collaborateurs. Par exemple, n’organisez pas d’atelier barbecue si certains de vos collaborateurs sont végétariens !
Enfin, pensez à faire un débriefing de votre journée de team building. Ce débriefing permettra à tout le monde d’exprimer son ressenti et ses éventuelles critiques afin d’organiser de nouveaux événements, plus tard, qui seront tout aussi bien, voire mieux encore !
5 applications Jamespot pour animer efficacement votre réseau social d’entreprise
Avec Jamespot, il n’a jamais été aussi simple d’animer la communauté de son réseau social d’entreprise. Voici, pour vous aider à y voir un peu plus clair et à être plus efficace encore, 5 applications à utiliser au quotidien, pour booster l’engagement de vos équipes.
Jamespot Land
Jamespot Land est un métavers d’entreprise créé pour aider les professionnels à recréer du lien entre eux. Si le télétravail et le travail hybride permettent une agilité professionnelle incontestable, la distance bien réelle entre les collaborateurs favorise leur isolement et à travers ce dernier l’affaiblissement de toute la culture de l’organisation.
Profitez de l’été pour faire découvrir à vos collaborateurs de nouvelles méthodes de collaboration grâce à Jamespot Land ! Personnalisez votre avatar et embarquez dans un monde où croiser ses collègues et échanger de manière ludique et informelle est à nouveau possible, même à distance !
L’application Enquête
Enquêtes de QVT (qualité de vie au travail), d’ameublement ou dédiées à la communication interne : profitez du calme de l’été pour préparer des enquêtes personnalisées et demander l’avis de vos collaborateurs sur une multitude de sujets. Nous vous conseillons surtout de le faire durant l’été. Il s’agit d’une période propice à ce genre de bilans (qui permettent aussi de préparer les futurs plans d’action).
Organisez un Quiz avec l’application dédiée
Égayez les fin de semaines de vos collègues en leur préparant de quiz ! Quiz de culture générale, sur l’histoire de votre entreprise ou encore sur les goûts culinaires des membres de votre équipe, n’hésitez pas à faire preuve de créativité et même pourquoi pas en faire un modèle récurent notamment durant les périodes de vacances scolaires. C’est un bon moyen de terminer ses journées ou ses semaines tout en en apprenant un peu plus.
Intégrez Fast Intranet à vos process
Pour celles et ceux qui la découvrirez à travers cet article, l’application Fast Intranet permet de créer un intranet de toutes pièces sans connaissances en codage grâce à son système de widgets.
Pourquoi ne pas faire de la refonte/création de votre intranet un challenge collectif ? Faites découvrir l’application à vos collaborateurs et mettez chacun d’entre eux au défi de créer une nouvelle page pour enrichir l’intranet !
Vous pouvez même en faire un concours pour créer de l’émulation au sein de vos équipes. Un excellent moyen de permettre à vos collaborateurs de faire parler leur créativité tout en enrichissant leurs usages au sein de votre plateforme Jamespot.
L’application Badges
La dernière application de notre top 5 : Badges. Comme son nom l’indique, celle-ci peut vous permettre de créer des badges personnalisés et de les attribuer à vos collaborateurs à condition de remplir certains usages.
Une application idéale pour créer différents défis durant l’été :
- le collaborateur qui publiera le plus d’articles durant le mois d’août ?
- qui répondra au plus grand nombre de questions posées par ses collègues ?
- qui remportera le concours de la plus belle page Fast Intranet ?
L’application Badges est un excellent moyen d’encourager les usages et d’embarquer davantage vos collaborateurs dans votre plateforme Jamespot, en été, mais également le reste de l’année !
Animer la communauté de son réseau social d’entreprise : ce qu’on en pense
Le community manager dispose de divers leviers afin d’animer la communauté en interne. Le réseau social d’entreprise, également appelé intranet, dispose de cet avantage que tout est centralisé. Résultat, il est assez simple de mettre en place les quelques conseils prodigués.
Reste à déterminer quelle est la façon la plus efficace, selon lui, d’aller en ce sens. Pour trouver la réponse à cette question, n’hésitez pas à faire des tests. Vous pourrez ainsi rapidement remarquer ce qui fonctionne, ce qui marche moins bien ou ce qui peut être optimisé à l’avenir, pour des résultats plus probants.
Chez Jamespot, nous sommes convaincus de la valeur du collectif et nous estimons qu’une communauté de collaborateurs engagée, c’est une communauté plus soudée et plus efficace. Si vous aussi surfez sur cette vision et souhaitez ainsi découvrir nos outils spécifiquement pensés et développés pour faire de votre collectif, une vraie force, alors n’hésitez pas à nous contacter ou à cliquer sur les boutons ci-dessous. Cela vous permettra de tester, gratuitement et pendant 15 jours, notre réseau social d’entreprise.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
