L’intranet : oui, mais pour qui ?

Voyons ensemble les avantages qu’offre l’intranet aux différents services d’une organisation !

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À qui profite Intranet ?

Outil collaboratif dont la popularité sur le marché ne se dément pas plus de 20 ans après sa création, l’intranet présente de nombreux avantages pour ses utilisateurs. Mais à quel type d’entreprise est-il finalement destiné ? Son intérêt se limite-t-il à certains services ? Ou à l’ensemble des collaborateurs ?

Parmi tous les types d’organisations, les PME et les ETI ont un réel intérêt à se tourner vers une solution digitale de type intranet. En effet, ce type de portail se révèle particulièrement favorable aux entreprises de taille moyenne, en plein développement, souhaitant disposer d’outils adaptés à leurs besoins et usages, notamment en termes de communication interne et de cohésion : mise en avant des informations de première importance, centralisation des documents, regroupement des logiciels métiers…

L’impact et les avantages de l’intranet peuvent être très intéressants. En y regardant de plus près, l’ensemble des services et des employés d’une entreprise peut en bénéficier, ce qui pousse de plus en plus d’entre elles à se laisser tenter et à refondre leur intranet voir à en adopter un nouveau pour leurs collaborateurs.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Concernant sa définition, un intranet est une plateforme collaborative interne à l’entreprise accessible via internet. Cette solution répond à de nombreuses problématiques en particulier en termes de communication interne. L’intranet favorise notamment le travail à distance et renforce le lien entre l’entreprise et ses collaborateurs en centralisant les actualités et les documents de la structure dans un outil unique et sécurisé.

Qui peut utiliser un intranet professionnel ?

L’intranet, au sein d’une entreprise, comme une PME, peut être bénéfique à l’ensemble des collaborateurs. Comme nous allons pouvoir le voir, qu’il s’agisse du service commerce, du service administratif ou celui de la logistique, les avantages de cette solution ruissellent et favorisent aussi bien la communication que la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance des collaborateurs, les informations pertinentes transitant de manière bien plus simple et bien plus rapide.

Les avantages de l'intranet pour les services d'une entreprise
Quels sont les bénéfices de l’intranet pour les différents services d’une entreprise ?

1. L’intranet au service du commercial ?￰

Le service commercial est le premier service auquel nous pensons, dès lors que l’on évoque la question de l’intranet. En effet, les commerciaux, notamment itinérants, sont la plupart du temps en mouvement et se doivent, à ce titre, de disposer d’outils leur permettant de continuer à gérer leurs affaires, même à plusieurs centaines de kilomètres du bureau.

L’intranet est-il la solution ? La réponse tend vers le « oui ». En effet, l’intranet permet à ces derniers de se connecter à une plateforme interne liée à leur entreprise, d’accéder à leur profil et de gérer aussi bien les anciens que les nouveaux projets, de les dispatcher auprès des équipes et de s’assurer de leur bon avancement. Cela leur permet également d’avoir un accès constant aux documents sensibles, comme les devis, les promesses de vente ou encore les factures.

Si l’accessibilité a été pendant des années l’un des principaux inconvénients de l’intranet, cela n’est plus le cas aujourd’hui. Des solutions collaboratives comme Jamespot permettent aujourd’hui aux collaborateurs d’accéder à leur intranet d’absolument partout et cela quelques soit leur support de travail : desktop, mobile ou encore tablette. Les frontières de l’intranet sont à présent plus étendues que jamais et offrent à tous les commerciaux, sur le terrain comme au siège, au bureau comme en télétravail, un accès facilité aux informations et documents dont ils ont besoin pour avancer dans leurs missions.

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2. L’intranet au service du marketing

En situation de télétravail, qu’il s’agisse d’un choix ou d’une obligation, le service marketing d’une entreprise peut compter sur l’intranet afin d’assurer la continuité des opérations en cours. Grâce à ce dernier, le service marketing dispose d’un outil de choix pour communiquer toute sorte d’informations à l’ensemble de la structure et ainsi s’assurer que les collaborateurs soient mis au courant des dernières actualités chaudes de l’organisation, qu’ils soient au bureau ou à distance.

Dans le même ordre d’idée, l’ajout d’une dimension collaborative à l’intranet, aujourd’hui solidement ancrée dans l’outil via des fonctionnalités comme la messagerie d’équipe, favorise les échanges et renforce ainsi le sentiment d’appartenance des collaborateurs à la culture de l’entreprise.

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Un outil collaboratif au service de la communication interne.

3. L’intranet pour le secteur administratif

La question de la bonne gestion administrative a longtemps été un souci pour de très nombreuses sociétés. En effet, les documents s’amoncellent au fur et à mesure, rendant la salle des archives pratiquement inutilisable. Cela résultait, la plupart du temps, en une véritable perte de temps, que ce soit pour rechercher un document, confirmer ou refuser une demande, etc…

Or, le déploiement de l’intranet collaboratif a bouleversé cet état de fait. L’outil facilite les échanges et permet à l’ensemble des collaborateurs du service administratif de pouvoir répondre rapidement aux demandes internes des collaborateurs. L’ensemble des documents (factures, fiches de paie etc…) se trouvent ainsi centralisés dans un outil unique, devenant ainsi accessibles en quelques clics seulement.

4. L’intranet pour le service des ressources humaines

Auparavant, il était de coutume de se déplacer directement au service des ressources humaines afin de poser une question concernant ses vacances, sa situation en entreprise etc… Or, avec l’émergence des outils de communication internes numériques et en particulier de l’intranet, cette ère est bel et bien révolue. En effet, les ressources humaines se mettent à la page et bénéficient elles aussi des avantages de l’intranet.

En effet, des fonctionnalités spécialement développées et adaptées peuvent être implémentées, comme un outil permettant de rentrer ses congés en quelques clics. Certaines fonctionnalités permettant d’organiser une réunion, une rencontre avec le service RH, que ce soit en réel ou en version digitale optimisent et fluidifient les échanges quotidiens.

5. L’intranet pour les services logistiques

De manière plus surprenante, l’intranet peut également servir les intérêts du service logistique au sein d’une entreprise qui en dispose d’un. Comme nous avons pu le voir dans de précédents articles, l’un des principaux avantages de l’intranet réside dans le fait qu’il soit possible de personnaliser l’outil et surtout, d’y ajouter les fonctionnalités souhaitées.

Dans le cadre de la logistique et de la production (supply chain) cela peut se traduire par des applications permettant par exemple de suivre en temps l’état des stocks. Mais également de passer facilement ses commandes, de prévoir et anticiper grâce à la mise en place d’un « pont » le service commercial et le service de production afin de réduire les délais d’attente pour une pièce etc… Les possibilités sont très nombreuses et permettent d’améliorer considérablement la relation entre les services.

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6. L’intranet pour le service légal

Au sein d’une société œuvrant dans un secteur particulièrement surveillé (chimie, santé etc…), les lois évoluent assez rapidement. De plus, les risques de ne pas les respecter peuvent être assez importants. Cela peut, à terme, avoir un impact négatif aussi bien sur l’image de marque de l’entreprise mais aussi sur les collaborateurs et la société en elle-même, d’un point de vue juridique.

L’intranet permet au service légal en charge de rappeler et faire respecter certaines normes, de transmettre les informations les plus importantes auprès de l’ensemble des collaborateurs ou auprès des personnes concernées au sein d’un seul et même service. Cela permet à ces dernières d’être rapidement au fait du moindre changement, du moindre risque et donc de réduire les dangers potentiels.

7. L’intranet pour le service informatique

Le service informatique (développeurs, administrateurs) dispose lui aussi d’une plateforme depuis laquelle échanger au sujet des projets en cours. Cela permet à ces collaborateurs de mieux discuter et d’anticiper le moindre problème afin d’éviter une panne ou un autre dérangement pouvant considérablement impacter la ligne de production que les ventes.

Prenons l’exemple d’un site de e-commerce tombant en panne. Rapidement, les ressources financières viendraient à manquer. Et le manque à gagner peut être assez élevé. Un intranet permet aux administrateurs en interne d’anticiper, d’échanger et de réagir en l’espace de quelques minutes, grâce au partage de l’information et la mise en place d’outils permettant de discuter, de se voir et d’échanger.

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Jamespot propose une nouvelle offre intranet à destination des organisations : FastIntranet.io. Celle-ci permet aux entreprises de taille moyenne de déployer en l’espace de quelques jours, un intranet clé en main moderne et personnalisé. Il permet d’unifier leur communication interne, renforcer la cohésion de leurs équipes et engager leurs collaborateurs autour de leur organisation sur la durée (et tout ça, sans toucher à Javascript.)

FastIntranet.io repose sur 5 facteurs clés :

  • Une solution clé en main : la création de l’intranet est entièrement gérée par l’équipe Jamespot, vous n’avez donc rien à faire de votre côté !
  • Un déploiement éclair : le déploiement de l’outil se fait de manière rapide, afin de ne pas pénaliser l’activité de l’entreprise.
  • Des fonctionnalités dédiées à la communication interne : l’entreprise retrouve sur son intranet toutes les fonctionnalités nécessaires à l’unification et au renforcement de sa communication interne : accès facilité à la documentation, aux outils métier, aux actualités des services etc…
  • La personnalisation : L’intranet est personnalisé selon la charte graphique de votre entreprise, permettant ainsi de renforcer l’image de marque et le sentiment d’appartenance des collaborateurs… La personnalisation graphique est effectuée par les équipes de Jamespot afin que les collaborateurs puissent allouer tout leur temps à la réalisation de leurs missions.
  • Un accompagnement sur la durée : après le déploiement de l’outil, Jamespot reste à la disposition des collaborateurs en cas de besoin en plus d’effectuer des suivis trimestriels pour maintenir à jour l’intranet aussi bien d’un point de vue fonctionnel que graphique.

Pour plus d’informations sur le sujet, n’hésitez pas à demander une démonstration personnalisée ou à vous inscrire au prochain webinar de présentation de la solution.

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L’intranet no code et personnalisable de la solution Jamespot

L’intranet : un outil collaboratif au service de votre entreprise

Comme nous avons pu le voir, un intranet bien développé et soigneusement réfléchi en fonction des besoins d’une entreprise peut apporter de nombreux avantages et bénéfices autant en termes de communication interne que de cohésion et d’engagement en interne.

A l’heure de l’avènement du télétravail et du format hybride, unifier et centraliser l’accès aux informations et aux ressources est plus que jamais essentiel pour les organisations souhaitant faire face aux nouveaux défis structurelles que connaît le monde du travail.

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Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.