Intranet et Extranet : quelles sont les différences ?

Il n’est pas rare de confondre intranet et extranet. Or, bien que complémentaires, ces outils restent assez différents. Dans le but de vous aider à y voir plus clair, ce guide vise à vous proposer des définitions claires de ces deux outils collaborateurs et leurs usages. Un comparatif nécessaire, à l’heure où la collaboration interne s’impose comme l’un des principaux sujets au sein des structures souhaitant gagner en efficacité.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

L’intranet est un réseau privé. Il s’inspire des technologies internet, mais ne s’utilise qu’au profit d’une entité spécifique, comme une entreprise ou, parfois, le seul département d’une entreprise.

Contrairement à internet, accessible à tous, l’intranet est un espace clos. Il est protégé par des pare-feu et des identifiants (adresse e-mail professionnelle et mot de passe). Un outil conçu pour fluidifier les échanges au sein d’une organisation. 

Pour une PME (petites et moyennes entreprises) française typique, il se matérialise souvent sous forme d’un portail web centralisé. Il prend la forme d’un espace sécurisé où les collaborateurs partagent les actualités internes, documents et autres messages.

Les fonctionnalités de l’intranet

Les fonctionnalités d’un intranet sont adaptées aux besoins quotidiens des équipes.

Son rôle premier reste d’optimiser la communication interne à travers la mise en place d’outils comme : 

• les newsletters automatisées pour annoncer des promotions salariales, 
• les forums pour réfléchir autour d’un nouveau projet,
• les sondages pour jauger le moral des troupes. 

Pour ce qui est de la gestion de projets, des tableaux de bord interactifs permettent de suivre l’avancement des tâches en temps réel. 

Un outil complet et parfois complexe, notamment pour les personnes les moins à l’aise avec la technologie. Cependant, des modules de formation, souvent proposés par l’éditeur du logiciel, permettent de facilement monter en compétence.

Il faut dire que l’intranet a véritablement évolué. L’outil “statique” des débuts s’est modernisé et s’apparente à un outil cloud, moderne et facile d’utilisation, que ce soit sur ordinateur ou sur smartphone. Des outils qui font que l’intranet d’entreprise s’est rapidement imposé comme un outil idéal pour les PME et Grands Comptes.

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Qu’est-ce qu’un extranet ?

L’extranet est un réseau privé qui prolonge les technologies web pour connecter des acteurs tiers, toujours de manière contrôlée. En d’autres termes, l’extranet permet à des collaborateurs extérieurs à une entreprise de se connecter à une plateforme via des identifiants dédiés.

Les fonctionnalités d’un extranet tournent autour d’échanges sécurisés comme : 

• le partage de contrats numérisés avec signature électronique, 
• le suivi automatisé des avancées des projets via des tableaux de bord partagés, 
• des espaces dédiés pour co-créer des cahiers des charges ou accéder à des documents importants. 

Ce type d’outil collaboratif favorise la transparence totale des échanges, tout en minimisant les risques associés à la perte d’information ou fuites éventuelles d’informations et de données importantes, en accord avec la législation imposée (RGPD, notamment). 

L’extranet étant sécurisé, il offre des protections numériques supplémentaires par rapport aux simples échanges par e-mail ou partage de documents via des outils peu, voire pas du tout adapté. L’extranet, bien que différent de l’intranet, n’en reste pas moins complémentaire. 

Les différences clés entre Intranet et Extranet

Voici l’analyse des différences clés identifiées entre l’intranet et l’extranet, deux outils collaboratifs essentiels.

Accès à l’outil collaboratif

L’intranet est un outil collaboratif “fermé”. Seuls les employés, qui utilisent un VPN ou un login avec mot de passe, peuvent y accéder. C’est le portail idéal pour les entreprises qui recherchent une solution collaborative, simple, mais moderne et surtout sécurisée, assurant la protection de leurs données et documents importants.

L’extranet s’ouvre à un cercle plus élargi d’individus (fournisseurs, freelances, clients ou sous-traitants) avec des profils d’accès spécifiques et graduels (lecture seule, rédacteur, administrateur…). Cette ouverture contrôlée évite la perte d’informations, la modification de documents ou les fuites, mais exige une gestion fine des accès et des permissions.

Sécurité des outils collaboratifs

Dans l’univers tech’, la sécurité est primordiale. En ce qui concerne l’intranet, un simple firewall ainsi qu’une forte authentification (login, mot de passe, voire 2FA). Ces mesures, même mineures, restent suffisamment pertinentes pour protéger les informations les plus sensibles.

L’extranet est davantage exposé. Ouvert au public, il nécessite, pour être entièrement sécurisé, des mesures plus fortes et plus strictes, comme l’authentification multifactorielle (2FA), le chiffrement SSL/TLS ainsi que la réalisation d’audits réguliers, de la part d’acteurs indépendants dans le monde de la sécurité.

Plus que jamais, les outils sécurisés et souverains sont essentiels. Pour rappel, 40% des PME françaises ont subi une cyberattaque en 2023. Cela peut représenter un déficit en terme d’images ainsi que financier, si rien n’est géré correctement (amendes, pertes de confiance, perte de contrats, etc…).

Usage et évolutivité

Du point de vue des usages, l’intranet permet la diffusion d’informations RH ainsi que le pilotage de projets, directement depuis le dashboard Kanban. L’extranet, de son côté, simplifie le partage de contrats signés automatiquement ou le suivi de projet avec ses clients, en temps réel.

Des outils évolutifs, notamment l’intranet pour les PME, avec des mises à jour fréquentes de la part des éditeurs de logiciels. Chez certains éditeurs, comme chez Jamespot, nous proposons de nouvelles applications assez régulièrement (comme les applications IA, par exemple) ainsi que des mises à jour fréquentes.

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Coût

Une solution intranet a tendance à coûter plus cher qu’un extranet. Cependant, tout dépend du nombre de personnes au sein de votre entreprise, des fonctionnalités que vous souhaitez y voir être incluses ainsi que le niveau de protection etc… L’idéal, peu importe le type de solution collaborative que vous souhaitez déployer au sein de votre structure, reste d’effectuer un test gratuit puis de demander un devis auprès du prestataire.

Avantages et inconvénients de l’intranet et l’extranet

Comprendre les forces et faiblesses de l’intranet et de l’extranet est absolument essentiel pour en tirer un ROI maximal. In fine, l’avantage de l’intranet réside dans sa capacité à améliorer la cohésion des équipes et la communication interne. 

En centralisant les informations, l’intranet réduit les malentendus et favorise le sentiment d’appartenance au sein d’une structure. In fine, tout cela se traduit par des gains de productivité, que certaines études estiment à 20% environ.

En revanche, l’outil, uniquement accessible en interne, n’est finalement utile qu’au plus petit nombre. Enfin, il faut être capable d’accompagner ses collaborateurs, notamment celles et ceux qui sont les plus hostiles aux évolutions technologiques et changements soudains dans les process.

Récapitulatif des avantages et inconvénients de l’intranet :

L’extranet facilite les échanges avec les tiers, les personnes annexes à l’entreprise comme les clients, les prestataires ou les freelances, tout en optimisant les échanges internes, entre les services.

Attention toutefois aux risques de fuites des données, puisque l’ouverture de l’extranet le rend plus vulnérable. Il faut avoir en place une politique forte d’accès (lecteur, rédacteur, administrateur). 

Enfin, c’est un outil plus complexe que l’intranet. Il nécessite une vraie expertise ainsi qu’une personne dédiée à sa bonne gestion. Cela peut ainsi freiner les petites structures sans expertise IT.

Récapitulatif des avantages et inconvénients de l’extranet :

Comment choisir et implémenter un outil collaboratif avec Jamespot ?

Choisir entre intranet et extranet commence par une analyse transparente. Il faut faire l’audit de ses besoins. Nous vous invitons ainsi à : 

• comprendre vos besoins et identifier vos axes d’amélioration,
• déterminer quel type d’outil est le mieux adapté selon vos usages et votre entreprise,
• analyser les questions en lien avec la sécurité des outils intranet ou extranet
• tester l’intranet ou l’extranet, via une phase pilote

En tant qu’éditeur SaaS français, Jamespot propose des solutions intranet/extranet intégrées, conformes RGPD, avec des modules personnalisables pour PME et grands comptes. Notre plateforme unifie communication interne et échanges B2B dans un dashboard unique, que n’importe qui au sein de votre équipe peut suivre, en quelques clics seulement.

À propos de l'auteur Benoit Guilbert

Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.

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