Tout savoir de la communication interne en entreprise

Outils , process, bonnes pratiques à adopter… On vous dit tout ce que vous devez savoir sur la communication interne et sur les différentes façons de l’opitmiser.

guide ultime communication interne

Au sein d’une entreprise, développer une bonne stratégie de communication interne est essentiel. Dans la suite de cet article, on vous présente quelques pistes vous permettant de développer une stratégie de communication interne d’entreprise efficace, à travers l’utilisation d’outils et solutions SaaS adaptés, comme Jamespot.

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne est la manière dont une organisation, généralement une entreprise, communique entre ses départements. En creusant davantage, on se rend compte qu’il n’y a pas une seule façon de communiquer et que, le plus souvent, ces formes de communication peuvent être complexes.

Rachel Miller, d’AllThingsIC, définit les communications internes comme « la façon dont une entreprise interagit avec ses employés et ils interagissent avec elle ». L’objectif ne serait pas de dire aux collaborateurs quoi faire, mais plutôt de créer une vraie synergie afin que tout le monde se comprenne.

Ce n’est que lorsque cela se produit que les employés peuvent travailler ensemble pour atteindre les objectifs d’une entreprise. Mais comment faire pour en arriver là ? Pour qu’une stratégie de communication interne soit bonne, il faut que tout le monde soit alignés avec les objectifs fixés.

 

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Quels sont les différents types de communication interne ?

Il n’existe pas une seule méthode de communication interne dans une entreprise. Le partage d’information peut être verbal, écrit, voire audio et vidéo. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises se tournent vers un intranet PME.

Ces plateformes collaboratives, accessibles en tout temps, favorisent la communication transversale au sein des entreprises. À ce sujet, saviez-vous qu’on retrouvait 5 sources principales de communication ? Les voici :

  • Le management  qui diffuse des informations telles que les stratégies, les résultats de l’entreprise, les informations internes et externes et d’autres informations générales importantes.
  • Les équipes entre elles entre collègues qui travaillent ensemble pour atteindre le même objectif ou pour faciliter le partage d’une connaissance en particulier.
  • Les rendez-vous en face à face | briefing des individus sur les tâches et les situations.
  • Les discussions classiques | discussions informelles entre collègues pour partager des informations.
  • Les ressources à disposition | l’intranet, le courrier électronique, les médias sociaux, la messagerie d’équipe, les appels vidéo, le téléphone. Cela joue sur la motivation et la réussite des collaborateurs !

Chacun de ces communicants utilise ou se base sur un canal de communication interne en entreprise, bien précis. Ces canaux sont :

  • Verbaux | on parle en face à face, entre les collaborateurs, le management et l’ensemble des équipes. La communication verbale est véritable levier de réussite, d’action.
  • Électronique | les emails s’échangent rapidement et simplement au sein d’une entreprise.
  • Papier | les documents papier s’échangent. Si la digitalisation permet de répondre à un besoin écologique évident, de nombreuses sociétés continuent d’échanger et communiquer à travers le format fiche papier.
  • Audio | il est désormais possible de s’appeler entre collaborateurs ou envoyer des documents audio via son smartphone. Cela facilite la transmission d’informations, qui se veut directe et plus rapide.
  • Vidéo | la vidéo permet aux collaborateurs de communiquer simplement. Cela peut se faire via son smartphone professionnel ou grâce à l’utilisation d’un outil dédié, comme un logiciel de visioconférence.

Quels sont les objectifs de la communication interne ?

Comme toute stratégie mise en place, une stratégie de communication interne a des objectifs, une finalité. Mais quels sont-ils ? Après avoir mis en place un plan de communication interne, vous devez vous concentrer sur :

1. La communication transversale permet de rester informé

Au sein d’une entreprise, la communication interne permet aux employés de rester informés. Changement de politique, événements et initiatives à venir, arrivées et départs ou mises à jour, bref vos collaborateurs disposent de toutes les informations nécessaires ?

Une bonne communication interne consiste à faire passer le mot à tout le monde, de préférence de la manière qui les implique le plus. Cela leur permet de se sentir comme étant investis dans la société. Il s’agit là du principal objectif de la communication interne.

2. La communication interne améliore l’engagement et la productivité

Démarrez les bonnes conversations au sein de votre organisation et rassemblez les dirigeants, les partenaires et les employés pour se concentrer sur des stratégies internes qui stimulent l’engagement et la productivité.

Les employés doivent être encouragés à soumettre leurs idées et opinions. Cela les fait se sentir valorisés et écoutés, ce qui favorise leur engagement. Lorsque les employés sont proactifs et engagés, ils sont plus motivés et proposent un rendu, souvent, de meilleure qualité.

Ces types de conversations peuvent être mis en place facilement via des plateformes de communication internes, comme une digital workplace.

3. La communication transversale pour définir des objectifs clairs

L’un des meilleurs moyens de communiquer la feuille de route de votre entreprise consiste à tirer parti de votre plateforme collaborative de communication interne.

Proposer une vue d’ensemble et expliquer vos objectifs via à un flux d’informations cohérent permet aux employés d’être bien informés et donc, en capacité de prendre des décisions.

Une feuille de route claire accentue également sur certains points précis de la stratégie actuellement en place. De fait, chaque membre dispose d’une vision assez nette de l’orientation prise par l’entreprise.

Cela favorise la confiance en l’institution et permet d’avoir une ligne directrice quant aux décisions à prendre et aux rôles à exécuter. Il s’agit de l’un des objectifs de la communication d’entreprise les plus importants.

 

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Comment analyser sa communication interne ?

La communication interne, en plus d’avoir un enjeu important, a une vraie valeur quantifiable. Mais comment s’en rendre compte ? Il existe divers indicateurs à suivre pour s’assurer que les process sont bons.

1. Analyser le taux d’ouverture, de clic et de réponse

Si vous avez accès à un outil digital comme Jamespot, vous avez forcément accès à un ensemble de statistiques sur la portée de vos publications, le taux d’ouverture et de réponse. Ainsi, vous avez pu analyser vos résultats : combien de personnes ont ouvert votre dernier post ? Combien y ont répondu ?

À partir de ces données, vous pourrez vous adapter. Identifiez les moments opportuns et organisez vos contenus de manière à les rendre parfaitement lisibles. Ensuite, choisissez le bon canal pour délivrer vos messages.

Par exemple, l’objectif d’une stratégie de communication interne est de pousser ces différents taux, le plus haut possible.

2. Analyser le taux de participation aux réunions

Pour vous permettre d’avoir une vision globale de votre communication interne, il est important de mesurer les bons éléments.

Vous organisez chaque semaine une réunion sur votre intranet d’entreprise, et vous voulez analyser le taux de participation ? Pas de soucis, il vous suffit de comparer le nombre d’inscrits et le nombre de participants présents.

Vous pouvez aussi comparer cela à l’audience du groupe ou vous avez partagé votre contenu. Ainsi, vous allez pouvoir vous adapter : changer de canal, d’heure d’envoi, le contenu, le format de l’invitation…

3. Analyser le taux d’engagement des collaborateurs

Le désengagement peut coûter cher à une entreprise. Selon une étude de Apici & Mozart Consulting, le coût du désengagement serait de 12,5K€ par an et par salarié ! Un chiffre colossal qui peut pourtant être évité avec une bonne communication interne !

Mais comment mesurer ces KPI communication interne ? Tout simplement en mesurant le nombre d’interactions qu’ont vos collaborateurs avec vos publications sur votre réseau social d’entreprise.

En fonction du nombre de personnes dans l’audience et du nombre de personnes qui ont réagi à votre publication, vous pouvez savoir si oui ou non, vos collaborateurs sont engagés avec votre contenu.

Vous pouvez également analyser ces indicateurs :

  • Le taux de participation à vos événements internes ou réunions (hors des réunions récurrentes)
  • Le nombre de réunions entre les managers et les membres de leurs équipes, seuls à seuls. En effet, plus ces réunions ont lieu, meilleur est l’engagement.

4. Analyser le taux de turnover

On dit souvent que contrairement à nos grands-parents, les jeunes collaborateurs ont tendance à multiplier les expériences et les entreprises. Mais cela n’a-t-il pas à voir avec votre communication interne et l’épanouissement de vos collaborateurs ?

En effet, une mauvaise communication interne d’entreprise peut pousser vos talents à quitter votre organisation. Ou du moins, elle ne les encourage pas à rester. Pour calculer votre turnover, rien de plus simple, le calcul se trouve sur la première page de Google.

Mais, si vous voulez faire rester vos collaborateurs, vous pouvez essayer d’être plus transparent et valorisant. Et oui, une entreprise ou vos collaborateurs se sentent valorisés, informés et connectée est une entreprise ou il fait bon vivre.

Évitez de ne plus communiquer les informations essentielles, vos collaborateurs ont besoin de connaître les objectifs et les projets pour se sentir impliqués et à leur place.

 

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La communication interne à l’ère du télétravail

La crise sanitaire et l’avènement du télétravail ont rendu encore plus compliquée la communication interne. Pourtant, c’est en télétravail qu’elle est la plus indispensable. En effet, elle est un vrai pilier stratégique, qu’un responsable communication doit analyser en profondeur.

En télétravail, il n’y a plus de moments de discussion improvisée autour d’un café, à l’heure du déjeuner ou les rencontres dans les couloirs. Désormais c’est en visioconférence que tout se fait. Mais cela demande un peu d’adaptation.

Certaines personnes peuvent également ressentir de la solitude et même de la lassitude. Tout cela rend le télétravail difficile à supporter pour certaines personnes. L’objectif de la communication interne en cette période est donc de fluidifier les échanges et renforcer la collaboration !

Pourquoi revoir ses process de communication en télétravail

Pratique de niche réservée à une partie des collaborateurs seulement il y a quelques années, le télétravail a connu une ascension fulgurante pendant la crise sanitaire. En effet, durant cette période, les entreprises ont massivement eu recours à ce mode de travail afin de pouvoir poursuivre leur activité malgré les confinements successifs.

Mais si le télétravail a endossé le rôle d’alternatives durant cette période de crise sanitaire, il a également apporté son lot de défis à relever. Parmi ces derniers, le plus important et le plus visible concernent la communication dans son ensemble.

Favoriser le partage d’informations, optimiser l’avancement des projets, fédérer les membres autour d’un projet et d’une culture commune : les collaborateurs étant à distance, ce sont tous leurs processus de communication que les organisations doivent aujourd’hui réinventer afin de continuer à atteindre ces différents objectifs.

Comment optimiser la communication interne à distance ?

Si être en télétravail permet aux collaborateurs d’exercer leur activité d’à peu près partout, favoriser les échanges et la communication entre ces derniers est en revanche une affaire nettement plus délicate.

Un constat que beaucoup d’organisations ont assimilé après plusieurs mois passés en télétravail : sentiment de solitude grandissant chez certains collègues, partage d’informations réduit, culture interne amoindrie…

Le travail à distance peut rapidement mettre à mal toute la communication interne d’une organisation si des moyens ne sont pas mis en œuvre pour l’optimiser. Intéressons-nous aux différentes façons d’optimiser la communication en entreprise, même à distance.

Utiliser des outils de communication interne

Les outils de communication interne à une entreprise permettent de travailler au mieux à distance. Si vous envisagez, un modèle tout télétravail ou hybridation, on vous recommande l’utilisation d’un RSE (réseau social d’entreprise).

Ces plateformes centralisent tout ce dont vous avez besoin pour gérer au mieux votre projet : messagerie instantanée, gestion de projet agile, visioconférence, etc… Bref, l’outil idéal pour votre organisation.

Instaurer des échanges entre les collaborateurs

Dans tous les cas, instaurer des échanges collectifs ponctuels évitera à certains collaborateurs de se sentir isolés ou délaissés et vous permettra d’optimiser la communication interne.

Prenez le temps d’expliquer à vos collaborateurs les raisons qui vous amènent à instaurer ce genre de rituels afin que chacun d’entre eux adopte naturellement le réflexe d’y participer, les résultats n’en seront que plus positifs.

Les pauses-cafés

Ah, les discussions autour de la machine à café ! Difficile de faire plus informel : vous étiez juste parti avec l’idée de vous faire un bon café, mais surprise ! L’un de vos collaborateurs a eu la même idée et est déjà en train d’attendre que son breuvage soit prêt. Et vous voilà parti pour une pause de plusieurs minutes.

Le genre d’échanges que l’on ne prévoit pas, mais qui jalonnent le quotidien de la vie en entreprise. Ils sont essentiels dans la vie d’un collaborateur. On vous propose d’ailleurs de découvrir les 10 applications Jamespot essentielles pour la communication interne en télétravail.

 

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Le format hybride : la solution aux problèmes de communication transversale ?

Nous venons de voir dans quelle mesure il est nécessaire pour les organisations de réinventer leurs process de communication afin de ne pas laisser la distance et l’isolement de leurs collaborateurs prendre le pas sur leur communication interne.

Toutefois, si la majorité des organisations ont adopté le télétravail dans les semaines et les mois qui ont suivi la crise sanitaire, les choses ont quelque peu évolué depuis.

Pensez télétravail et présentiel

Les confinements successifs et le lancement de la campagne de vaccination ont fait reculer le Covid-19, mais ne l’ont pas fait disparaître pour autant. Une victoire incomplète qui se ressent sur l’organisation des entreprises : si certaines d’entre elles continuent de surfer sur le modèle du télétravail, d’autres retrouvent progressivement le chemin de leurs locaux, avec toutes les mesures de précautions que cela implique.

Mais pour la plupart des structures, le quotidien professionnel se résume aujourd’hui par un doux mélange du télétravail et du présentiel. Un nouveau mode de travail hybride qui consiste à diviser sa semaine entre travail à domicile et présence au bureau… La solution à tous les maux de tête, d’autant qu’il est essentiel de mettre en place une bonne culture du télétravail pour avancer.

Adaptez votre message en fonction du modèle choisi

La crise sanitaire, malgré toutes les difficultés et les dangers qu’elle amène, aura eu un effet positif : celui d’accélérer la transition numérique.

Une réelle opportunité pour certaines structures qui ont passé le cap et disposent à présent d’outils de communication et de collaboration. Sans parler des autres avantages du télétravail.

Finalement, l’objectif est de redonner du sens aux échanges, à la communication, que ce soit au niveau des managers, de la direction, du support technique etc… Cela permet de renforcer la collaboration et, in fine, l’image de marque !

L’agilité opérationnelle pour une communication d’entreprise renforcée

Le télétravail, s’il permet une plus grande agilité opérationnelle, présente certaines limites. Parmi elles, l’isolement des collaborateurs, l’affaiblissement de la communication interne dans son ensemble, la fatigue numérique et d’autres.

Des inconvénients inhérents au travail à distance, que le présentiel permet de contrebalancer en offrant un cadre de travail adapté et des échanges facilités et plus réguliers. Le format hybride est en quelque sorte le meilleur des deux mondes : l’agilité numérique du télétravail et le cadre collectif du présentiel, pour un service humain, dédié à son personnel.

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Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.