Pendant longtemps, la question des outils collaboratifs en entreprise ne se posait pas vraiment. Microsoft 365 et Google Workspace se sont imposées au fil des années comme des standards dans les entreprises, au point que leur utilisation est devenue la norme.
Messagerie, collaboration, partage de documents, visioconférence : trois quarts des organisations de plus de 250 collaborateurs s’appuient encore aujourd’hui sur ces solutions et 80% des entreprises du CAC40 sont équipées de Microsoft 365.
Mais depuis quelques années, le vent tourne et de plus en plus d’organisations s’interrogent sur leur dépendance à ces solutions, plus pour des raisons pratiques qu’idéologiques : perte de la maîtrise des données, hausses de tarifs successifs et situation géopolitique tendue avec les États-Unis.
Pourtant, malgré ce changement, une (vieille) croyance demeure : peut-on réellement quitter Microsoft 365 et se passer de la solution américaine pour communiquer et collaborer en entreprise ?
« On ne peut pas quitter Microsoft 365 »
Pour beaucoup d’organisations, l’idée de quitter Microsoft est perçue comme un projet risqué, coûteux et complexe. La suite américaine est profondément ancrée dans les usages quotidiens, les processus métiers et les habitudes des utilisateurs… et ce depuis de nombreuses années pour beaucoup d’entreprises.
Cette situation crée une forme d’inertie : même en ayant conscience des limites de la solution américaine (soumission aux lois extraterritoriales, hausses de prix), beaucoup d’entreprises considèrent qu’un changement serait plus risqué que le statu quo.
Mais les mentalités changent et les demandes d’alternatives se multiplient, aussi bien du côté des organisations privées que des administrations publiques.
La question de la souveraineté est passée d’une logique purement technologique (j’ai besoin d’outils performants pour mon activité) à une logique stratégique (quel risque coure mon entreprise sur le moyen-long terme à travers mes outils).
Une remise en question qui s’opère donc progressivement depuis plusieurs années.
Mais pour quelles raisons ?
Vers plus de souveraineté numérique
Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce changement.
Le premier est l’impact budgétaire. Dans la majorité des cas, les organisations ont placé l’intégralité de leurs processus et données dans l’écosystème Microsoft.
Lorsque l’activité numérique d’une entreprise repose exclusivement sur la solution d’un seul éditeur, elle devient mécaniquement dépendante de ses décisions commerciales.
Les multiples hausses de prix opérées par le géant américain au fil des années en sont un bon exemple :
- L’éditeur a augmenté les prix de la plupart de ses abonnements Office 365 et Microsoft 365 de 8,6% à 25% dans le monde entier en 2022,
- A effectué une majoration de +5% sur les paiements mensuels en avril 2025
- Et prévoit une nouvelle hausse structurelle des prix de ses suites pour le 1er juillet 2026.
Beaucoup d’entreprises, ces hausses sont tout sauf négligeables puisqu’elles impactent directement leur budget IT et réduisent leur marge de manœuvre sur le long terme, les poussant ainsi à réévaluer leur stratégie.
La seconde raison est l’impact juridique : les solutions américaines sont soumises à la législation américaine et donc aux lois extraterritoriales comme le Cloud Act. Elles peuvent ainsi être soumises à des demandes d’accès dans certains cadres légaux, même si ces dernières concernent les données de citoyens européens.
Les entreprises manipulant des informations sensibles, qu’elles soient publiques, industrielles ou stratégiques, accordent une attention croissante à la localisation de leurs données, et au cadre juridique auquel elles sont soumises.
Enfin, l’impact est également opérationnel. De plus en plus d’organisations ont pris conscience ces dernières années des risques qu’une dépendance trop forte à un éditeur unique peut faire peser sur leur autonomie stratégique. Une évolution contractuelle, une restriction d’accès ou une décision extérieure peuvent, dans certains cas, affecter directement la continuité d’activité.
Le contexte géopolitique actuel a renforcé cette prise de conscience, notamment à travers certains événements récents comme la suspension d’accès aux services Microsoft pour des juges de la Cour pénale internationale en 2025, à la suite d’une décision du gouvernement américain.
L’erreur la plus fréquente : vouloir tout remplacer d’un coup
C’est ici que de nombreux projets échouent avant même d’avoir commencé. L’une des idées reçues les plus répandues consiste à penser qu’il faut reproduire à l’identique l’environnement existant avant d’envisager une migration.
Or, rechercher une équivalence fonctionnelle à 100 % est aujourd’hui irréaliste…et surtout inutile. Dans la majorité des cas, les organisations utilisent une fraction seulement des fonctionnalités disponibles.
Autre erreur fréquente : le “big bang”. Migrer l’ensemble des outils en une seule fois augmente fortement les risques techniques et humains. La réussite d’un projet dépend moins de la technologie que de l’adhésion des utilisateurs et de la capacité à accompagner le changement.
Enfin, négliger la communication auprès des équipes peut rapidement transformer un projet stratégique en contrainte subie (réticence au changement, difficultés à faire adopter la nouvelle solution…)
Faire sortir son organisation de sa dépendance à certains outils ne consiste donc pas à remplacer l’intégralité des solutions internes en une seule fois et le plus vite possible, mais à repenser progressivement son environnement de travail pour l’adapter aux enjeux de sécurité et de souveraineté actuels.
Comment sortir de Microsoft 365 ?
L’approche que nous recommandons chez Jamespot est d’avancer progressivement.
Une première action est d’auditer l’existant afin d’identifier les données et usages réellement critiques. Toutes les briques n’ont pas le même niveau de sensibilité ni le même impact opérationnel.
Deuxième étape : échanger avec les collaborateurs au travers d’un sondage ou d’un point collectif pour identifier les éléments et usages dont ils ont réellement besoin. Encore une fois, les chances que vos équipes utilisent l’intégralité des fonctionnalités proposées par leurs outils est très faible.
Ensuite, se poser la question de la typologie d’outils dont l’organisation a besoin selon ses usages : votre entreprise a-t-elle besoin de remplacer les outils collaboratifs les plus essentiels (visioconférence, banque documentaire, messagerie) ? Souhaite-t-elle renforcer ses échanges transverses ? Ou à l’inverse une communication descendante plus fluide ?
Une fois vos usages principaux identifiés vient l’étape de veille sur le marché et la recherche de solutions adaptées. Pour cela pas de secrets, prenez le temps de consulter le site des éditeurs ou de les contacter directement pour leur partager votre projet.
Le mail : l’outil le plus critique en entreprise
A la question : par quel outil dois-je commencer, pour la majorité des organisations, le mail constitue le point de départ le plus pertinent.
Bien que challengé par des solutions comme l’intranet ou le réseau social d’entreprise, le mail reste le cœur des échanges professionnels et concentre une part importante des données stratégiques.
Sa migration permet à la fois de sécuriser un élément central du système d’information et d’engager la transition sans perturber immédiatement l’ensemble des usages.
C’est ce que propose la solution Alinto avec un processus de migration structuré en 3 phases :
- Une phase d’étude pour analyser l’existant et dimensionner la plateforme cible
- Une phase de préparation incluant l’initialisation de l’environnement et la communication aux utilisateurs
- Puis une bascule réalisée en heures non ouvrées avec contrôles et ajustements.
Cette approche permet de transformer un projet perçu comme risqué en une trajectoire maîtrisée, grâce à laquelle l’entreprise garde le contrôle de sa migration et en perçoit rapidement les bénéfices.
TeamWork : l’alternative souveraine à Microsoft 365
Dans cette logique de transformation progressive, certaines organisations choisissent de remplacer progressivement les briques les plus utilisées de leur environnement collaboratif par des solutions conçues dès l’origine pour répondre aux enjeux de souveraineté et de maîtrise des données.
La suite bureautique TeamWork s’inscrit dans cette approche en proposant un environnement de travail unifié regroupant les outils essentiels à la productivité quotidienne des équipes :
- Messagerie d’équipe
- Visioconférence
- Gestion documentaire
- Calendrier partagé
- Tableaux collaboratifs
Ces fonctionnalités sont accessibles depuis un espace personnalisé pour chaque utilisateur, adapté à ses usages et à ses outils, afin de centraliser les échanges et les contenus dans un environnement unique et sécurisé.
Un assistant IA intégré vient également accompagner chaque utilisateur dans ses tâches quotidiennes, avec pour objectif de simplifier les usages plutôt que de multiplier les outils.
La suite TeamWork permet aux organisations de couvrir les besoins essentiels de communication et de collaboration tout en leur offrant un cadre technique et juridique aligné avec les exigences européennes en matière de souveraineté numérique.
Explorez la suite Team Work et découvrez comment optimiser la productivité de vos équipes tout en gardant la maîtrise de vos données depuis un environnement souverain et sécurisé.
Découvrir Team Work
En résumé
Les habitudes ont la vie dure et le numérique n’échappe pas à la règle.
Habituées depuis des années aux outils américains dont Microsoft 365, les organisations françaises sont encore nombreuses à percevoir un changement de solutions de communication et de collaboration comme un risque pour leur activité.
Pourtant, les organisations qui réussissent leur transition sont celles qui abordent le sujet comme une évolution stratégique, inscrite dans le temps long.
La souveraineté numérique ne se décrète pas. Elle se construit progressivement, en priorisant les usages critiques et en s’appuyant sur des solutions capables d’accompagner cette transformation sans rupture.
Pour beaucoup d’organisations, la vraie question n’est donc plus de savoir si une alternative existe, mais par où commencer pour reprendre le contrôle de leur environnement numérique.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
