Gestion de projet : guide complet pour piloter efficacement vos équipes

Saviez-vous que moins de 23% des entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet de façon quotidienne ? Pour, ce type d’outil est essentiel. Les entreprises qui investissent dans des méthodes de gestion de projet éprouvées perdraient jusqu’à 28 fois moins d’argent. Cela s’explique parce que les initiatives stratégiques entreprises ont plus de succès et leurs résultats sont plus fiables.

Dans ce guide, nous vous proposons de vous immerger dans l’univers de la gestion de projets. Dans ce guide, nous explorerons les principes fondamentaux, mais aussi les méthodologies les plus adaptées ainsi que les outils collaboratifs qui optimisent les processus, ainsi que les bonnes pratiques pour faire briller vos équipes. 

Que vous soyez débutant ou expérimenté, vous retrouverez dans ce contenu, une sélection de conseils pratiques pour structurer vos projets et maximiser leur impact. Prêt à découvrir comment la collaboration peut transformer votre manière de gérer des projets ?

1. Comprendre la gestion de projet

Définition de la gestion de projet

La gestion de projets est le processus structuré qui permet de transformer une vision en réalité concrète. 

La gestion de projet consiste à : 

• planifier, 
• organiser, 
• diriger,
• contrôler les ressources – humaines, financières, matérielles – pour atteindre des objectifs spécifiques dans un cadre défini par le temps, le budget et la portée. 

Que ce soit pour développer une application, construire un bâtiment ou organiser une campagne marketing, la gestion de projets est la boussole qui guide les équipes vers le succès.

Quels sont les piliers de la gestion de projet ?

Tout projet, peu importe sa nature, suit un cycle de vie en plusieurs phases :

• Initiation : définition des objectifs, identification des parties prenantes et évaluation de la faisabilité.
• Planification : création d’un plan détaillé incluant les tâches, les délais, les ressources et les risques.
• Exécution : mise en œuvre du plan, coordination des équipes et gestion des activités.
• Suivi et contrôle : vérification de l’avancement, ajustements pour respecter les contraintes.
• Clôture : livraison du projet, évaluation des résultats et retour d’expérience.

Chaque phase demande une collaboration étroite entre les membres de l’équipe et les parties prenantes pour garantir que les attentes sont alignées et que les obstacles sont anticipés.

Les rôles dans un projet : chef de projet, équipe, parties prenantes

La collaboration est le socle d’une gestion de projet réussie. 

Dès la phase d’initiation, impliquer les parties prenantes comme les clients, les équipes projets, voire les sponsors, permet de clarifier les objectifs et de bâtir une vision commune. 

Des outils collaboratifs, comme les plateformes centralisées type Jamespot, facilitent cet alignement en offrant un espace partagé pour les discussions, les documents et les décisions.

Il est également impératif de nommer une « task force » dans laquelle chacun aura un rôle prédéfini. C’est-à-dire qu’il faut un gestionnaire de projet qui sera chargé de tout chapeauter. Les membres de l’équipe la composant pourront aussi disposer de rôles spécifiques, comme la gestion de la GED, la gestion client, le gestion RH (si besoin) etc…

L’idée, à travers la défintion de rôles spécifiques à chacun est de favoriser le développement d’un écosystème basé sur la bonne compréhension des rôles et missions de chacun, ainsi que sur l’entraide, pour permettre d’avancer rapidement et sans entrave, vers la bonne finalisation des projets annoncés, en cours ou à venir.

Les contraintes qualité, délai, budget

Au cœur de la gestion de projets se trouve le triangle de la gestion de projet. Il repose sur trois contraintes interdépendantes :

• Portée : ce que le projet doit accomplir (livrables, fonctionnalités).
• Temps : les délais à respecter afin d’être dans les clous et permettre ainsi de respecter le client.
• Coût : le budget alloué à ce projet.

Un changement dans l’une de ces contraintes affectera automatiquement les autres. Élargir la portée d’un projet implique d’avoir besoin de plus de temps où un budget plus important, car il faudra plus de ressources.

2. Les méthodes connues de gestion de projet

Une gestion de projets efficace repose, in fine, sur des méthodologies qui participent à structurer le travail des équipes et orienter les efforts vers les objectifs fixés en amont.

Chacune de ses méthodologies propose un cadre spécifique pour : 

• organiser les tâches, 
• gérer les ressources,
• favoriser la collaboration. 

Du traditionnel modèle en cascade aux approches agiles bien connues comme les méthodes SCRUM ou Kanban, choisir la bonne méthode dépend du type de projet, de la taille de l’équipe et du niveau de flexibilité requis. 

Dans cette section, nous explorons les différents types de méthodologie dans le but de vous montrer comment optimiser le travail d’équipe, grâce à une collaboration efficace.

Approche classique (cycle en V, méthode cascade)

L’approche en cascade (aussi appelée méthode Waterfall) est une façon de faire linéaire. Chaque phrase du projet (conception, développement, test, mais aussi livraison) est ainsi complétée avant de passer à la suivante.

Cette méthode convient aux projets avec des exigences bien définies, comme la mise en place d’un outil collaboratif au sein d’une structure qui n’en disposait, jusqu’alors, aucun.

Dans une approche en cascade, la collaboration se concentre sur certains éléments clés, dont les réunions de validation, qui permettent de confirmer la finalisation d’une étape, pour ensuite passer à une autre.

Cependant, cette méthode peut manquer de flexibilité si des changements surviennent en cours de projet. Les équipes doivent s’appuyer sur des outils collaboratifs pour centraliser les documents et assurer la traçabilité des décisions, réduisant ainsi les risques de malentendus.

Approche agile (Scrum, Kanban, Lean, etc.)

Les méthodologies agiles répondent au besoin de flexibilité dans des environnements dynamiques, comme le développement logiciel ou les campagnes marketing. Elles favorisent des cycles courts, une collaboration continue et une adaptation rapide aux changements.

• Scrum : Cette méthode divise le projet en cycles courts appelés sprints (généralement 1 à 4 semaines). L’équipe travaille sur un ensemble de tâches prioritaires, définies dans un backlog. Des rôles spécifiques (Product Owner, Scrum Master, équipe de développement) structurent le travail, tandis que des rituels comme les stand-ups quotidiens et les rétrospectives renforcent la transparence. Scrum excelle dans les projets nécessitant des ajustements fréquents, car il permet de livrer des versions intermédiaires testables.
• Kanban : Kanban se concentre sur la visualisation du flux de travail via un tableau divisé en colonnes (ex. : À faire, En cours, Terminé). Chaque tâche est représentée par une carte qui progresse dans le tableau. Cette méthode convient aux projets avec un flux de travail continu, comme la maintenance d’un produit. Kanban favorise la collaboration en rendant l’avancement visible pour tous, ce qui aide à identifier les goulots d’étranglement.
• Lean : La méthode Lean de gestion de projet trouve son origine chez Toyota. Celle-ci repose sur la maximisation de la valeur, tout en minimisant les gaspillages humains, financiers et de temps. La méthode Lean de gestion de projet repose sur cinq piliers (définition de la valeur, cartographie de la chaîne de valeur dans le but d’éliminer les activités inutiles, création d’un flux continu de travail, établissement d’un système tiré par la demande réelle et enfin, amélioration continue). Une méthode qui favorise la simplification pour plus d’efficacité dans les missions quotidiennes.

Dans les approches agiles, la collaboration est au cœur du processus. Les outils comme Trello, Jira ou les fonctionnalités de gestion de tâches de Jamespot permettent de visualiser les tableaux Kanban ou de suivre les sprints, tout en facilitant les échanges en temps réel. Les retours fréquents des parties prenantes et les ajustements constants garantissent que le projet reste aligné sur les besoins.

Hybride : tirer parti des deux mondes

Certaines équipes combinent des éléments des méthodes traditionnelles et agiles pour créer une approche hybride du travail collaboratif. Il s’agit d’ailleurs d’une tendance qu’on observe de plus en plus au sein des entreprises, qui se laissent prendre au jeu de la flexibilité (un élément d’ailleurs de plus en plus important auprès des collaborateurs).

Un projet peut donc débuter par une planification en cascade afin de définir les grandes lignes. Par la suite, une entreprise peut adopter des ‘sprints’ agiles pour le développement des projets en cours.

Cette flexibilité est utile pour les projets complexes impliquant plusieurs départements au sein d’une seule et même structure. La collaboration, dans un cadre hybride, repose sur une communication claire pour éviter les confusions entre les phases linéaires et itératives.

Comment choisir la bonne méthode selon son contexte ?

Le choix de la meilleure des méthodologies dépend de plusieurs facteurs. Voici les éléments sur lesquels vous reposer pour effectuer votre choix, en ayant toutes les cartes en main : 

• Type de projet : les projets avec des exigences fixes (ex. : construction) bénéficient de la cascade, tandis que les projets évolutifs (ex. : logiciels) s’épanouissent en agile.
• Taille et répartition de l’équipe : les équipes distribuées tirent parti des outils visuels et collaboratifs des méthodes agiles.
• Niveau de flexibilité : si les priorités changent souvent, Scrum ou Kanban sont plus adaptés.

Naturellement, cela implique d’échanger, de récupérer de la donnée sur vos projets passés et de prendre une décision collégiale, dans le respect des valeurs de l’entreprise.

3. Outils et logiciels de gestion de projet

Dans un environnement dans lequel les équipes sont habituellement dispersées géographiquement et où les projets nécessitent une coordination précise, les outils collaboratifs sont devenus indispensables pour une gestion de projet efficace.

Ces solutions numériques centralisent les informations, fluidifient les échanges et renforcent la transparence, permettant aux équipes de travailler de manière synchronisée vers des objectifs communs.

En facilitant la communication, la gestion des tâches et le partage de ressources, ces outils transforment la manière dont les projets sont menés, en particulier dans un contexte collaboratif.

Les fonctionnalités indispensables d’un bon outil

Les outils collaboratifs occupent un rôle clé en matière de gestion de projets. En effet, ils participent à éliminer les différents silos d’informations et favorisent aussi la baisse des frictions éventuelles, lors d’échanges. 

Mais ce n’est pas tout. Loin de là, d’ailleurs, puisque les outils collaboratifs permettent aussi de : 

• Centraliser les données : tous les documents, plans et discussions sont accessibles en un seul endroit.
• Améliorer la transparence : chaque membre de l’équipe peut suivre l’avancement des tâches en temps réel.
• Faciliter la communication : des canaux dédiés évitent les longues chaînes d’emails et les malentendus.
• Soutenir les équipes distribuées : les outils numériques comblent les écarts géographiques et temporels.

En intégrant ces fonctionnalités à vos processus, les outils collaboratifs renforcent la cohésion d’équipe et permettent de respecter les contraintes de temps, de budget et de portée.

Attention toutefois. En effet, déployer une solution collaborative pour la gestion de projet, comme Jamespot, ne se fait pas du jour au lendemain. Intégrer un tel outil nécessite beaucoup de préparation et d’accompagnement.

Les principaux types d’outils collaboratifs

Diverses catégories d’outils collaboratifs existent et chacun permet de répondre à des besoins spécifiques. En effet, que ce soit en lien avec la gestion des tâches, la communication ou autre, vous pouvez vous tourner vers des outils spécifiques.

Certains, comme Jamespot, permettent toutefois d’aller plus loin encore, en centralisant tous les usages. Ce type d’outil, la Digital Workplace, s’impose ainsi tout naturellement comme étant la meilleure des solutions si les besoins exprimés sont importants : 

• Outils de gestion des tâches : Des plateformes comme Asana, Monday.com ou Trello permettent de planifier, assigner et suivre les tâches. Elles offrent des vues visuelles (tableaux Kanban, diagrammes de Gantt) qui aident les équipes à prioriser et à gérer les jalons. Par exemple, un tableau Kanban sur Trello peut montrer l’état d’avancement d’un projet marketing, de la conception à la publication.
• Outils de communication : Slack, Microsoft Teams ou les fils de discussion intégrés à des plateformes comme Jamespot facilitent les échanges instantanés. Ces outils réduisent la dépendance aux emails en proposant des canaux dédiés par projet ou par équipe, favorisant une collaboration fluide.
• Outils de partage de documents : Google Drive, Dropbox ou les espaces de stockage intégrés à des plateformes collaboratives permettent de partager et co-éditer des documents en temps réel. Cela garantit que tous les membres travaillent sur la version la plus récente des livrables.
• Plateformes tout-en-un : Des solutions comme Jamespot combinent gestion des tâches, communication et partage de documents dans un seul environnement. Ces plateformes centralisées sont particulièrement efficaces pour les équipes cherchant à éviter la fragmentation des outils et à maintenir une vue d’ensemble sur le projet.

Les avantages des outils collaboratifs

Outre leur modularité, quels sont les autres avantages des outils collaboratifs dans le cadre de la gestion de projet ? Pourquoi passer par une telle solution pour espérer gagner du temps, de la flexibilité et donc, in fine, de la rentabilité ?

Voici tout ce que vous devez savoir, à ce sujet : 

• Gain de temps : la centralisation réduit le temps passé à chercher des informations ou à organiser des réunions inutiles.
• Traçabilité : chaque décision et modification est enregistrée, facilitant le suivi et les audits.
• Accessibilité : les équipes distribuées peuvent collaborer efficacement, quel que soit leur fuseau horaire.
• Engagement : une interface intuitive et des notifications en temps réel maintiennent l’équipe motivée et informée.

4. Bonnes pratiques pour réussir son projet

La gestion de projets ne se limite pas à des plans et des outils. Plus large, plus complexe, ce concept repose aussi sur les personnes intégrées au projet, qui travaillent d’arrache-pied, pour atteindre les objectifs communs qui ont été fixés.

Une collaboration réussie transforme une équipe en un moteur de performance, capable de surmonter les défis et de livrer des résultats de qualité. Mais comment créer une dynamique d’équipe efficace dans un projet ?

Impliquer les équipes dès le début

Une collaboration efficace commence par une répartition claire des responsabilités de chacun des engagés. Certaines méthodes, pour y parvenir, existent, comme la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Cet outil permet d’éviter la moindre confusion et d’indiquer qui, dans l’équipe est ou fait partie du groupe des personnes qui sont :

• Responsible : celui qui exécute la tâche.
• Accountable : celui qui valide ou assume la responsabilité finale.
• Consulted : ceux dont l’avis est requis.
• Informed : ceux qui doivent être tenus au courant.

Utiliser cette formule permet d’avancer plus vite et surtout, de manière pérenne. Pour chaque étape et chaque rôle, on sait vers qui se tourner pour discuter, échanger et obtenir les réponses souhaitées.

Impliquer les équipes, dès le début, permet d’être sûr de pouvoir avancer, de manière efficace et pérenne.

Clarisier les objectifs et les responsabilités

Une bonne communication est un carburant nécessaire, pour collaborer de manière efficace. En effet, une communication qui n’est pas assez bien structurée, c’est l’assurance d’engendrer des malentendus, des incompréhensions et donc, des retards.

Heureusement, des méthodes permettant de l’optimiser, existent. La première des choses à effectuer est donc d’organiser des réunions ciblées. Cela permet de limiter les échanges, les pertes de temps et, in fine, d’être plus efficace. En effet, moins de réunions suppose des ordres du jour plus clairs, plus précis.

Pensez, aussi, à utiliser les canaux dédiés. Privilégiez l’utilisation d’application de messagerie dédiée, comme avec Jamespot, permet de centraliser les échanges par sujet ou tâche, évitant les emails dispersés. 

Enfin, préférez, toujours, la transparence. Partagez les mises à jour via des tableaux de bord ou des notifications automatiques pour tenir tout le monde informé. Une communication bien huilée permet ainsi à l’équipe engagée d’être davantage alignée. Cela, enfin, permet de réduire les pertes de temps, toujours dans un souci d’efficacité.

Faire vivre le projet au quotidien avec les bons outils

Une équipe motivée est, tout naturellement, productive et créative. Pour stimuler l’engagement, il existe plusieurs éléments “activables”. L’idée ? Que l’ensemble des membres de l’équipe concernées soit engagée. Pour faire vivre le projet au quotidien, il faut reconnaître les contributions. Un message de félicitation, par exemple, renforce la confiance des membres, qui se sentent valorisées.

Célébrer les succès collectif est aussi un catalyseur dans la bonne gestion des projets d’entreprises. Marquez les étapes importantes, comme la livraison d’un livrable, par un moment collectif (virtuel ou physique), est une autre excellente façon de faire.

Enfin, impliquer l’équipe, la responsabiliser, c’est aussi donner aux membres un sentiment d’appropriation, augmente leur investissement. N’hésitez donc pas à les intégrer aux prises de décisions importantes, notamment.

Faire vivre le projet au quotidien, c’est aussi utiliser les bons outils. Visioconférence, messagerie instantanée, publication réseau et tableau de gestion de projet seront les plus proches alliés de l’ensemble des personnes intégrées.

Anticiper les risques et gérer les imprévus

La gestion de projet peut impliquer des moments conflictuels entre les membres de l’équipe impliquée. Pour les résoudre, il est impératif de pratique “l’écoute active”. Cela consiste à laisser chaque partie exprimer son point de vue, sans interruption.

Adoptez aussi une approche d’avantage collaborative. Cherchez des solutions qui répondent aux besoins de tous, plutôt que d’imposer une décision de manière unilatérale. D’ailleurs, en cas de conflits qui dure, nommer un médiateur (chef de projet, facilitateur) peut aider à débloquer certaines tensions.

5. La gestion de projet avec Jamespot

Une plateforme 100% collaborative pour vos projets

Utiliser Jamespot, c’est choisir un outil 100% collaboratif qui permet d’optimiser au mieux la gestion de ses projets. 

En effet, notre plateforme collaborative a été spécifiquement pensée pour simplifier le quotidien des utilisateurs. Elle permet : 

• accéder à vos groupes et sous-groupes,
• échanger en direct, via messagerie instantanée,
• gérer vos projets en cours avec l’option Tableau,
• organiser des réunions, avec les outils de vréseauisioconférence,
• optimiser vos process, avec nos outils d’intelligence artificielle intégrés.

Cette collaboration est possible, ou que vous soyez. En effet, Jamespot est accessible aussi bien sur desktop (ordinateur) que sur tablette et mobile. 

Résultat, peu importe votre position au sein de l’entreprise, que vous soyez dans les locaux ou chez vous, en télétravail voire en déplacement, vous pouvez continuer à travailler avec vos collaborateurs et avancer dans vos missions.

Des apps modulables pour s’adapter à vos besoins

Jamespot dispose de son propre appstore (magasin d’applications). Ces applications pour renforcer la gestion de projet, vous pouvez les télécharger et installer à votre guise au sein de votre espace collaboratif, de façon à ce que celui-ci vous ressemble et répondre, réellement, aux besoins de vos équipes.

En quelques clics, vous pouvez ainsi intégrer des applications comme Profil Utilisateur, Flux d’Activité, Annuaire, Article, Liens ou Documents et révolutionner la façon dont votre digital workplace fonctionne.

Pour en découvrir davantage, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez simplement parcourir notre appstore et vous renseigner, à votre rythme, sur les centaines d’applications à disposition. Vous pouvez aussi contacter nos équipes, qui ne manqueront pas de vous revenir avec toutes les informations nécessaires.

Visualiser, piloter et partager vos projets en toute simplicité

Nos outils (digital workplace, intranet), couplés à nos applications modulables et personnalisables, vous permettront d’avoir toutes les cartes en main pour visualiser, piloter et partager vos projets, en toute simplicité, rapidité et sécurité.

En effet, les outils collaboratifs Jamespot ont été conçus de façon à rendre simple la collaboration et la gestion de vos projets. 

N’hésitez pas, en cas de besoin, à nous contacter pour en apprendre davantage. Nos équipes vous reviendront dans les délais les plus brefs, avec toutes les informations nécessaires pour vous permettre de mieux prendre en main les outils mis à votre disposition.

FAQ sur la gestion de projet

• Quelles sont les compétences clés d’un bon chef de projet ?

  Un bon chef de projet doit être organisé. Il doit aussi savoir bien communiquer pour partager l’information et accompagner ses équipes afin que les objectifs annoncés soient tenus.

• Quels indicateurs suivre pour mesurer l’avancement ?

  Tout dépend du projet concerné. Cependant, la capacité des actions à rejoindre la population ciblée, le taux de satisfaction client, les performances d’accessibilité, de continuité ainsi que la rentabilité financière du projet doivent être pris en compte.

• Peut-on gérer un projet à distance efficacement ?

  Il est tout à fait possible de gérer un projet à distance, grâce notamment à l’utilisation d’un outil collaboratif comme Jamespot. Une digital workplace permet de centraliser les usages, échanges et documents, pour atteindre les différents objectifs qui ont été fixés en amont.