À l’ère de la transformation digitale et de la numérisation des services, la Digital Workplace permet de redéfinir la manière dont les entreprises fonctionnent et les collaborateurs interagissent au quotidien.
La Digital Workplace, initialement perçue comme un outil permettant de collecter les outils et applications numériques, est finalement bien plus. Cet outil collaboratif offre un écosystème intégré favorisant à la fois la flexibilité, la collaboration et la productivité.
Comment ? En permettant un accès 24/7 aux ressources inhérentes à l’entreprise, en simplifiant le partage des connaissances et en renforçant l’engagement des équipes. In fine, la Digital Workplace répond aux attentes d’une main-d’œuvre moderne tout en renforçant la compétitivité des organisations.
Ses autres avantages, comme :
- une courbe d’apprentissage faible grâce au déploiement de solutions no code,
- une meilleure expérience collaborateur,
- un soutien au recrutement des talents,
en font un levier stratégique pour les entreprises en phase de croissance.
Dans ce guide, nous vous proposons ainsi d’explorer les multiples facettes de la Digital Workplace, en commençant par sa définition et ses enjeux, pour mieux comprendre comment elle façonne l’avenir du travail.
Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ? Définition et enjeux
Une digital workplace est un environnement de travail numérique. Il s’agit d’un espace depuis lequel vous pouvez gérer vos opérations quotidiennes, comme vos projets, vos réunions et vos échanges internes. L’un des principaux objectifs de la digital workplace est qu’elle s’adapte aux besoins métiers. Elle n’impose rien aux équipes.
Au sein de votre organisation, l’outil doit être accessible et utilisable par tout le monde, que vos collaborateurs soient sur site ou en télétravail. De quoi permettre aux sociétés actuellement en transition (modèle télétravail ou hybride) de pouvoir répondre aux besoins des salariés, mais également des clients.
Finalement, la digital workplace, c’est un peu comme l’intranet. Votre employé, votre collaborateur peut profiter d’un outil favorisant aussi bien la transformation digitale que la collaboration. Il est plus simple de partager les informations entre les collaborateurs, de travailler à distance, etc…
Les enjeux de la Digital Workplace
Les enjeux de la Digital Workplace sont assez nombreux. Ces derniers, vous l’aurez d’ailleurs compris, s’inscrivent dans un contexte global de transformation digitale accélérée.
D’une part, cet outil collaboratif répond aux évolutions des attentes des collaborateurs. Ces derniers recherchent, de plus en plus, de la flexibilité au travail. Cela se voit d’ailleurs avec la généralisation du télétravail (la plupart des entreprises proposent désormais entre 1 et 3 jours de TT) ou des modèles hybrides.
D’autre part, elle permet aux entreprises de rester compétitives en favorisant l’innovation, la collaboration entre les équipes et la réduction des silos organisationnels. Pour autant, déployer une Digital Workplace suppose de faire tomber quelques barrières, pour en garantir la pleine et totale adoption :
- former et accompagner les collaborateurs, notamment les personnes les moins à l’aise avec la technologie.
- assurer la sécurité des données personnelles des utilisateurs,
- intégrer des outils et des technologies compatibles.
Finalement, cet outil de collaboration a pour mission de simplifier les usages et d’optimiser les process en intégrant aux habitudes bien ancrées, de nouvelles façons de procéder, davantage orientées vers le collectif.
Les avantages de la Digital Workplace
Déployer une Digital Workplace au sein de son entreprise ? Si vous vous posez encore la question, voici quelques éléments qui pourraient vous permettre d’y voir un peu plus clair sur les nombreux avantages inhérents à l’introduction d’un tel outil au sein de sa structure.
Outil no code, simple à déployer, rapide à comprendre
Les plateformes de Digital Workplace s’appuient, la plupart du temps maintenant, sur la mise en place de solutions dites, no code. C’est-à-dire que ce sont des solutions quasiment déjà prêtes, rapides à installer et qui ne nécessitent aucune compétence technique poussée.
Malgré cette apparente simplicité, les Digital Workplace restent des outils techniques complets, personnalisables, qui se doivent d’être intuitifs. L’objectif ? Maximiser l’efficacité des équipes, créer des workflows, etc.
Des interfaces intuitives et des modèles préconfigurés, comme ceux proposés par des outils comme chez Jamespot, participent à réduire la courbe d’apprentissage. Cela participe à démocratiser l’accès à la technologie et donne aux employés tous les moyens nécessaires pour mener à bien les missions et tâches quotidiennes.
Plus de flexibilité, pour répondre aux attentes du marché
Utiliser une Digital Workplace offre aux équipes, une flexibilité totale. En effet, utiliser un tel outil permet aux équipes de pouvoir travailler et mener à bien leurs missions, peu importe l’endroit dans lequel ou ils se trouvent.
En outre, une Digital Workplace peut être intégrée, certes sur un ordinateur, mais aussi sur des tablettes ou un smartphone. De fait, l’utilisation de ce type d’outil collaboratif peut se faire quasiment n’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel support.
Grâce à une solution comme Jamespot, les employés accèdent facilement à leurs documents et outils de gestion de projet, en temps réel. L’idéal, d’ailleurs, pour développer ou renforcer un modèle basé sur le télétravail ou le travail hybride.
Amélioration de la communication et la collaboration
Les outils de la Digital Workplace, comme Jamespot, permettent de centraliser et de fluidifier les échanges au sein d’une équipe ou d’un département, et ce, grâce à des outils comme le Messenger ou la Visioconférence.
Mais pas que.
Des fonctionnalités comme le partage de fichiers, les discussions en temps réel et les espaces de travail collaboratifs participent à briser les silos organisationnels. Cela aide à renforcer la dynamique et à valoriser ainsi les connaissances, les échanges et donc, in fine, la culture de l’entreprise.
Recrutement et rétention des talents
Une Digital Workplace bien pensée, personnalisée et brandée à l’image de la marque est un atout majeur pour attirer et retenir les talents. C’est d’autant plus vrai dans un marché compétitif ou les talents ont besoin de s’identifier à une marque, à un message et des valeurs.
Utiliser des outils intuitifs, performants, comme ceux proposés par Jamespot, participent à renforcer votre attractivité, du moins, sur ce segment-ci. En favorisant un cadre de travail flexible et épanouissant, vous réduisez ainsi le turnover et répondez aux attentes exprimées par les collaborateurs.
Zapier évoquait d’ailleurs dans l’une de ses dernières études, que 16% des travailleurs de la génération Z ou Millenials, ont quitté leur emploi au moins une fois à cause d’outils et de technologies à disposition, qui n’étaient clairement pas adaptés. L’heure est donc aux outils fiables, efficaces et flexibles.
Augmentation de la productivité
La Digital Workplace est un outil collaboratif qui permet d’améliorer la productivité des équipes. En centralisant usages, ressources et outils, cet outil collaboratif aide à gagner du temps. Les équipes savent que rechercher et surtout où. En outre, ces ressources sont accessibles 24/7, peu importe où vous vous trouvez.
En réduisant les frictions liées à la recherche d’informations ou à la coordination, vos collaborateurs se concentrent alors davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Les délais sont mieux tenus, l’image de marque est renforcée et c’est l’entreprise, dans sa généralité, qui en tire les bénéfices.
Plusieurs études démontrent qu’utiliser un outil collaboratif, qu’il s’agisse d’un intranet ou d’une digital workplace, permet d’augmenter la productivité générale des équipes, de l’ordre de 20 à 25%
Amélioration de l’expérience collaborateur
En offrant un environnement numérique fluide et personnalisé, la Digital Workplace améliore significativement l’expérience des collaborateurs. C’est d’autant plus vrai avec Jamespot, puisqu’il est possible de personnaliser l’interface aux couleurs de son entreprise. Ainsi, les équipes utilisent un outil qui leur ressemble.
Avec Jamespot, il est également possible de créer :
- un espace privé pour chaque utilisateur, avec sa photo et les informations qu’il souhaite partager,
- des groupes et des sous-groupes,
- des tableaux de bord personnalisés…
Tous ces éléments participent à développer un sentiment d’appartenance fort, à une entreprise qui se veut moderne et soucieuse de proposer des outils robustes et éprouvés pour les accompagner au quotidien.
Hausse de l’engagement des équipes
La Digital Workplace favorise la mise en place d’un espace de travail qui se veut collaboratif et inclusif. En effet, avec Jamespot et ses fonctionnalités dédiées, il est possible de créer des interactions dynamiques (publication de posts, likes et commentaires) tout en espérant un retour plus ou moins rapide.
Ces outils collaboratifs reposent effectivement sur le mode de fonctionnement des réseaux sociaux classiques. En reprenant leur narratif, les outils digitaux, comme l’intranet, le réseau social d’entreprise ou la digital workplace reprennent ainsi ce qui fonctionne le mieux sur ces plateformes sociales pour l’adopter au monde du travail.
Ces outils collaboratifs valorisent aussi la participation et la transparence, comme des espaces pour partager idées et réussites. Somme toute, la Digital Workplace participe à renforcer la motivation des collaborateurs, leur sentiment d’appartenance et leur implication dans les objectifs de l’entreprise.
Meilleur partage des connaissances
La Digital Workplace facilite le partage des connaissances en centralisant les informations dans des bases simples d’accès auxquelles l’ensemble des collaborateurs est en mesure d’accéder, en quelques clics. On parle de GED.
Ces banques documentaires ou d’informations sont généralement bien ordonnées et peuvent être rangées en dossiers et sous-dossiers, ce qui facilite (et simplifie) la navigation.
L’accès en continu à ce flux d’informations et de documentation permet de réduire la dépendance à une personne ou un espace sur site, dans lequel l’ensemble des documents est à retrouver.
Et cela est très important. Une étude signée du cabinet McKinsey affirme qu’en temps normal, les collaborateurs passent 28% de leur temps à rechercher des documents et des informations. Avec un outil collaboratif comme la Digital Workplace, ce temps est considérabelement réduit.
Accessibilité 24/7, peu importe votre situation géographique
Grâce aux solutions cloud et à la généralisation des applications mobiles, la Digital Workplace garantit un accès aux outils et données 24/7, depuis n’importe quel endroit.
Que ce soit via des plateformes comme Jitsi ou autre, les collaborateurs peuvent travailler de chez eux, en télétravail, voire en déplacement, dans le train ou autre. Une accessible 24/7 aujourd’hui nécessaire qui permet de continuer à gérer au mieux ses opérations.
Les équipes, davantage connectées, sont plus simples à contacter, les échanges sont plus fluides et les projets peuvent facilement avancer, pour que les délais imposés soient respectés.
Comment déployer une Digital Workplace ?
Le déploiement d’une Digital Workplace nécessite une approche stratégique en plusieurs étapes. Rien de très complexe toutefois. En effet, aujourd’hui, les outils déployés, utilisés, sont généralement “no code”. Cela signifie que la solution peut être livrée en l’espace de quelques heures (jours, tout au plus).
Le déploiement de l’infrastructure nécessite toutefois une collaboration accrue entre les développeurs du logiciel et vos équipes, en interne. L’idée est de mettre en place un plan de déploiement progressif et pleinement sécurisé :
- débutez par un projet pilote avec un groupe restreint pour tester et ajuster avant un déploiement à grande échelle.
- accompagnez le changement avec des formations et une communication claire pour encourager l’adhésion des utilisateurs.
- assurez un suivi régulier via des indicateurs de performance (adoption, productivité) et des retours utilisateurs pour optimiser l’écosystème.
- récupérez les retours de vos utilisateurs, pour ajuster et adapter au mieux votre stratégie.
- effectuer un suivi régulier auprès de vos équipes pour vous assurer que les usages correspondent à vos attentes et que les chiffres (taux d’utilisation, notamment) soient suffisament élevés.
Suivre et analyser les statistiques de sa Digital Workplace
Pour suivre et analyser les statistiques d’une Digital Workplace, il est impératif de déterminer des bons KPIs (indicateurs clés de performance) à suivre. Or, il en existe de très nombreux. Voici les plus pertinents :
- taux d’adoption des outils, comme le nombre d’utilisateurs actifs sur Jamespot,
- la fréquence d’utilisation des fonctionnalités (partage de fichiers, réunions virtuelles),
- la productivité (temps moyen pour accomplir une tâche) et satisfaction des utilisateurs (via enquêtes).
Ensuite, privilégiez l’utilisation d’outils interne d’analyse, afin de centraliser et visualiser vos statistiques. C’est aussi un moyen de pouvoir effectuer un suivi plus efficace dans le temps et vérifier si les chiffres évoluent dans la bonne direction.
Des applications comme Tableau ou les rapports intégrés des plateformes cloud aident à créer des graphiques et à identifier les tendances, comme les pics d’activité ou les outils sous-utilisés.
N’hésitez pas, non plus, à tirer les conclusions qui s’imposent, de vos analyses (qu’elles soient hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles voire annuelles). Par exemple, un faible taux d’adoption peut indiquer un besoin de formation supplémentaire.
Le retour des équipes, au coeur de votre stratégie
Complétez ces données quantitatives par des retours qualitatifs via des enquêtes ou groupes de discussion pour comprendre les frustrations ou suggestions des collaborateurs. Ces résultats, vous pouvez ensuite les partager avec la direction ou les chargés du projet d’implémentation de la Digital Workplace, pour qu’ils adaptent leur stratégie, optimisent l’utilisation de leurs outils et, in fine, renforcent l’engagement.
Pourquoi opter pour une solution collaborative française et souveraine ?
À l’heure où de nombreuses questions géopolitiques se posent, plus que jamais, se tourner vers un outil numérique, collaboratif, français et souverain est essentiel. Une solution comme Jamespot, c’est l’assurance de voir ses données être stockées et traitées sur le territoire français (européen, tout au plus), en accord avec le RGPD.
Cela réduit les risques d’accès non autorisé par des entités étrangères, contrairement à des solutions internationales soumises à des juridictions moins protectrices, comme le Patriot Act américain. Les entreprises et administrations françaises, souvent tenues de protéger des données sensibles, bénéficient ainsi d’une meilleure maîtrise de leurs informations.
Deuxième élément à prendre en compte, la question de l’autonomie numérique nationale. Privilégier les solutions locales, c’est réduire la dépendance technologique à certains géants de la tech’, comme les GAFAM (les géants américains, comme Microsoft). Ces groupes, critiqués pour leurs pratiques, exercent un monopole sur le marché et manquent parfois de transparence sur leurs pratiques.
Enfin, un outil collaboratif souverain est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs français, qu’il s’agisse de langue, de réglementation ou de cas d’usage. Les fonctionnalités et les usages sont tous alignés sur les exigences culturelles (du point de vue de l’entreprise) et légales. C’est essentiel, notamment pour les entités publiques (mairie, santé, défense) qui peuvent ainsi travailler plus sereinement.
Surfez sur la vague France 2030 et optez pour une digital workplace française
France 2030 est un plan d’investissement ambitieux. Il a été lancé au mois d’octobre 2021. L’objectif ? Financer la transition numérique, le secteur du digital et de l’innovation afin de permettre à de futurs géants français d’émerger. Naturellement, la question de la souveraineté nationale reste au cœur du projet.
Résultat, se tourner vers des acteurs français, c’est répondre à l’appel d’un programme qui s’inscrit dans la continuité de ce qui a d’ores et déjà été annoncé, comme les Programmes d’investissements d’avenir (PIA) ou le plan France Relance.
L’objectif est de positionner la France comme un leader mondial dans les secteurs stratégiques (défense, collaboration, cybersécurité) d’ici à l’année 2030.
Jamespot, la Digital Workplace idéale pour renforcer la communication interne
Jamespot, éditeur français fondé en 2005. Nous sommes devenus, depuis, un acteur majeur des solutions collaboratives, proposant une Digital Workplace 100 % personnalisable et souveraine.
Notre plateforme cloud, certifiée ISO27001 et conforme RGPD, centralise plus de 100 applications (messagerie, visioconférence, gestion de projets) via des offres comme CollabNext et Team Work, alternatives à Microsoft 365 et Google Workspace.
Avec des outils no code comme Open Agora (réseau social d’entreprise), Fast Intranet (communication interne) et TeamWork (gestion collaborative), Jamespot favorise la productivité et l’engagement des équipes.
Notre entreprise, Jamespot, se distingue par son accompagnement personnalisé et l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans ses processus (via JamesBot ou Baguette Magique). Utilisés par 400 000 utilisateurs dans 350 organisations, nos outils collaboratifs répondent aux besoins exprimés par les PME, grands comptes et secteurs publics.
Digital Workplace ou Intranet, quelle solution collaborative choisir ?
La digital workplace se distingue d’un intranet par sa capacité à centraliser et optimiser la collaboration en temps réel. Contrairement à l’intranet, souvent statique et limité à la diffusion d’informations, une digital workplace intègre des outils dynamiques comme :
- la messagerie instantanée,
- la gestion de projets,
- le partage de fichiers et les espaces de travail collaboratifs.
Ce type d’outil favorise ainsi une communication fluide et une productivité accrue, en s’adaptant aux besoins des équipes hybrides ou décentralisées.
De plus, elle offre une expérience utilisateur personnalisée, avec un accès simplifié aux applications et données via une interface unique, souvent compatible avec le cloud. Là où l’intranet peut se limiter à un rôle informatif, la digital workplace mise davantage sur l’interactivité et l’intégration, réduisant par la même occasion, les silos organisationnels.
Les applications Jamespot pour optimiser et renforcer votre digital workplace
Jamespot a développé son propre appstore. Vous retrouverez, dessus, une sélection de plusieurs dizaines d’applications que vous pouvez facilement intégrer à votre outil collaboratif, pour le rendre plus efficace. Voici, à titre d’exemple, 10 applications Jamespot qui pourraient vous convenir :
- Flash Info : Permet de diffuser rapidement des informations critiques à tous les collaborateurs via des notifications, assurant une communication descendante efficace.
- Newsletter : Centralise les actualités internes pour maintenir l’engagement des équipes, renforçant leur sentiment d’appartenance.
- Enquête : Facilite la collecte de retours via des sondages personnalisés, favorisant l’implication des collaborateurs dans les décisions.
- Annuaire : Simplifie l’accès aux contacts internes, renforçant les échanges et la collaboration interservices.
- Base documentaire : Centralise les ressources pour un accès rapide, réduisant les pertes de temps liées à la recherche d’informations.
- Messagerie instantanée : Offre un canal pour des échanges informels, renforçant la réactivité et la proximité entre collègues.
- Jitsi by Jamespot : Intègre la visioconférence pour des réunions fluides, essentielles dans un contexte de travail hybride ou à distance.
- Remontée du terrain : Permet aux collaborateurs sur le terrain de partager des informations clés, créant un lien direct avec le siège.
- Question / Réponses : Encourage les collaborateurs à poser des questions et partager des idées, stimulant l’innovation et la collaboration.
- Quiz : pour créer vos propres quiz personnalisés.
Notre conclusion sur la Digital Workplace
La Digital Workplace s’est, au même titre que d’autres outils collaboratifs comme l’intranet ou le réseau social d’entreprise, imposée comme étant l’un des piliers de la transformation numérique.
Redéfinissant la collaboration, la productivité et l’engagement au sein des organisations, la Digital Workplace est un outil flexible et accessible 24/7, rapide à adopter, qui répond aux attentes de l’ensemble des collaborateurs… Tout en renforçant la compétitivité des entreprises.
Attention toutefois. Son succès repose sur un déploiement méthodique, un suivi rigoureux des statistiques via des KPI et une adaptation continue aux besoins des utilisateurs. Prenez également le temps d’étudier, d’analyser les solutions à disposition.
Jamespot, solution collaborative 100% française, est adapté aux enjeux actuels (sécurité des données, humain et la technologie au cœur de l’organisation etc…). N’hésitez pas à parcourir nos différentes offres et à vous renseigner auprès de nos équipes, pour un test, gratuit, de 15 jours, sans aucun engagement.
Digital Workplace – Foire aux Questions
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Une digital workplace est un espace numérique centralisant l’ensemble des outils, fonctionnalités et applications nécessaires pour que tout le mondep uisse travailler, aussi bien sur place (dans les locaux) qu’en télétravail.
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Utiliser une digital workplace au sein d’une entreprise offre la possibilité de simplifier les process pour les équipes à distance, d’avoir à disposition toutes les informations nécessaire et à n’importe quel moment. Enfin, une digital workplace permet de rapidement renforcer sa stratégie digitale !
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Chez Jamespot, nous accompagnons les entreprises en leur proposant une digital workplace de premier choix. Un outil ultra-complet, personnalisable et rapide à intégrer, permettant à vos équipes de travailler dans les meillueres conditions possibles.