Réussir le lancement de son Réseau Social d’Entreprise (RSE) : la checklist

Comment lancer son Réseau Social d’Entreprise ? Si cela peut paraître simple sur le papier, il existe quelques étapes à respecter pour bien choisir votre solution de RSE et garantir le succès de son déploiement parmi vos équipes.

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Maturité de votre organisation, analyse des besoins, préparation du cahier des charges : voici les 16 étapes à suivre pour choisir et déployer votre futur réseau social d’entreprise avec succès !

Comment réussir le lancement de son Réseau Social d’Entreprise (RSE)

Lancer un Réseau Social d’Entreprise ne se fait pas comme ça, il faut bien comprendre les spécificités de son entreprise pour faire le bon choix et déployer correctement. Parce que Jamespot accompagne toutes les organsiations dans le lancement de leur plateforme, nous avons souhaité partager notre expérience avec vous.

Voici donc notre checklist en 3 parties que nous avons conçue pour vous aider à mettre sur pied votre propre réseau social d’entreprise ! Et si vous souhaitez imprimer cette checklist pour la garder près de vous, nous vous avons préparé une version PDF, téléchargeable maintenant !

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Découvrez les étapes à suivre pour réussir le déploiement de votre réseau social d’entreprise

Partie n°1 : Partir de la culture de votre organisation

Choisir son Réseau Social d’Entreprise ne doit pas se faire sur un coup de tête. On ne choisit pas son réseau social comme on choisit un tee-shirt. Il faut avant tout analyser son entreprise, ses besoins, son fonctionnement, et ses enjeux.

Auditer la maturité de votre organisation vis-à-vis du numérique

Combien de fois, au cours de ces derniers mois, avez-vous entendu parler de la digitalisation des entreprises ? Certainement tellement de fois, que ce que voulait dire ce terme a commencé à être flou…

Évaluer sa maturité numérique consiste à comprendre si votre entreprise est prête à intégrer un nouvel outil de communication, si les collaborateurs sont équipés pour utiliser un Réseau Social d’Entreprise et surtout savoir s’ils sont prêts à changer leurs habitudes.

Analyser les méthodes de travail en marche dans votre organisation

En parlant d’habitudes, il est important, avant de se lancer dans l’expérience du Réseau Social d’Entreprise, de comprendre comment les collaborateurs travaillent. Pour cela, il faut étudier leurs outils, comment ils échangent en interne, comment sont gérées les priorités, où sont stockées les informations et les documents… Bref, comment s’organisent vos collaborateurs au quotidien.

Comprendre les relations avec la hiérarchie

Les relations hiérarchiques, d’une entreprise à une autre, varient. Pourtant, elles auront un impact sur votre Réseau Social d’Entreprise. Cela permettra de bien déterminer si vous voulez que l’information soit descente, montante ou horizontale. Cela permettra également de choisir les rôles de chacun sur la plateforme.

Prendre la mesure des enjeux générationnels

Génération X, génération Y, génération Z et Digital Nomad : ces termes vous donnent mal à la tête ? Pourtant, c’est très simple. Ces termes veulent simplement dire qu’il existe des différences dans la manière dont les collaborateurs voient le monde et l’entreprise. Et ces différences générationnelles doivent être prises en compte dans le choix de votre Réseau Social d’Entreprise.

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Partie n°2 : Élaborer un cahier des charges des besoins

Maintenant que vous connaissez tous les aspects qui caractérisent votre entreprise, vous avez toutes les cartes en main pour réaliser un bon cahier des charges. Celui-ci servira de base à votre recherche. Il faudra s’appuyer dessus pour comparer les outils et faire le bon choix.

Préciser le périmètre des besoins

Pourquoi voulez-vous adopter un Réseau Social d’Entreprise ? À quel besoin cet outil va-t-il répondre ? Vous devez savoir quel est l’objectif de votre futur réseau afin de choisir l’outil qui vous correspond le plus et déployer correctement votre plateforme collaborative.

Choisir la technologie la mieux adaptée

Cela parlera surtout aux plus Tech d’entre vous, mais avant de choisir son outil, il faut prendre en compte les technologies utilisées par ces mêmes outils. Et comme on a vraiment à coeur de vous aider, on vous fait un petit résumé de leur définition :

  • SaaS (pour Software as a Service) est un modèle de distribution de logiciels à travers le Cloud.
  • On-Premise concerne les logiciels hébergés et maintenus par le propre service informatique de l’entreprise.

Il existe évidemment d’autres technologies. Tout va dépendre de vos besoins et de vos souhaits.

Prendre en compte les particularités de votre organisation

Comment travaillent les collaborateurs de votre entreprise ? En télétravail, en présentiel, les deux ? Sont-ils sur le terrain ou seulement dans vos bureaux ? Ce sont des données à prendre en compte lorsque vous choisissez un outil collaboratif, il doit correspondre aux spécificités et aux usages de chacun de vos collaborateurs.

Définir un budget, un calendrier et les étapes clés

Dans combien de temps voulez-vous lancer votre Réseau Social d’Entreprise ? Et quel budget allez-vous y accorder ? Ce sont deux questions très importantes à se poser avant de vous lancer. En effet, certains outils prennent 1 mois à être lancé, d’autres, au contraire, peuvent prendre jusqu’à 6 mois.

Les étapes principales du déploiement doivent être réfléchies en amont, avec vos équipes et celle de l’outil.

Choisir la solution dans un cadre juridique en conformité́

RGPD, Cloud ACT, droit chinois : ce sont tous les trois des règlements qui vous garantissent que vos informations et vos données sont sécurisées. La différence vient du niveau de protection et des lieux de stockage des données. Ces notions doivent être prises en compte au moment de choisir votre Réseau Social d’Entreprise.

Partie n°3 : Proposer un plan d’accompagnement

Maintenant que vous avez une bonne idée de vos besoins et que le cahier des charges est fait, vous pouvez faire votre benchmark et choisir la solution qui vous correspond. Une fois le choix fait, il vous reste seulement à préparer le déploiement de votre Réseau Social d’Entreprise, mais attention : la mise en oeuvre de votre projet ne dois pas se faire n’importe comment.

Définir la gouvernance

Peu importe l’outil que vous avez choisi, il existe différents statuts pour les utilisateurs : administrateurs, animateurs, utilisateurs, externes, etc. Chacun a des droits et des accès différents. Vous devez choisir le statut de chaque utilisateur, et notamment choisir les personnes qui auront le statut d’administrateur, car elles devront gérer la plateforme (ce qui

Trouver des sponsors au sein de l’organisation

Pour que l’adoption de l’outil se passe bien pour tout le monde, vous devez avoir des ambassadeurs ou des sponsors de la solution. Cela peut être des utilisateurs en qui vous avez confiance pour motiver l’adoption ou bien des utilisateurs engagés dans le projet. L’objectif est qu’ils portent le projet au sein de votre entreprise.

Définir un calendrier pour le déploiement de la solution

Déployer votre réseau social à tout le monde d’un coup n’est pas vraiment quelque chose que l’on vous conseille. Cela va créer de la confusion et une grosse charge de travail pour les administrateurs de la plateforme, puisqu’ils devront faire découvrir le nouvel outil à tout le monde en même temps. Mieux vaut y aller petit à petit et définir en amont un calendrier de déploiement.

Proposer des sessions de formations

Prendre en main un nouvel outil n’est pas toujours facile et le réseau social d’entreprise ne fait pas exception à la règle. Certaines personnes étant moins à l’aise avec les outils informatiques que d’autres. Pour éviter que certaines se sentent exclues ou perdue et finissent par abandonner l’outil, il est important de mettre en place des formations adéquates et concrètes.

D’autant plus que le réseau social d’entreprise est l’un des outils plus riches du marché : il est donc essentiel que vos équipes apprennent les bases de son utilisation grâce à des formations adaptées : créer du contenu, partager des connaissances ou encore créer et animer des groupes de travail.

Notez que ces formations peuvent concerner l’accompagnement au changement comme la bonne prise en main du Réseau Social d’Entreprise et de ses applications. Chez Jamespot, on vous propose des sessions de Jamespot Academy, un rendez-vous hebdomadaire pour des formations rapides et efficaces sur les applications et les usages de votre réseau social.

Animer les communautés qui participent au succès du déploiement du projet

Pour qu’un Réseau Social d’Entreprise fonctionne, pas de secret : il faut l’animer. Essayer de publier régulièrement et de partager avec vos utilisateurs. Cela permettra de créer un sentiment d’appartenance et de faire revenir les utilisateurs sur votre RSE.

Mesurer l’adoption de l’outil au sein de votre organisation

Voyons à présent la dernière étape de votre projet de réseau social d’entreprise ! Maintenant que vous avez lancé votre Réseau Social d’Entreprise, il est important de mesurer son efficacité. Vous pouvez analyser de nombreux indicateurs : nombre de personnes inscrites, nombre de personnes actives, nombre de personnes qui ont téléchargé l’application… Mais attention, l’important n’est pas de se focaliser sur les données, mais de continuer à progresser !

En plus des indicateurs à suivre, prenez le temps de faire un point avec les utilisateurs afin de récolter leur avis sur leur nouveau réseau social : en sont-ils satisfaits ? L’outil répond-t-il clairement à leurs besoins ? Il y a-t-il une fonctionnalité qu’ils souhaiteraient avoir ? Etc.

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Comment réussir le lancement de son RSE ?

Et oui, toutes les bonnes choses ont une fin… Nous arrivons à la fin de cet ouvrage dédié au déploiement de votre futur réseau social !

Le Réseau Social d’Entreprise est un outil formidable qui a de nombreux avantages a à vous apporter à vous et à la communication de votre organisation. Mais pour que la machine fonctionne, il faut faire les choses bien. Cette checklist en 16 étapes vous permettra de lancer votre Réseau Social d’Entreprise de manière efficace et en toute tranquillité.

Alors, prêt à vous lancer ?

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Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.