Les outils pour améliorer sa productivité au travail

Utiliser les bons outils peut vous permettra d’améliorer votre productivité au travail, notamment à distance. Découvrez lesquels utiliser !

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Pour améliorer sa productivité, il est aujourd’hui indispensable de recourir à des outils adaptés. Ces derniers peuvent être implémentés et gérés de manière totalement séparée. Ils peuvent également être centralisés dans des outils comme l’intranet ou la plateforme collaborative, permettant ainsi aux collaborateurs d’avoir accès à un ensemble de fonctionnalités à partir d’un point d’entrée unique. Passons donc en revue les meilleurs outils conçues pour améliorer sa productivité.

Pourquoi améliorer sa productivité ?

L’une des priorités de chaque entreprise, c’est naturellement la productivité. Sans avancer dans ses tâches quotidiennes, l’entreprise aura énormément de mal à sortir de l’argent, à être rentable et donc à être pérenne.

En outre, la productivité suppose de la croissance. Une société, pour s’implanter dans le temps, doit ainsi générer des revenus, mais également les réinvestir, recruter, se faire connaître, etc. Finalement, la productivité initiale a un impact sur tout le reste.

Enfin, imaginons qu’une entreprise reconnue, générant une rentabilité certaine, rencontre certains problèmes. La productivité s’effondre. De fait, c’est la trésorerie qui est impactée avec, à terme, la probabilité de devoir opérer à un plan de licenciements voire à une fermeture totale du business.

Comment être plus productif au quotidien ?

Pour être plus productif au travail, plusieurs méthodes existent. Ces dernières sont très simples à mettre en place et permettent ainsi d’avancer plus rapidement, de manière plus ciblée.

1. Priorisation

La première des choses à faire est de prioriser : les tâches les plus importantes doivent être effectuées en premier. Les missions secondaires, voire tertiaires, viendront ensuite.

2. S’imposer des deadlines

Sans vraies deadlines, difficile d’y voir clair. Un projet peut s’étaler dans le temps et prendre plus de jours, de semaines voire de mois qu’il ne devrait. Les deadlines permettent de s’imposer un rythme de travail et de répondre à certaines attentes côté client.

3. Une seule tâche à la fois

Le meilleur moyen de se perdre est de se focaliser sur plusieurs tâches à la fois. En étant focalisé sur une seule de ses missions, on est beaucoup plus concentré et donc, beaucoup plus efficace. Se concentrer sur un seul fichier, un seul document permet de mieux gérer les éventuelles données, de conserver un fil conducteur et de répondre plus efficacement aux attentes client.

4. S’aérer l’esprit

Enfin, il est essentiel de souffler, faire des pauses et s’aérer l’esprit. Prendre du recul à travers des pauses de 10 à 15 minutes permet de revenir avec la tête plus légère et d’être plus efficaces. Les petites erreurs sont gommées et le travail avance de manière efficace.

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Quels outils utiliser pour être plus efficace

Outre l’action “humaine”, quels sont les outils qui pourraient éventuellement aider une entreprise et ses collaborateurs à être plus efficaces au quotidien ? Aujourd’hui le numérique offre une multitude d’options différentes aux professionnels, à travers les solutions collaboratives et leurs nombreuses fonctionnalités, pouvant aider à y voir plus clair et à avancer de manière cohérente.

1. Plateforme collaborative

Le premier des outils sur lesquels se concentrer n’est autre que la plateforme collaborative. Ces éléments, souvent personnalisables, permettent d’avoir un environnement de travail unique dédié aux collaborateurs. Il s’agit d’un outil particulièrement intéressant et puissant pour les entreprises ayant adopté le télétravail ou le travail hybride  (travail en distanciel et sur place).

Les plateformes collaboratives apportent une solution unique à la question de la productivité. Elles permettent à l’ensemble des collaborateurs d’une organisation de se connecter sur un espace, de communiquer rapidement les uns avec les autres, de gérer et suivre leurs projets, d’organiser des réunions et autres conférences… En quelques clics seulement. Bref, tous les éléments nécessaires pour se coordonner au quotidien et ainsi être pus productifs.

Vous ne souhaitez pas opter pour ce type d’outil de communication ? Des logiciels existent, comme Asana ou Trello, Slack, AirTable ou encore Zapier pour l’intégration et l’automatisation de nombreuses tâches. Certains outils, proposés par Google notamment, ont pour caractéristique principale d’être totalement gratuits. Il serait toutefois préférable de tout centraliser via une seule et unique plateforme !

2. Fonctionnalités et applications annexes

Les plateformes collaboratives, notamment celle proposée par Jamespot, sont modulables. Cela veut dire que des applications sont téléchargeables depuis un store, permettant ainsi de créer une plateforme dont les fonctionnalités répondent aux besoins de tout le monde, de manière très pertinente. Pour optimiser sa communication interne et être plus productif, des applications peuvent être téléchargées, concernant :

  • La gestion de projets, les tableaux Kanban ;
  • La messagerie instantanée et le chatops ;
  • L’organisation de visioconférence ;
  • La segmentation en groupes et sous-groupes pour une communication interne plus ciblée.
  • Le partage de contenu en interne (contenu informatif, actualités de l’entreprise) ;
  • La gestion des présences, parfaite pour déterminer lesquels de vos collaborateurs sont en télétravail ou en présentiel.

Ces applications et fonctionnalités sont spécifiquement créées pour accompagner les entreprises à créer un espace qui leur ressemble et surtout adapté à leurs usages et modes de travail !

3. Le métavers

Certes, il s’agit là d’un outil en devenir, que tout le monde ne connaît pas ou ne maîtrise pas encore. Pour autant, le métavers s’annonce comme étant l’un des outils de collaboration et de productivité les plus importants des prochaines années.

Qu’il s’agisse de la gestion client, de la relation entre collaborateurs ou le travail d’équipe, le métavers est un monde virtuel, immersif ou en 2D, qui permet à tout le monde de se retrouver au sein d’un seul et même univers, peu importe où ces personnes se trouvent en physique.

De quoi expérimenter de nouvelles façons de communiquer dans le numérique et permettre à tout le monde de se retrouver, d’échanger et avancer. De quoi être plus efficace au quotidien !

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L’impact de la communication interne sur la productivité

L’impact d’une communication interne optimisée est assez important sur la productivité quotidienne des collaborateurs. Un rapport rendu par l’institut McKinsey démontre que les équipes sont 20 à 25% plus efficaces lorsqu’elles sont interconnectées.

Toujours selon McKinsey, un collaborateur va avoir tendance à passer près de 20% de son temps au travail à rechercher des informations en interne ou une personne, un collègue, susceptible de l’aider.

Des chiffres assez hauts, notamment quand on sait qu’en cas d’implémentation d’un intranet, seuls 13% des équipes l’utilisent au quotidien. Un travail de fond, de formation et de pédagogie est donc à mener afin d’arriver aux résultats espérés.

Renforcer la productivité au travail, en bref

Pour améliorer la productivité au travail et la bonne réalisation des tâches, une meilleure gestion d’un projet en cours ou simplement pour gagner en efficacité, de nombreux outils existent. Logiciel, services en ligne (SaaS), les solutions et applications ne manquent pas. De fait, que ce soit en présentiel ou à distance, une équipe composée de plusieurs collaborateurs peut bénéficier des nombreuses fonctionnalités et avancer dans les meilleures conditions possible.

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Chez Jamespot, nous proposons une plateforme collaborative qui permettra à vos équipes d’avoir accès à un ensemble d’outils et d’applications modulables permettant d’être bien plus efficace au quotidien. Centralisant les fonctionnalités des meilleurs outils de productivité du marché, la plateforme Jamespot est à découvrir gratuitement sur une période de 30 jours. Vous pouvez également demander une démonstration par l’un de nos commerciaux !

 

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Passionné par l'univers du digital et des nouvelles technologies, je suis convaincu que l'avenir passe par l'utilisation d'outils collaboratifs pour rapprocher les gens, même depuis l'autre bout du monde !