L’intranet : une solution toute trouvée pour les PME

Quelles sont les problématiques auxquelles peut faire face une PME ?

Les problématiques auxquelles peut faire face une PME sont assez nombreuses, notamment en termes de communication. Avant la crise sanitaire, la question du renouvellement digital commençait seulement à se poser. Or, le covid-19 ayant frappé sans prévenir, de nombreuses sociétés se sont retrouvées face au fait accompli : leur modèle n’était clairement pas adapté. En a résulté une perte de chiffre d’affaires pour de nombreuses entreprises, certaines allant même jusqu’à fermer leurs portes.

Mal adaptées, disposant d’un site mal sécurisé, presque vétuste, les solutions ont rapidement manqué permettant aux sociétés déjà bien implantées sur le web ou disposant d’outils digitaux favorisant le télétravail de bien mieux s’en sortir. Face à ces manques, la digitalisation s’est accélérée. Certains outils de communication, comme les intranets ont d’ailleurs su tirer leur épingle du jeu. Ils se sont vite imposés comme étant l’une des ressources les plus simples et les plus complètes à mettre en place. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle l’intranet PME est adapté à ces structures.

Quels sont les défis digitaux à relever pour une PME ?

Mais pourquoi une PME devrait-elle se tourner vers un intranet ? Shadow IT, informations perdues, intranets existant mais vieillissant, l’intranet 2.0 répond à de nombreuses problématiques :

• Shadow IT : on parle de shadow IT, lorsque des technologies non validées par l’entreprise sont utilisées par les collaborateurs. Cela laisse ainsi craindre l’apparition de failles et la perte de nombreuses données.
• Perte de l’information : la communication au sein d’une PME est continue et le flux d’informations peut vite devenir trop important. Au point de pousser certains collaborateurs à tout simplement occulter certaines données. Cela pousse à la relance et à de nouveaux échanges chronophages. Finalement, cela renforce la communication interne !
• Renouvellement des ressources : les intranets existant ne suffisent plus. De très nombreux outils et logiciels sont arrivés sur le marché chamboulant considérablement le spectre du travail à distance. Aujourd’hui, le télétravail se généralisant, les besoins évoluent. Gestion des emails, de ses projets, conversation instantanée, conversation et réunions vidéos, adaptabilité pour smartphones… Les vieux modèles ne sont plus adaptés.

Comment l’intranet peut-il résoudre les besoins des PME ?

Aujourd’hui, de plus en plus de PME proposent des solutions d’intranet leur permettant de travailler efficacement, dans le respect des règles sanitaires, sociales et économiques qui peuvent leur être imposées. On sait par exemple que de nombreux collaborateurs réclament un peu plus de centralisation (pour ne pas avoir à utiliser des dizaines de logiciels).

De même, de nombreuses questions se posent au sujet de l’amélioration des process et de la transmission des informations. De fait, il convient de se demander si les intranets de dernière génération peuvent véritablement accompagner et répondre à ces besoins. Si oui, l’impact d’un intranet PME est-il quantifiable ?

1- Unification de la communication interne

L’un des principaux avantages de l’intranet PME réside dans le fait qu’il participe grandement à l’amélioration constante et continue de la communication en interne. Prenons l’exemple d’une société qui a dû s’adapter à la crise sanitaire et proposer le télétravail à ses employés. En a résulté de nombreux problèmes, puisque personne n’est habitué à cela.

Les outils n’étaient pas du tout adaptés. Résultat, les emails, les appels, les réunions Zoom se sont multipliées afin de permettre à l’entreprise de continuer à bien fonctionner. Cela a forcément ralenti la gestion des projets et le bon déroulé des opérations puisqu’il a fallu s’adapter, créer des comptes, trouver un moyen de communiquer à l’ensemble des collaborateurs etc…

La mise en place d’un intranet PME adapté répond à cette problématique et ce, de manière très claire. En effet, cette solution centralise absolument toutes les données et toutes les informations nécessaires. Un collaborateur peut vérifier où en est son projet, peut en clôturer un, en créer un nouveau et avancer de manière un peu plus rapide. De même, les outils à disposition permettent de se connecter à des réunions vidéos, d’échanger en instantané etc… Directement depuis cette seule plateforme.

2- Rassemblement des collaborateurs dans un outil unique

L’autre intérêt de l’intranet pour PME réside dans l’unification et la centralisation de l’ensemble des équipes sur une seule plateforme. Outre l’aspect marketing et communication, les équipes commerciales, les équipes légales, les équipes en charge de la production et de la logistique peuvent elles aussi s’y connecter afin de partager des données, des informations et gérer leurs projets.

Cela permet de créer une cohésion de groupe et d’équipe, un sentiment d’appartenance, quand bien même l’ensemble des équipes se trouve éparpillé un peu partout à travers la ville, la région ou le département.

3 – Accès centralisés aux documents

La gestion de la documentation est un point essentiel dès lors que l’on évoque une PME. Il y a encore quelques années, les archives étaient relativement nombreuses et ne favorisaient pas une bonne transmission des informations.

Un collaborateur souhaitant avoir accès à une fiche de salaire, à un contrat de travail ou même à un devis, une facture ou une promesse de vente pouvait avoir à attendre de longues minutes avant que le document n’arrive. De plus, l’impact écologique d’un tel mode de fonctionnement était terrible, avec une utilisation accrue de l’encre et de feuilles de papier.

La GED favorise d’une part, la numérisation de l’ensemble de sa documentation et donc l’obtention d’une version digitale de l’ensemble de ses supports papiers. De même, la gestion digitalisée de ses documents permet de stocker ses documents papiers directement sur une seule et même plateforme, accessible à l’ensemble de l’entreprise. Dorénavant, en quelques clics et quelques secondes seulement, une personne peut récupérer l’information dont elle a besoin sans avoir à passer par le service administratif. La GED est l’un des éléments essentiel d’un bon intranet pour PME.

4 – Accès centralisés aux outils métier et ressources

La centralisation de la documentation s’accompagne de la centralisation de l’accès aux outils métier. Qu’entend-on par-là ? Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises proposent des outils permettant de créer des réunions en ligne (Zoom, Skype), de discuter en instantané (Slack), de gérer ses projets (Trello). Si ces solutions sont pertinentes dans 99% des cas, reste que celles-ci sont éparpillées. Il est donc difficile de s’y retrouver : mots de passe, onglets ouverts etc…

Les intranets d’aujourd’hui répondent à cette surenchère des offres en proposant, comme c’est par exemple le cas avec Jamespot, une seule et même plateforme sur laquelle il est possible d’incorporer et donc d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités souhaitées. Vous pouvez par exemple avoir directement sur votre intranet PME, la possibilité de créer des réunions, de gérer des réunions vidéos, de recevoir vos emails, de discuter en messagerie instantanée, de gérer vos ressources etc…

5 – Onboarding rapide des nouveaux collaborateurs

La mise en place d’un intranet permet également de faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Comment ? Ces derniers sont formés sur une seule et même plateforme, par une équipe compétente, qui maîtrise déjà l’ensemble de ses enjeux et ses spécificités. Ces derniers, même à distance peuvent vite monter en compétences et être opérationnels afin de joindre les équipes en place.

De la même façon, les nouveaux entrants comme les collaborateurs déjà bien implantés peuvent être force de proposition afin d’améliorer l’expérience utilisateur et la personnalisation de l’outil. Cela facilitera à terme, le quotidien de l’ensemble des employés mais également des nouveaux venus qui pourront surfer sur ces retours pertinents pour monter en compétence de manière un peu plus rapide.

6 – Personnalisation de l’intranet pour PME

L’intranet est un outil qui peut vous ressembler. En effet, plus qu’un gadget digital, il s’agit d’une véritable extension de l’entreprise. Cela se traduit par une optimisation possible aussi bien sur son logo, les couleurs, les polices et l’ensemble de la charte graphique, que sur la gestion de ses fonctionnalités.

L’entreprise peut choisir celles qu’elle préfère et qui lui sont le plus utiles, plutôt que d’avoir à utiliser l’ensemble des fonctionnalités proposées par l’outil. En d’autres termes, il s’agit d’une solution « sur-mesure », ultra-personnalisable, qui permet à la société de travailler sur un outil qui lui est propre.

Finalement, l’intranet est un formidable outil de communication interne pour l’entreprise et les employés. Ses applications sont nombreuses et permettent aux divers utilisateurs d’utiliser un logiciel regroupant à la fois la gestion de projet, le partage d’actualités et de contenus, favorisant l’engagement et le développement des connaissances transverses. En bref, tout est réunie pour offrir la meilleure expérience de collaboration possible aux équipes de votre entreprise.

Pourquoi vous, PME, avez besoin d’un intranet ?

Vous hésitez encore à passer le cap des outils collaboratifs ? À l’heure où le monde se digitalise et où les besoins et envies des nouveaux arrivants sur le marché du travail évoluent, de plus en plus de sociétés se tournent vers un mode de travail hybride. Cela leur permet d’accueillir sur site, mais également de continuer à fonctionner à distance.

Si de nombreux défis se dressent sur le chemin, notamment en termes de communication interne, de coordination et de centralisation des ressources, certaines solutions existent.

Modulables, personnalisables et rapidement déployables, les solutions intranets PME rendent l’expérience professionnelle plus efficace et plus pertinente, en télétravail, en présentiel ou en hybridation. Un intranet est donc un espace de collaboration et de partage, qui peut s’enrichir à l’aide d’applications (non pas client, mais bien en interne). Une sorte de réseau social d’un nouveau genre !