Comment présenter votre projet d’intranet à votre patron ?

Comment faire afin de proposer un projet d’intranet à son patron ?

Prendre la parole devant son patron, son supérieur hiérarchique, afin de lui présenter une nouvelle idée peut être particulièrement stressant. Mais pas de quoi vous inquiéter : nous avons quelques conseils à vous partager afin de mettre toutes les chances de votre côté..

En effet, l’utilisation d’un outil de centralisation des données, des informations et des collaborateurs, comme peut l’être une plateforme collaborative professionnelle, ne peut être que bénéfique pour vous et vos collaborateurs. Mais si vous en êtes déjà conviancu, ce n’est peut-être pas encore le cas de tout le monde au sein de votre entreprise (on vous souhaite que ça soit le cas.) Dans la suite de cet article, vous retrouverez donc tous nos conseils et arguments pour convaincre votre supérieur de déployer votre projet d’intranet.

1. Proposer une liste de 5 raisons pour lesquelles un intranet est indispensable

Autant mettre les pieds dans le plat. Plutôt que de tourner autour du pot, soyez clair, direct et concis. C’est pourquoi, on vous invite à rédiger une petite liste des 5 raisons pour lesquelles votre entreprise, vos collaborateurs auraient besoin de se tourner vers un intranet.

Comme vous pouvez l’imaginer, le temps de votre patron est précieux. En dévoilant votre top 5 des raisons pour lesquelles un intranet est indispensable, vous frappez vite et fort. Vous conserverez toute son attention et augmentez vos chances de le convaincre. De plus, n’hésitez pas à vous baser sur des faits relatifs à l’activité de votre organisation : vos arguements auront encore plus de poids si votre patron peut les relier à des éléments réels et factuels (exemple : les collaborateurs perdent du temps à chercher les documents dont ils ont besoin) :

Les 5 forces incontestables de l’intranet sont les suivants :

• la sécurité des données
• la centralisation des informations et actualités de l’entreprise
• la possibilité de collaborer en télétravail
• la personnalisation de l’outil
• l’harmonisation des process, même à distance

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2. Insister sur l’évolution technique de l’outil

L’intranet est souvent pointé du doigt par ses détracteurs pour son aspect peu évolutif qui lui vaut bien souvent de passer pour un outil démodé visuellement et fonctionnellement. Un constat bien réel durant les années 90, époque où l’intranet était l’outil collaboratif le plus plébisicté, mais qui a bien évolué depuis.

Aujourd’hui, l’intranet, tout comme le réseau social d’entreprise et la Digital Workplace, est en mesure d’évoluer graphiquement et fonctionnellement selon les besoins de l’organisation qui l’utilise. Un changement dû en grande partie à l’émergence d’outils no code comme Fast Intranet qui permettent aux organisations de mettre à jour leur intranet de manière régulière plutôt que de le laisser vieillir et être, à l’arrivée, déserté par les collaborateurs.

Bref, n’oubliez pas de mentionner ce point à votre supérieur : savoir qu’une fois adopté, votre intranet durera plusieurs années devrait fortement l’intéresser !

3. Montrer des captures d’écrans de votre intranet pour créer l’envie

Si votre boss n’est toujours pas convaincu, cela signifie qu’il a encore besoin d’être rassuré. Qu’à cela ne tienne : sortez-lui le grand jeu ! Pour susciter l’envie chez votre supérieur, aidez-le à se projeter en lui présentant de belles images de votre intranet. On dit toujours qu’une image vaut mieux qu’un long discours après tout ! Pour cela, n’hésitez pas à récupérer des images, des captures d’écrans voire même des vidéos sur votre (futur) intranet afin de montrer son aspect visuel ainsi que son fonctionnement. Même conseil que pour la présentation des forces de l’outil : reliez dès maintenant votre intranet à votre organisation en implémentant la charte grahique et des photos des membres de votre équipe.

Cette façon de faire permet à l’assemblée présente ce jour-là de s’immerger totalement dans l’outil. Votre patron comprendra plus facilement ce dont vous lui parlerez grâce à des exemples concrets, factuels.

4. Créer une présentation PPT pour condenser votre argumentation

Pour enfoncer le clou et mettre absolument toutes les chances de votre côté, on vous recommande chaudement de préparer une présentation PowerPoint (PPT pour les connaisseurs). Bien sûr, ne perdez pas votre précieux temps à préparer une présentation de 50 slides surchargées. On vous le rappelle : le but est d’être convaincant tout en maximisant votre temps et celui de votre supérieur. Condensez votre argumentation et présentez à votre patron les arguments qui feront mouche.

5. Présenter un plan d’onboarding sur le court/moyen terme

Pour celles et ceux d’entre vous qui pensent que cela ne suffira pas, nous avons une flèche en plus à ajouter à votre arc. Vous pouvez ajouter à l’ensemble de votre présentation, un plan d’onboarding à court et à moyen terme.

Une démarche qui peut sembler un peu culottée mais qui démontre que vous avez une vision bien claire et établie de la façon dont vous envisagez les choses. Cela donne plus de poids à l’idée qui est la vôtre et montre à votre supérieur qu’il ne s’agit pas simplement d’une simple suggestion mais bel et bien d’un projet concret et surtout réalisable.

6. Présenter un plan financier

Dernier argument de poids : l’aspect financier. Bien entendu, l’un des sujets inévitables qu’il vous faudra aborder lors de votre conversation sera l’aspect financer. Même si les bénéfices du projet lui semblent intéressants, votre supérieur voudra savoir combien cela risque de lui coûter (lui et le responsable de la comptabilité bien entendu.)  Prenez donc le temps de réaliser une courte étude sur le sujet : contactez les prestataires de services et demandez-leur un devis.

Mettez les choses en perspective et rappelez que certains coûts seront rapidement amortis. En plus de l’aspect pratique, les collaborateurs de votre société pourront communiquer et collaborer sur l’ensemble du territoire . Le coût engendré par la mise en place de l’outil peut être amorti par la réduction de la taille des locaux, du loyer et des ressources allouées… Bref, ne lésinez pas sur les arguments liés au travail hybride et à ses enjeux, surtout dans le cas où votre organisation aurait adopté ce mode de travail.

7. Venir accompagné d’un responsable d’équipe

Tout seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin ! L’un des objectifs de votre présentation sera de convaincre votre patron que l’intranet ne sera pas là pour répondre à vos besoins en particulier mais bien à ceux de toute l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à impliquer d’autres managers ou chefs d’équipes dans la préparation de votre projet voir même à faire en sorte qu’ils soient présents le jour où vous présenterez votre projet.

Fast Intranet, l’outil no code de Jamespot

Fast Intranet est une solution no code qui permet à ses utilisateurs de créer leur propre intranet personnalisé de manière simple et rapide grâce à ses fonctionnalités no code. Faites votre choix parmi un large panel de widgets (banque documentaire, météo, calendrier, quizz…) et créez autant de pages que vous le souhaitez. Découvrez comment le conseil départemental d’Eure-et-Loir a déployé un nouvel intranet en quelques semaines en adoptant la solution Fast Intranet.

Bien lancer son projet d’intranet, l’outil de communication pour votre entreprise

Centralisation des actualités, sécurisation des ressources de l’entreprise, unification de la communication, renforcement de la culture d’entreprise : l’intranet est aujourd’hui l’une des solutions collaboratives les plus incontournables, en particulier à l’ère du travail hybride où vos collaborateurs ont besoin, plus que jamais, d’avoir des outils les reliant à votre organisation.

Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à présenter votre projet d’intranet de la meilleure des façons et surtout à convaincre votre supérieur. Bien sûr, ces conseils sont également valables pour d’autres outils collaboratifs comme le réseau social d’entreprise ou la Digital Workplace. L’outil change mais l’objectif reste le même : avoir un argumentaire solide pour convaincre rapidement les personnes qui doivent l’être.