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Qu’est-ce qu’une digital workplace ?

Une digital workplace est un environnement de travail numérique. Il s’agit d’un espace depuis lequel vous pouvez gérer vos opérations quotidiennes, comme vos projets, vos réunions et vos échanges internes. L’un des principaux objectifs de la digital workplace est qu’elle s’adapte aux besoins métiers. Elle n’impose rien aux équipes.

Au sein de votre organisation, l’outil doit être accessible et utilisable par tout le monde, que vos collaborateurs soient sur site ou en télétravail. De quoi permettre aux sociétés actuellement en transition (modèle télétravail ou hybride) de pouvoir répondre aux besoins des salariés mais également des clients.

Finalement, la digital workplace, c’est un peu comme l’intranet. Votre employé, votre collaborateur peut profiter d’un outil favorisant aussi bien la transformation digitale que la collaboration. Il est plus simple de partager les informations entre les collaborateurs, de travailler à distance etc…

Pourquoi utiliser une digital workplace ?

Dans la suite de ce contenu, on vous propose de découvrir les quelques raisons qui font que la digital workplace est un outil complet et pertinent pour les entreprises.

1. Profondeur fonctionnelle

L’un des principaux avantages de la digital workplace, n’est autre que les applications dont elle dispose, pour optimiser l’expérience utilisateur. Ces applications, téléchargeables, faciles à supprimer et à développer répondent aux besoins de votre organisation.

Plutôt que d’imposer une liste de fonctionnalités supplémentaires dont la plupart ne vous seront pas utiles, l’outil met à disposition une large sélection vous permettant de choisir celles qui sont le mieux adaptées à vos besoins.

2. L’outil parfait pour le télétravail

La digital workplace est l’outil idéal pour toutes les entreprises souhaitant proposer le télétravail aux collaborateurs. Ultra-complet et fonctionnel, cet outil offre de nouvelles possibilités pour les personnes se trouvant à des dizaines ou des centaines de kilomètres l’une de l’autre.

Facilement accessible (mot de passe et login) la digital workplace permet de gérer l’ensemble de ses opérations quotidiennes : projet, RH, messagerie, réunions et visioconférence. À distance, les collaborateurs disposent de toutes les ressources et toutes les fonctionnalités adéquates pour travailler dans les meilleures conditions possibles.

3. Un espace sécurisé

La digital workplace répond à des normes de sécurité poussées ? En effet, ces outils ne sont accessibles que par les collaborateurs de votre société. Ces derniers disposent d’un mot de passe et d’un login personnel.

Les données, elles, sont traitées de manière éthique. La plateforme assure la sécurité des informations personnelles que ce soit celles des collaborateurs mais également celles des clients. Les erreurs de manipulation sont considérablement réduites, les ordinateurs personnels (possiblement infectés et corrompus) sont mis de côté au profit d’une plateforme sécurisée, ce qui offre donc une nouvelle marge de manœuvre aux équipes.

En France, le nombre de cyberattaques est en constante hausse, notamment depuis 2020 ou celles-ci ont été multipliées par 4. Il est donc impératif de proposer à ses collaborateurs l’utilisation d’outils assurant la sécurité des informations sensibles, permettant de confirmer l’image de la marque et lui éviter le moindre problème juridique.

4. Centralise l’information

Une digital workplace est l’endroit idéal afin de centraliser l’information pour ses collaborateurs. Celles-ci disposent, par exemple, de fonctionnalités GED (gestion électronique des documents) qui permettent de facilement y avoir accès.

De quoi considérablement améliorer la communication entre les équipes. L’utilisateur n’a plus à envoyer ou relancer via mail. Il peut se connecter, récupérer l’information dont il est à la recherche en quelques clics avant de pouvoir la manipuler.

5. Favorise l’engagement collaborateur

Avoir accès à un outil ludique, efficace et fonctionnel permet aux collaborateurs d’être plus engagés, notamment lorsqu’ils travaillent à distance. Ils disposent des dernières informations, peuvent réagir et célébrer les récents succès de l’entreprise. Ils sont au cœur du projet et ne dépendent plus d’une ou deux personnes pour savoir ce qu’il est en train de se passer.

L’impact de la digital workplace sur la communication interne

L’autre gros avantage de la digital workplace réside dans le fait que l’outil accompagne les sociétés dans leur communication interne. En effet, les entreprises disposent grâce à ce type de plateforme, de nouvelles voies et méthodes de communication.

Les managers et les collaborateurs restent en contact permanent, les actualités sont rapidement transmises à l’ensemble des équipes et la moindre donnée essentielle ne peut plus être manquée à cause d’une boîte mail remplie à ras bord ?

Les outils de communication interne à disposition facilitent les processus. Visioconférences pour vos réunions, messagerie instantanée, outil de gestion des opérations, gestion électronique des documents, facilitation de la gestion RH, bref la digital workplace s’adresse à tout le monde, améliore la transparence entre les collaborateurs et renforce la communication interne.

Comment bien choisir sa digital workplace ?

Reste à déterminer la façon dont vous envisagez de choisir votre digital workplace. Votre organisation a des besoins bien spécifiques. Découvrons les critères qui entrent en compte.

1. Budget

La digital workplace représente un coût non négligeable pour votre organisation. L’accès à un tel outil est, généralement, proposé selon un abonnement mensuel. Il faut donc déterminer le coût total que cela représente pour l’entreprise et comparer ce résultat aux bénéfices qu’il peut vous apporter (télétravail, réduction de certains loyers, de certaines charges etc…)

2. Fonctionnalités

On vous recommande de privilégier une plateforme collaborative multifonctions. En effet, ce type d’outil permet de créer un espace qui ressemble un peu plus à l'image que son entreprise renvoie. Plus de fonctionnalités il y a, plus la plateforme s’adapte à vous et à votre société.

Vous pouvez donc vous bâtir un outil disposant des ressources adaptées à ce que vous souhaitez mettre en pratique et à ce dont vos équipes ont besoin, comme une salle de réunion 2.0, le partage de fichier, la communication en direct etc... L’outil rêvé, qui s’inscrit à merveille dans son plan de communication interne ?

3. Implémentation

Comme nous avons pu le voir, le secteur de la digital workplace n’est pas encore mature. Cela sous-entend que les développeurs et prestataires de services ne proposent pas tous les mêmes offres. La qualité diffère, les outils également de même que les fonctionnalités etc. La remarque est la même pour tout ce qui touche de près ou de loin à la gestion client.

Qu’en est-il de l’implémentation ? ? Mettre en place une plateforme est long et difficile. Il est donc impératif de se faire accompagner. Privilégiez un partenaire maîtrisant son sujet, en capacité de prendre en charge la préproduction et la production. Il est important que la technologie professionnelle déployée soit facilement accessibles à votre (ou vos) employé pour qu’il puisse bien travailler.

4. Analyse et suivi

Il est important, afin de s’assurer de la réussite de son projet et de l’adaptation de ses collaborateurs aux outils, il faut disposer d’outils d’analyse et de suivi. L’outil que vous ciblez vous permet-il de suivre certaines statistiques ?

Permet-il à vos équipes de disposer de données fiables, faciles à lire en quelques secondes seulement ? Dans le cas contraire, le service client de votre prestataire est-il en mesure de vous couvrir et vous apporter une réponse concise et pertinente ? Autant de questions qui doivent être prises en compte au moment de sélectionner sa digital workplace.

5. Entreprise avec de l’expérience

Mieux vaut choisir une entreprise jeune et innovante ou une solution implémentée par une société d’expérience ? La question a le mérite d’être posée. Dans l’idéal, il est préférable de se tourner vers une entreprise proposant une solution bien établie même si les sociétés “disruptives” ont quelques arguments de taille.

Choisir une entreprise reconnue pour son offre permet de collaborer avec une société spécialisée, dont les services et la qualité n’est plus à prouver. Vous savez où vous mettez les pieds. N’hésitez donc pas à vous tourner vers les retours clients, les témoignages et les commentaires sur les plateformes dédiées (Google, G2, Capterra).

Découvrez la Digital Workplace Jamespot

Maintenant que vous connaissez tous les avantages de la digital workplace, vous avez sûrement envie d’en adopter une pour votre entreprise et surprise, Jamespot a tout ce qu’il vous faut !

La digital workplace de Jamespot vous offre la liberté de créer l’outil le plus adapté à vos besoins. Jamespot propose à vos employés un accès unique aux outils et aux ressources de leur choix qui vont leur permettre de faire preuve d’agilité ́dans leurs missions sans s’embarrasser des frontières techniques.

Quels sont les avantages de Jamespot ?

Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez aussi relier toutes les intégrations qui amélioreront votre expérience au travail. Microsoft 365, Google Workspace, Zoho Office Suite, Active Campaign, MailChimp… Retrouvez tous vos outils de travail quotidien dans la digital workplace de Jamespot et faites gagner un temps précieux à vos équipes.

Votre hub d’applications Jamespot permet de créer un espace de travail unique au sein duquel tout est centralisé et permet un gain de temps sans commune mesure à l’échelle de toute votre organisation. Cela vous intéresse d’en découvrir davantage ? Découvrez notre sélection des meilleure plateformes collaboratives de 2022 et faîtes votre choix !

Une solution pour améliorer la productivité au travail

Que ce soit pour vous ou vos employés, utiliser des solutions de collaboration permettent de considérablement optimiser sa communication interne. Un processus certes un peu long et compliqué à implémenter mais qui, à terme, sera bien accepté par l'ensemble des utilisateurs qui, eux même, remarqueront une vraie hausse de leur productivité !

In fine, ces solutions de collaborations permettent :

• D'améliorer la productivité des équipes ;
• De développer les connaissances numériques et des process ;
• Limiter l'utilisation d'un bureau et donc de permettre à son équipe de télétravailler ;
• D'accentuer l'intérêt collectif et mettre en place un environnement de collaboration poussé ;
• D'avoir un blog interne et partager du contenu informatif ;
• Optimiser la gestion des documents et de l'information.