Comment organiser une réunion de travail efficace en visioconférence ?

Organiser une réunion, c’est bien. Mais organiser une réunion de travail efficace, c’est encore mieux ! Découvrez comment faire, dans cet article !

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Dans cet article, nous vous aiderons alors à bien organiser une réunion de travail en revenant sur les points importants allant de la préparation à sa réalisation. Voici nos 10 conseils qui vous aideront à parvenir à réaliser des visioconférences pertinentes de A à Z.

1. Organiser une réunion seulement si elle est indispensable

Depuis la crise sanitaire et les confinements successifs, la réunionite est plus présente que jamais au sein des organisations. Pour éviter un trop plein, il est impératif d’organiser une réunion seulement si elle est indispensable et vise un but précis.

Si l’objectif fixé peut être atteint par un autre canal de communication, privilégiez-le ! Vous gagnerez du temps et en ferez gagner à vos collaborateurs. Prenez toujours quelques minutes pour vous poser la question, vous vous assurez ainsi du bienfondé de votre réunion de travail.

2. Se rendre visible et audible

Il est primordial lors d’une visioconférence de pouvoir être vue ET bien entendue. C’est donc pourquoi il faut vérifier l’état de votre caméra ainsi que du micro avant chaque réunion. Il se peut que vous ayez besoin de faire des réglages, prenez donc systématiquement 5 minutes avant chaque réunion pour vérifier que tout est en ordre.

Disposer de sa propre plateforme collaborative facilite grandement l’organisation de réunions en visioconférence. Tous vos collaborateurs étant regroupés au sein de la plateforme, quelques clics suffisent pour leur envoyer une invitation.

Certaines solutions collaboratives disposent même de leur propre outil d’animation de réunions comme l’application Diapazone pour la solution Jamespot. De plus, nous vous conseillons d’investir dans un équipement qualitatif pour le micro ou la caméra pour obtenir le rendu le plus professionnel possible.

3. Définir un ordre du jour

La clé de la réussite d’une réunion, c’est sa préparation. Il faut donc préalablement définir l’ordre du jour ainsi que les objectifs à atteindre lors de cette réunion. Pour permettre en amont une bonne préparation de la part de tous les participants, l’ordre du jour doit leur être transmis bien à l’avance.

4. Inviter seulement les personnes concernées

Il est vrai que l’on a parfois tendance à inviter un plus grand nombre de personnes qu’il n’en faut pendant une réunion. Rien de grave au premier abord, mais inviter trop de collaborateurs peut considérablement compliquer la prise de décisions par la suite.

Pour ne pas tomber dans ce piège, veillez à n’inviter que les personnes concernées par l’ordre du jour et les objectifs qui en découlent. Cela permettra dans un premier temps de ne pas se disperser, mais également d’éviter l’endormissement ou bien de faire intervenir des personnes qui n’auront pas de valeur ajoutée à apporter à la réunion.

5. Respecter le sujet du jour

Lors d’une réunion, on arrive vite à perdre de vue le sujet et à divaguer lors des discussions. Il faut donc que cet ordre du jour soit affiché tout le long pour ne pas le perdre de vue et que les participants restent concentrés autour de cette thématique.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, n’hésitez pas à recadrer les échanges si jamais vous sentez que la réunion s’éparpille. Toutefois, cela ne veut pas non plus dire qu’il n’est pas important d’aborder les points plus secondaires.

Par exemple, un temps peut y être consacré à la fin de la réunion une fois que tous les points majeurs ont été discutés.

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6. Respecter le timing

La durée de la réunion est un facteur bien trop souvent négligé ou sous-estimé par les salariés. Une réunion trop courte n’est jamais un problème en soi (du moment que l’objectif visé est atteint) mais une réunion trop longue augmente les risques que cette dernière soit finalement contre-productive.

Ne laissez donc pas les échanges traîner en longueur. De même, veillez à ce que chaque participant soit engagé dans la réunion et que chacun d’entre eux puisse prendre la parole pour exprimer son point de vue et partager ses idées.

7. Savoir rester focus

L’attention de tous les participants est une condition indispensable à la réussite d’une réunion. N’hésitez donc pas à être stricte sur tous les éléments qui pourraient nuire au bon déroulement de votre réunion et à aborder ces points au début de la visioconférence : l’utilisation des téléphones portables, le fait de se disperser et de travailler sur d’autres missions pendant la réunion, etc. Posez le cadre d’entrée de jeu pour garantir l’attention de vos collaborateurs.

8. Créer un engagement, une participation

La participation est importante, il faut donc arriver à impliquer activement ces participants. Pour obtenir de l’engagement donc des résultats concrets, il existe un bon nombre de méthodes et d’outils, en voici quelques exemples :

  • Le brainstorming : 5-10 minutes de réflexions collaboratives sur une problématique ou bien une innovation.
  • Le reverse brainstorming : Complémentaire au brainstorming, son fonctionnement est l’opposé de ce dernier puisqu’il consiste à aborder un problème à l’envers. Un exemple de reverse brainstorming : plutôt que de vous demander comment augmenter vos ventes, demandez-vous comment les diminuer. Cela permet de partir sur une réflexion différente et donc de trouver de nouvelles solutions à un problème donné.
  • Les 6 chapeaux de la réflexion : Ce concept développé par le psychologue maltais, Edward de Bono spécialiste en sciences cognitives permet de prendre du recul et d’observer une situation sous 6 angles différents (les 6 chapeaux) : la neutralité, l’optimisme, la créativité, l’intuition, le pessimisme et enfin l’organisation.

9. Appliquer les décisions prises

Si les décisions prises ne sont pas appliquées, c’est que la réunion de travail n’a pas été une réussite. N’oubliez pas qu’une réunion n’est en aucun cas une finalité, mais un moyen collectif de faire avancer un projet ou d’atteindre un objectif précis.

Une réunion qui ne débouche sur rien de concret est d’une part inutile, mais impactera également le moral de vos collaborateurs lors de vos prochains points collectifs.

10. Tenir un compte-rendu

Le compte-rendu n’est pas un élément important dans une réunion. Non, il est tout simplement indispensable, il ne faut donc pas oublier de le rédiger à la fin. Il résume les éléments principaux qui ont été abordés pendant la visioconférence ainsi que les décisions prises par les participants.

Il est indispensable car il permet d’un côté de garder une trace écrite de ce qui s’est dit pendant la réunion et donc d’éviter les oublis et de l’autre il représente un excellent moyen pour les absents de comprendre le cheminement de la réunion sans y avoir assisté et donc de ne pas perdre le fil.

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Passionné par l'univers du digital et des nouvelles technologies, je suis convaincu que l'avenir passe par l'utilisation d'outils collaboratifs pour rapprocher les gens, même depuis l'autre bout du monde !