Comment Guillaume, responsable communication, utilise Diapazone pour mieux organiser ses réunions

Le besoin de renouveler l’animation de la réunion hebdomadaire

Il y a encore quelques années, organiser la réunion hebdomadaire du lundi matin était une mission assez simple pour Guillaume.

Tous ses collaborateurs se trouvant au bureau, il lui suffisait de les regrouper dans une salle de réunion afin de discuter ensemble des points saillants de la semaine. Oui, mais voilà, le covid est passé par là et la situation n’est plus exactement la même.

D’abord, l’équipe a changé. Avant, tout le monde habitait assez proche des locaux de Montreuil. À présent, tout le monde s’est plus ou moins éloigné.

Certains sont partis en région parisienne, tandis que d’autres ont pris le cap vers des terres plus éloignées comme la région bretonne. Ainsi, vous l’avez compris, il est aujourd’hui bien plus compliqué de regrouper tout ce joli monde dans la même pièce.

Ensuite, les habitudes ont changé. Avant, le télétravail était purement occasionnel, seulement pour un rendez-vous médical ou pendant les vacances d’été. Maintenant, c’est devenu la norme. L’entreprise est passée au 100% télétravail suite à la crise sanitaire et, à présent, la plupart des collaborateurs ne viennent au bureau qu’une à deux fois par semaine.

Pendant les confinements, Guillaume procédait comme tout le monde et organisait sa réunion hebdomadaire en visioconférence, grâce au partage d’écran et aux tableaux de suivi de projet. Et cela a marché… Enfin pour un temps !

2 ans après, Guillaume s’est rendu compte que ce fonctionnement n’était plus aussi efficace : les réunions étaient longues, mal préparées… et parfois même ennuyeuses. Il était nécessaire de changer les choses.

Mémo rapide pour des réunions efficaces

• Préparez un ordre du jour précis ✔️
• Communiquez autour de votre réunion 📢
• Donnez la parole à tous les participants💬
• Timez votre réunion et ses étapes ⏲️
• Rédigez et centralisez le compte-rendu 📄
• Utilisez Diapazone de Jamespot 😉

Un nouvel outil pour de meilleures réunions

Le constat était sans appel : la réunion hebdomadaire devait se renouveler. Et pour cela, de nombreux outils ont émergé pour offrir aux entreprises les moyens d’organiser de meilleures réunions. Guillaume, de son côté, a opté pour l’outil Diapazone de Jamespot.

Regardons ensemble en détail comment Guillaume a transformé ses réunions avec Diapazone.

1. Les bons supports au bon endroit

Qu’est-ce qu’il y a de pire que de devoir partager son écran alors que 100 onglets sont ouverts et que de nombreuses notifications apparaissent de manière intempestive ? Si cela peut être drôle à certains moments, et même faire rire les collaborateurs, la situation peut vite devenir embarrassante et même problématique.

Avec Diapazone, Guillaume n’a plus besoin de partager son écran. Il peut ajouter en amont les supports et les documents dont il pense avoir besoin dans sa réunion directement dans Diapazone. La plupart du temps, Guillaume ajoute un onglet compte-rendu qu’il complète en temps réel avec l’aide de tout le monde.

Il ajoute aussi un onglet avec le tableau dédié au plan de communication de la semaine pour pouvoir en discuter avec l’équipe et que chaque membre l’ait sous les yeux. Il ajoute enfin le tableau appelé « Weekly Marketing » au sein duquel chaque collaborateur peut ajouter ses missions de la semaine directement pendant la réunion.

Parfois, il complète la réunion avec des liens utiles et des documents comme le prochain témoignage client ou un nouveau support de communication sur lequel il souhaite avoir l’avis de ses collaborateurs.

Cette fonctionnalité lui permet de gagner énormément de temps. Fini l’époque où il devait partager son écran, jongler avec les différents onglets et envoyer par mails les différents documents. Désormais, tous les documents, tableaux et informations nécessaires à la réunion sont regroupés dans un seul outil en quelques clics seulement.

2. Des animations simples et pratiques

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une réunion peut être ratée : une personne monopolise la parole, l’ordre du jour n’est pas précis, tout le monde s’éparpille, personne n’ose participer, un manque d’intérêt des participants, etc.

Pour éviter ce genre de désagréments, Guillaume prépare désormais plusieurs animations, toujours directement dans Diapazone :

• Un sondage en début de réunion pour lancer les discussions et demander à l’équipe comment elle se sent. Le plus souvent avec une simple question « comment vous sentez-vous cette semaine ? » et des emojis qui représentent plusieurs émotions pour répondre.
• Une To Do List lorsque l’on parle d’un projet. Cela permet à chacun de s’attribuer la tâche qu’il souhaite mais aussi d’avoir un plan d’action clair et rapide.
• Les réactions en temps réel permettent désormais à toute l’équipe de réagir à une annonce ou un élément de la réunion sans avoir à prendre la parole et donc couper la personne qui parle. Des likes quand la dernière campagne mail est un succès et un smiley souriant quand un collaborateur fait une (mauvaise) blague.

Ces petites animations permettent à Guillaume de donner du rythme à ses réunions et à tout le monde de s’exprimer facilement, même les personnes les plus réservées.

3. Une réunion timeboxée

Pendant vos réunions, combien de fois n’a-t-on pas prêté attention à ce que vous disiez ? Beaucoup trop de fois pour Guillaume qui était obligé de se répéter une heure seulement après la fin de la réunion. Le problème était que la réunion était trop longue et que ses collaborateurs finissaient par décrocher.

Pour éviter que les réunions ne durent trop longtemps, Guillaume utilise le système de time boxing de Diapazone. Une fonctionnalité qui lui permet de découper sa réunion en sessions avec une durée et un objectif pour chacune d’entre elles :

• 5 minutes pour l’Ice Breaker
• 15 minutes pour discuter de la Lead Génération
• 15 minutes pour le plan de communication
• Et 15 minutes pour parler des projets de la semaine

Grâce à cela, la réunion hebdomadaire reste limitée dans le temps et dépasse rarement l’heure.

4.  La cerise sur le gâteau : le compte-rendu automatique

Le problème des réunions est qu’elles sont trop rarement source de compte-rendu. Se créer alors une forme d’insatisfaction où chacun a fourni un effort pour participer, proposer, réagir, être créatif… et finalement repartir bredouille !

Et quand un compte rendu est rédigé, c’est bien souvent toujours la même personne qui s’en occupe pendant que les autres attendent qu’il ait fini.

Guillaume a alors décidé de recourir à Diapazone qui, de par ses fonctionnalités, lui permet aujourd’hui de résoudre les problèmes liés à ces deux situations auxquelles il a déjà été confronté.
Premièrement, Guillaume peut rédiger le compte rendu directement depuis l’outil : tout le monde le voit et peut participer en direct à sa complétion.

Deuxièmement, à la fin de la réunion, Diapazone synthétise tous les éléments de cette dernière dans un compte-rendu autogénéré : durée de la réunion, liste des présents, résultats des animations, liens vers les supports, ensemble des échanges… Guillaume a seulement à cliquer sur le bouton de fin pour avoir le compte-rendu complet sous la main.

Bref, Guillaume n’a plus à s’inquiéter au sujet du compte-rendu, Diapazone lui a simplifié la vie en rendant le tout automatique pour un précieux gain de temps à chaque réunion.

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Diapazone : la solution pour des réunions simples, efficaces et participatives

Oubliez les réunions où chacun est assis (pour ne pas dire avachi) sur sa chaise … Les formats se veulent aujourd’hui beaucoup plus participatifs et c’est bien dans cette optique qu’a été pensée Diapazone : Une solution qui vous accompagne du début à la fin de votre réunion, de la préparation au compte-rendu, et implique vos collaborateurs dans son animation.

Avec Diapazone, Guillaume peut préparer ses réunions en amont, impliquer tous les participants et transformer n’importe quel point d’équipe en un moment collectif et productif.

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