Dossier | Les 4 piliers de la collaboration : Introduction

Astuces, bonnes pratiques, outils… Organisez et animez vos visioconférences comme un véritable chef d’orchestre !

Comment organiser et animer une visioconférence de manière efficace ?
Jamespot vous invite à découvrir en détail 4 piliers de la collaboration à travers un dossier unique diffusé au compte-goutte durant tout le mois de février ! 4 outils collaboratifs qui ont fait leurs preuves pour 4 façons différentes de collaborer : la messagerie d’équipe, l’intranet, le réseau social d’entreprise et la Digital Workplace.

Choisir l’outil collaboratif idéal pour son organisation n’est souvent pas une partie de plaisir pour qui doit faire ce choix. Les éditeurs de logiciels sont nombreux, les outils disponibles également et les fonctionnalités et usages proposés par ces derniers le sont encore davantage. Tout ceci rend la compréhension du marché des outils collaboratifs difficile et le choix des organisations d’autant plus complexe.

Afin de vous aider à y voir plus clair, Jamespot a décidé de sortir le grand jeu : un dossier spécial et unique composé de 4 articles qui seront diffusés tout au long du mois de février ! Un article pour chacun des 4 outils collaboratifs que nous allons vous présenter dans ce dossier exceptionnel.

Mais avant de nous lancer ensemble dans cette grande aventure et de décortiquer les forces et les faiblesses de ces piliers de la collaboration, nous nous sommes dit qu’un rapide tour de présentation de chaque outil ne serait pas de trop. Une manière de nous assurer que tout le monde parte du bon pied avant le grand saut et connaisse les bases de chaque outil.

La messagerie d’équipe : le Fast Food de la collaboration

Le premier avantage de la messagerie d’équipe est que tout ce qu’il y a à comprendre est compris dans son nom. La messagerie d’équipe permet d’échanger via des canaux de conversations messages, fichiers et documents à une ou plusieurs personnes le tout en temps réel. Avec la messagerie d’équipe, la communication n’est pas rapide, non ! Elle se veut immédiate et sans concession ! Besoin d’un document ? Il vient de partir !

Besoin de demander à ses collaborateurs où en est le projet ? Un message rédigé en quelques secondes et le tour est joué ! La messagerie d’équipe se veut également très rapide dans son déploiement et son appropriation car sa réputation s’est déjà faite dans le monde public (WhatsApp, ça vous dit quelque chose ?). Son plus gros problème ? Son incapacité à rassembler les collaborateurs sous une communication interne unifiée et sereine.

L’intranet : le doyen des outils collaboratifs

A-t-on vraiment besoin de le présenter ? L’intranet est celui qui a posé les bases des outils collaboratifs en entreprise. Un espace d’information unique pour tous les collaborateurs, des informations centralisées pour tout le monde et voilà. Avoir un intranet, c’est s’assurer que TOUS vos collaborateurs aient les informations dont ils ont besoin. Pas besoin d’aller se renseigner ailleurs : toutes les informations dont vous avez besoin se trouvent dans l’intranet.

Si l’outil ne souffre aucun rival quand il s’agit d’unifier la communication d’une organisation sous une bannière commune, il est loin d’être le premier de la classe quand il s’agit de collaborer. En effet, même s’il peut proposer certaines fonctionnalités collaboratives à ses utilisateurs, la raison d’être de l’intranet tourne essentiellement autour du partage d’informations. Des informations d’ailleurs davantage partagées par le top management que par les utilisateurs finaux.

Le Réseau social d’entreprise : la brasserie du collaboratif

Avec le réseau social d’entreprise (que nous appellerons RSE pour faire plus court 😉), nous commençons à rentrer dans le cœur du sujet : la collaboration ! Le réseau social d’entreprise, c’est en quelque sorte le meilleur de l’intranet et de la messagerie d’équipe. L’outil est basé sur un système de groupes ou de communautés.

Chaque groupe correspond à l’un des aspects de la vie de l’utilisateur : son service, un projet qu’il doit mener à bien avec son équipe, un groupe d’échange sur comment faire des crêpes (le plus important de tous vous en conviendrez).

Le RSE dispose d’un flux qui regroupe l’activité de tous les groupes auxquels vous appartenez ainsi qu’une… messagerie d’équipe.

Le RSE permet donc de communiquer de 3 façons différentes : avec l’un de vos collaborateurs (la messagerie), avec votre équipe (la messagerie ou le groupe dédiée à cette dernière) ou à tous vos collaborateurs en même temps (s’ils sont tous dans le groupe pour faire des crêpes par exemple 😉).

La Digital Workplace : le paradis de la collaboration

Terminons notre rapide tour d’horizon des 4 cavaliers de la collaboration avec le plus gros d’entre eux. Sacré morceau en effet que la Digital Workplace. C’est le plus récent des 4 outils collaboratifs que nous venons de voir et sans aucun doute le plus complexe à mettre en œuvre. Une Digital Workplace consiste à unifier l’ensemble de vos outils et de vos logiciels dans un espace unique. Attention : utiliser 10 outils différents ne veut pas dire que vous utilisez une Digital Workplace !

Il faut que vos outils soient centralisés de sorte que vous n’ayez pas besoin de sortir de l’un pour utiliser l’autre. L’avantage de cet outil ? Tout le monde dispose de tout ce dont il a besoin pour collaborer et avancer dans ses missions quotidiennes. L’inconvénient ? Il est difficile et long de créer un espace de travail pareil sans parler du coût financier, bien plus important que pour les outils vu précédemment.

Nous espérons que ce rapide tour de présentation de ces 4 outils collaboratifs vous a plu ! Comme nous l’avons mentionné, cet article est une mise en bouche, une introduction à notre dossier à venir dont l’intérêt est de vous donner les bases pour mieux comprendre ce dernier et tous les éléments qui le composeront (dans le cas où vous en aviez besoin bien entendu 😉.)

La F.A.Q

  • C’est quoi un outil collaboratif ?

Un outil collaboratif est un logiciel déployé au sein d’une organisation qui permet à ses utilisateurs de mieux travailler, collaborer et communiquer au quotidien. L’outil collaboratif permet de relier les collaborateurs entre eux.

  • Comment déployer un outil collaboratif ?

Il existe plusieurs étapes clés pour déployer un outil collaboratif : l’identification d’un objectif global, les usages métiers à optimiser, le choix du type d’outil le plus adapté et enfin un déploiement progressif au sein de l’entreprise afin d’acculturer les collaborateurs à son utilisation.

  • Existe-il un outil meilleur qu’un autre ?

Non, tous les outils collaboratifs se valent. Tout va dépendre du pourquoi vous souhaitez en déployer un : pour renforcer les échanges transverses ? Optimiser votre communication interne ? Centraliser les documents ? Le meilleur outil est celui qui sera le plus adapté à votre organisation et à ses objectifs.

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Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.