Elle est une pratique aujourd’hui adoptée par tous les collaborateurs. Mais comment organiser et animer une visioconférence de manière à être à la fois efficace et productif et éviter de perdre trop temps en réunion ? 🤔
Autrefois réservée aux grandes entreprises qui avez les moyens de l’utiliser, la visioconférence est aujourd’hui une pratique adoptée par l’ensemble des professionnels. Les raisons de cette démocratisation ? Il y en a 2 : le développement et la facilité d’accès aux technologies permettant d’y avoir recours ainsi que la crise sanitaire de 2020 qui a (grandement) accéléré leur appropriation par leur grand public.
À présent, communiquer avec un collègue situé à l’autre bout du monde n’est plus un luxe mais bien une routine pour de nombreuses personnes. Une routine qui n’est pas toujours facile à gérer. Collision entre le monde professionnel et personnel, manque d’échanges interactifs et de préparations : organiser une visioconférence et surtout en animer une n’est pas toujours de tout repos.
On vous dit tout ce qu’il faut savoir pour organiser et animer une visioconférence de manière simple mais efficace ! 😉👇
Commençons par définir notre sujet : La visioconférence est un type de réunions se déroulant exclusivement en ligne durant laquelle deux personnes ou plus se voient, s’entendent et échangent en temps réel au moyen de supports technologiques.
Plusieurs ingrédients sont indispensables pour pouvoir dialoguer avec un autre individu grâce à la visioconférence :
- un support informatique doté d’un périphérique d’affichage vidéo (votre ordinateur, portable ou tablette, c’est vous qui voyez)
- un périphérique audio (qui n’est pas obligatoire mais fortement conseillé pour éviter que les bruits de votre environnement ne viennent couvrir votre voix 🚃🚗😡)
- un logiciel de visioconférence et bien entendu une connexion internet stable (une connexion tout court c’est déjà bien, une connexion stable c’est déjà plus compliqué. 😉)
Quels sont les différents types de visioconférence ?
Pouvoir échanger avec des personnes situées à l’autre bout du monde, c’est quand même très pratique : pas étonnant donc que de cette simple possibilité soit né une multitude d’usages différents !
Car oui, si la visioconférence peut permettre à n’importe quel individu de prendre des nouvelles de ses proches sans quitter son canapé, c’est surtout dans la sphère professionnelle que la visioconférence a pu voir son potentiel être pleinement exploité. Voici donc différentes façons d’utiliser la visioconférence au travail.
1. Conférence one-to-one
Il existe en premier lieu les conférences dites en « one-to-one », c’est-à-dire les visioconférences qui n’impliquent que deux personnes. On trouve tout d’abord dans cette catégorie les supports clients.
La visioconférence est en effet un moyen idéal de proposer à ses clients une expérience personnalisée et plus intime qu’avec le support téléphonique. De plus en plus d’entreprises proposent ce type de service pour renforcer le lien avec leurs clients.
2. Entretiens d'embauche
Deuxième type de visioconférence en one-to-one : les entretiens d’embauche.🤝 Là également, de plus en plus de professionnels ont recours à la visioconférence pour réaliser ou assister à un entretien d’embauche : le gain de temps est très important en particulier pour le candidat qui n’a pas à se déplacer pour rencontrer son potentiel futur employeur.
La seconde catégorie, vous l’avez sans doute deviné, concerne tous les types de visioconférence dont le nombre de participants est de 3 ou plus, tout simplement. On trouve deux types de visioconférences dans cette catégorie, deux exemples que vous avez sans doute déjà expérimenté au moins une fois : les réunions d’équipe (😉) et les webinars.
3. Visioconférence et webinars
Qui n’a pas expérimenté les réunions d’équipe au moins une fois au cours des deux dernières années ? 😁 En effet, à cause de la crise sanitaire, des millions de professionnels se sont retrouvés confinés chez eux.
La visioconférence a été massivement adoptée car elle représentait dès lors le seul moyen pour les entreprises de garder le lien avec leurs équipes. Quant aux webinars, ils représentent un moyen efficace et rapide pour dispenser ou assister à des formations et des sessions sur des sujets précis (marketing, management, outils…)
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À présent que les bases sont posées, rentrons dans le cœur du sujet ! 😋 Nous l’avons vu, tout le monde aujourd’hui a déjà effectué un point ou une réunion grâce à la visioconférence. Toutefois, si le recours à la visioconférence est aujourd’hui largement démocratisé, beaucoup de professionnels peinent à pleinement se l’approprier et à en tirer tous les bénéfices.
Comment s’organiser pour animer un échange en visioconférence de manière efficace ? 🤔 Quels sont les éléments à prendre en compte en amont avant de se lancer dans un point avec ses équipes ? 📢 Voyons ensemble les différents préparatifs à organiser.
1. Connaître et maîtriser ses outils
Nous l’avons vu en introduction, recourir à la visioconférence implique obligatoirement l’utilisation d’un logiciel dédié. Et des logiciels de visioconférence, il y en a plusieurs, chacun proposant sa propre interface et certaines fonctionnalités distinctes.
Avant d’inviter tous vos collaborateurs à vous rejoindre dans une réunion en ligne, assurez vous de bien connaître les spécificités de l’outil que vous utilisez : cela vous permettra de préparer au mieux votre réunion en amont.
2. Arriver en avance
Vous pensez pouvoir vous permettre d’arriver une toute petite minute seulement avant le début de la réunion ? 🤔 Ne vous laissez pas avoir et percevez vos points en visioconférence comme n’importe quelle réunion en présentiel : préparez vos éléments en amont et assurez vous d’être fin prêt au moins 5 bonnes minutes avant le début des festivités. ⌚
Tout comme les réunions dites traditionnelles, vous n’êtes jamais à l’abri d’un oubli malencontreux ou d’un problème technique imprévu. 😱 Être prêt en avance vous laisse le temps de vous retourner en cas d’imprévu, visioconférence ou pas. 😉
3. Se mettre en situation professionnelle
L’un des conseils les plus importants, sans aucun doute ! La plus grande difficulté qu’ont eu les professionnels avec la visioconférence ces deux dernières années tient au fait que cette dernière représente le croisement parfait entre leurs sphères professionnelles et privées.
D’un côté la sphère professionnelle : vous travaillez sur votre ordinateur de travail, vous vous apprêtez à parler stratégie, outils, recrutement bref de différents sujets importants et qui plus est avec des collègues voir même avec vos supérieurs.
Les usages et les objectifs qui en découlent se veulent donc professionnels. Mais tout le décor qui vous entoure, lui, ne l’est pas : vous êtes chez vous, à votre bureau personnel, en train peut-être de jeter des regards frénétiques à vos enfants pour s’assurer qu’ils ne font pas de bêtises ou à côté de multiples sources de distractions. Deux mondes opposés reliés par un dénominateur commun : la visioconférence. 💻🎦
4. Se mettre en mute
Un conseil d’ordre plutôt technique mais à garder en mémoire pour des réunions plus agréables 😉 : laisser son micro ouvert n’est pas un drame en tant que tel mais vos collaborateurs n’ont pas besoin d’entendre le bruit de votre environnement… et l’inverse est tout aussi vrai par ailleurs.
D’un côté la sphère professionnelle : vous travaillez sur votre ordinateur de travail, vous vous apprêtez à parler stratégie, outils, recrutement bref de différents sujets importants et qui plus est avec des collègues voir même avec vos supérieurs.
De plus, le son en visioconférence passe par une seule et unique connexion : difficile de garder le fil de la conversation lorsque tout le monde parle en même temps. N’hésitez donc pas à couper votre micro quand un autre collaborateur prend la parole afin d’éviter les bruits intempestifs.😉
5. Cachez votre visage
Lors d’un échange en présentiel, il vous suffit de tourner la tête pour regarder votre interlocuteur dans les yeux et ainsi vous concentrer sur ce qu’il dit. En visioconférence, la chose n’est pas aussi simple : vous n’êtes pas en face de plusieurs personnes mais en face d’un ordinateur et de sa caméra. Une disposition qui rend la réunion de facto plus contraignante et plus fatigante pour n’importe quel participant. 🥱
Le but ici va donc être de vous mettre dans les conditions les plus naturelles qui soient, avec le moins de distractions possibles, pour améliorer au mieux votre confort. Pour cela, cachez votre visage ! 🥷
En présentiel, vous n’avez pas constamment un œil sur votre visage n’est-ce pas ? 😉 Il doit en être de même en visioconférence : évitez d’avoir votre visage en vu afin de vous concentrer uniquement sur vos interlocuteurs et ainsi communiquer de manière plus naturelle avec eux. 😁
6. Rendre la discussion interactive
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- un support informatique doté d’un périphérique d’affichage vidéo (votre ordinateur, portable ou tablette, c’est vous qui voyez)
- un périphérique audio (qui n’est pas obligatoire mais fortement conseillé pour éviter que les bruits de votre environnement ne viennent couvrir votre voix 🚃🚗😡)
- un logiciel de visioconférence et bien entendu une connexion internet stable (une connexion tout court c’est déjà bien, une connexion stable c’est déjà plus compliqué. 😉)
Pssst ! Et si vous testiez Jamespot ?
Si vous ne connaissez pas encore Jamespot, vous pouvez tester notre solution de communication interne gratuitement pendant 30 jours. Ça se passe juste ici ! 👇
La solution Jamespot propose à ses utilisateurs différents moyens pour organiser une visioconférence. Pour les échanges n’impliquant pas plus de deux interlocuteurs et se voulant à la fois simples et rapides, la messagerie d’équipe est toute désignée : chaque canal de conversation accessible via la messagerie dispose d’une fonctionnalité permettant de créer une salle de visioconférence en seulement quelques clics. Idéal pour lancer un point en visio avec un collègue en quelques secondes via le canal qui lui est dédié.
Jamespot et Diapazone, pour ses visioconférences professionnelles
Pour les réunions impliquant plus de 3 personnes, Jamespot a créé Diapazone : une application entièrement dédiée à l’animation de réunions et d’échanges en visioconférence. Diapazone offre la possibilité aux professionnels d’organiser tout type de réunion en visioconférence (Brainstorm, kickoff, point de synchro…) de A à Z en mettant à leur disposition tous les outils nécessaires pour les mener de manière plaisante et efficace.
Tableaux blancs, sondages, visioconférence intégrée, tchat d’équipe, comptes-rendus… Regroupez tous vos collaborateurs autour des bons supports et retrouvez le plaisir des réunions à distance en les préparant et en les animant comme un véritable chef d’orchestre ! 🎶🎺🎻
Si la visioconférence est aujourd’hui plus accessible que jamais, échanger avec ses collaborateurs à distance demande néanmoins de la préparation et une bonne dose d’animation !
Connaître les outils utilisés et se mettre en situation professionnelle en soignant son décor, son discours et sa posture permettent d’animer des visioconférences de manière plus efficace et ainsi de gagner en productivité.
Avec sa messagerie d’équipe et son application Diapazone, Jamespot met à la disposition des professionnels des moyens intuitifs et simples d’accès pour gagner en efficacité et en plaisir dans l’organisation de visioconférence. Cela vous intéresse d’en découvrir davantage ? Découvrez notre sélection des meilleure plateformes collaboratives de 2022 et faîtes votre choix !
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Pourquoi organiser une visioconférence ?
Organiser une visioconférence, répond à une problématique : celle de mettre en place une réunion avec ses équipes, même en situation de télétravail.
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Comment organiser une visioconférence ?
Utiliser une plateforme collaborative permet de rapidement organiser une visioconférence avec ses collaborateurs en vue de mener à bien un réunion professionnelle.
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Quels outils utiliser pour une visioconférence réussie ?
Pour organiser une visioconférence, il suffit d’avoir accès à une bonne connexion internet et d’un outil type plateforme collaborative comme Jamespot.
Passionné par le numérique et grand amateur d'écriture qui apprécie tout particulièrement transmettre ses connaissances à d'autres personnes.
