Elle est une pratique aujourd’hui adoptée par tous les collaborateurs. Mais comment organiser et animer une visioconférence de manière à être à la fois efficace et productif et éviter de perdre trop temps en réunion ? 🤔

Autrefois réservée aux grandes entreprises qui avez les moyens de l’utiliser, la visioconférence est aujourd’hui une pratique adoptée par l’ensemble des professionnels. Les raisons de cette démocratisation ? Il y en a 2 : le développement et la facilité d’accès aux technologies permettant d’y avoir recours ainsi que la crise sanitaire de 2020 qui a (grandement) accéléré leur appropriation par leur grand public.

À présent, communiquer avec un collègue situé à l’autre bout du monde n’est plus un luxe mais bien une routine pour de nombreuses personnes. Une routine qui n’est pas toujours facile à gérer. Collision entre le monde professionnel et personnel, manque d’échanges interactifs et de préparations : organiser une visioconférence et surtout en animer une n’est pas toujours de tout repos.

On vous dit tout ce qu’il faut savoir pour organiser et animer une visioconférence de manière simple mais efficace ! 😉👇

Qu'est-ce qu'une visioconférence ?

Commençons par définir notre sujet : La visioconférence est un type de réunions se déroulant exclusivement en ligne durant laquelle deux personnes ou plus se voient, s’entendent et échangent en temps réel au moyen de supports technologiques.

Plusieurs ingrédients sont indispensables pour pouvoir dialoguer avec un autre individu grâce à la visioconférence :

  • un support informatique doté d’un périphérique d’affichage vidéo (votre ordinateur, portable ou tablette, c’est vous qui voyez)
  • un périphérique audio (qui n’est pas obligatoire mais fortement conseillé pour éviter que les bruits de votre environnement ne viennent couvrir votre voix 🚃🚗😡)
  • un logiciel de visioconférence et bien entendu une connexion internet stable (une connexion tout court c’est déjà bien, une connexion stable c’est déjà plus compliqué. 😉)

Quels sont les différents types de visioconférence ?

Pouvoir échanger avec des personnes situées à l’autre bout du monde, c’est quand même très pratique : pas étonnant donc que de cette simple possibilité soit né une multitude d’usages différents !

Car oui, si la visioconférence peut permettre à n’importe quel individu de prendre des nouvelles de ses proches sans quitter son canapé, c’est surtout dans la sphère professionnelle que la visioconférence a pu voir son potentiel être pleinement exploité. Voici donc différentes façons d’utiliser la visioconférence au travail.

1. Conférence one-to-one

Il existe en premier lieu les conférences dites en « one-to-one », c’est-à-dire les visioconférences qui n’impliquent que deux personnes. On trouve tout d’abord dans cette catégorie les supports clients.

La visioconférence est en effet un moyen idéal de proposer à ses clients une expérience personnalisée et plus intime qu’avec le support téléphonique. De plus en plus d’entreprises proposent ce type de service pour renforcer le lien avec leurs clients.

2. Entretiens d'embauche

Deuxième type de visioconférence en one-to-one : les entretiens d’embauche.🤝 Là également, de plus en plus de professionnels ont recours à la visioconférence pour réaliser ou assister à un entretien d’embauche : le gain de temps est très important en particulier pour le candidat qui n’a pas à se déplacer pour rencontrer son potentiel futur employeur.

La seconde catégorie, vous l’avez sans doute deviné, concerne tous les types de visioconférence dont le nombre de participants est de 3 ou plus, tout simplement. On trouve deux types de visioconférences dans cette catégorie, deux exemples que vous avez sans doute déjà expérimenté au moins une fois : les réunions d’équipe (😉) et les webinars.

3. Visioconférence et webinars

Qui n’a pas expérimenté les réunions d’équipe au moins une fois au cours des deux dernières années ? 😁 En effet, à cause de la crise sanitaire, des millions de professionnels se sont retrouvés confinés chez eux.

La visioconférence a été massivement adoptée car elle représentait dès lors le seul moyen pour les entreprises de garder le lien avec leurs équipes. Quant aux webinars, ils représentent un moyen efficace et rapide pour dispenser ou assister à des formations et des sessions sur des sujets précis (marketing, management, outils…)

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Quel outil utiliser pour organiser une visioconférence ?

La solution Jamespot propose à ses utilisateurs différents moyens pour organiser une visioconférence. Pour les échanges n’impliquant pas plus de deux interlocuteurs et se voulant à la fois simples et rapides, la messagerie d’équipe est toute désignée : chaque canal de conversation accessible via la messagerie dispose d’une fonctionnalité permettant de créer une salle de visioconférence en seulement quelques clics. Idéal pour lancer un point en visio avec un collègue en quelques secondes via le canal qui lui est dédié.

Jamespot et Diapazone, pour ses visioconférences professionnelles

Pour les réunions impliquant plus de 3 personnes, Jamespot a créé Diapazone : une application entièrement dédiée à l’animation de réunions et d’échanges en visioconférence. Diapazone offre la possibilité aux professionnels d’organiser tout type de réunion en visioconférence (Brainstorm, kickoff, point de synchro…) de A à Z en mettant à leur disposition tous les outils nécessaires pour les mener de manière plaisante et efficace.

Tableaux blancs, sondages, visioconférence intégrée, tchat d’équipe, comptes-rendus… Regroupez tous vos collaborateurs autour des bons supports et retrouvez le plaisir des réunions à distance en les préparant et en les animant comme un véritable chef d’orchestre ! 🎶🎺🎻

Bien organiser sa visioconférence : ce qu'il faut retenir

Si la visioconférence est aujourd’hui plus accessible que jamais, échanger avec ses collaborateurs à distance demande néanmoins de la préparation et une bonne dose d’animation !

Connaître les outils utilisés et se mettre en situation professionnelle en soignant son décor, son discours et sa posture permettent d’animer des visioconférences de manière plus efficace et ainsi de gagner en productivité.

Avec sa messagerie d’équipe et son application Diapazone, Jamespot met à la disposition des professionnels des moyens intuitifs et simples d’accès pour gagner en efficacité et en plaisir dans l’organisation de visioconférence. Cela vous intéresse d’en découvrir davantage ? Découvrez notre sélection des meilleure plateformes collaboratives de 2022 et faîtes votre choix !

La F.A.Q

  • Pourquoi organiser une visioconférence ?

    Organiser une visioconférence, répond à une problématique : celle de mettre en place une réunion avec ses équipes, même en situation de télétravail.

  • Comment organiser une visioconférence ?

    Utiliser une plateforme collaborative permet de rapidement organiser une visioconférence avec ses collaborateurs en vue de mener à bien un réunion professionnelle.

  • Quels outils utiliser pour une visioconférence réussie ?

    Pour organiser une visioconférence, il suffit d’avoir accès à une bonne connexion internet et d’un outil type plateforme collaborative comme Jamespot.