Qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe ? S’agit-il d’un outil collaboratif comme les autres ? Quels avantages propose-t-elle à ses utilisateurs ? Entre communication éclaire et risques d’infobésité, Jamespot vous invite à la découverte de la messagerie d’équipe et de ses secrets dans un guide entièrement dédié à la solution !

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Communiquer à l’ère du travail hybride ?

Avec la crise sanitaire et l’émergence du travail hybride (mode de travail mêlant présentiel et télétravail), les organisations connaissent aujourd’hui plus que jamais un tournant dans leur façon de communiquer en interne. Entre l’éparpillement géographique des collaborateurs 🗺️ et la multiplication des supports de travail (desktop, smartphone, tablette💻…), les entreprises ont bien compris que l’un des plus grands défis lancé par la crise sanitaire est celui de la communication interne et des outils qui permettent à cette dernière d’être à la fois rapide et efficace. Parmi les outils privilégiés pour communiquer à l’ère du travail hybride, un en particulier semble sortir du lot : la messagerie d’équipe ou chatops (contraction des mots « chat » et « opérationnel ».

Dans le monde des solutions collaboratives, la messagerie d’équipe a un parcours assez similaire à celui du réseau social d’entreprise. Née et utilisée au départ par les particuliers pour échanger entre eux, l’outil a progressivement tracé son chemin jusqu’à arriver dans le monde professionnel au sein des organisations.

Mais qu’est-ce qu’une messagerie d’équipe exactement ? 🤔 On désigne par ce terme un système de canaux de communication via lesquels il est possible de transmettre à un ou plusieurs interlocuteurs des messages, fichiers et images le tout en temps réel.

Très populaire dans la vie courante des individus, la messagerie d’équipe a connu le même succès une fois implantée dans les entreprises et pour cause ! Cet outil collaboratif brille par sa simplicité d’utilisation et sa capacité à fluidifier les échanges d’une même structure de manière rapide. Penchons nous ainsi en détail sur les qualités de cette solution collaborative aujourd’hui incontournable.

Tout savoir sur la messagerie d'équipe

Quels sont les avantages de la messagerie d’équipe ?

1. Favoriser le partage d’informations

Comme nous l’avons déjà dit, la crise sanitaire a eu pour effet de faire émerger le télétravail puis le travail hybride. Les collaborateurs étant à présent dans des endroits différents pour travailler, le partage d’information au sein des organisations s’en est retrouvé bouleversé. Comment faire en sorte que tous mes collaborateurs aient accès rapidement aux informations de première importance ? 😱

À cette question, la réponse de la messagerie d’équipe est la suivante: grâce au temps réel ⏲. Là où l’envoie et la réception de mails se fait en décalé et peut faire perdre un temps précieux, le chatops, lui, fait tout de manière instantanée. Une aubaine pour les organisations qui peuvent, quel que soit le mode de travail adopté par leurs collaborateurs à un moment donné, leurs transmettre informations et conseils par exemple sur le travail à domicile ou encore les actualités de l’entreprise.

2. S’intègre à une stratégie de télétravail/hybridation

À l’heure où les collaborateurs sont plus mobiles que jamais, recourir uniquement à une boîte mail pour communiquer n’est plus suffisant. 🙅‍♂️ La messagerie d’équipe, qu’elle que soit l’entreprise qui y a recours, permet de centraliser un maximum d’informations pour l’ensemble des collaborateurs : fichiers, agendas, contacts…

Le chatops permet d’aligner tous les professionnels d’une même structure sur un outil unique dans lequel ils pourront accéder à tous les éléments dont ils ont besoin pour s’informer et poursuivre leur activité, au bureau ou à distance. 🏡

Qu'est-ce que la messagerie d'équipe ?

3. Permet de communiquer depuis n’importe où

Comme nous l’avons mentionné, la messagerie d’équipe est à l’origine un outil de communication destiné d’abord au grand public plutôt qu’aux professionnels. De ce fait, il était indispensable que la solution soit simple d’accès et surtout d’utilisation (au niveau de son interface) afin d’être utilisée par le plus grand nombre. La messagerie d’équipe est ainsi accessible depuis tous les terminaux possibles. Smartphone 📱, tablette, ordinateur 💻…

Où qu’ils soient, la messagerie d’équipe permet à ses utilisateurs de rester connectés et joignables en toutes circonstances en plus de leur donner un accès rapide à toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin. Vous êtes en déplacement à l’extérieur mais devez participer à une réunion importante dans moins de 5 minutes ? 🤔 Il vous suffit de trouver un café ☕, de sortir votre support de travail préféré et la messagerie fera le reste. 👍

4. Favorise le partage de fichiers

Qui n’a jamais pesté contre le fait de devoir chercher un document essentiel dans sa boîte mail ? 😉 Avec la messagerie d’équipe, terminées les boîtes mails saturées de courriers accompagnés de pièces jointes ! Dans la plupart des cas, un chatops est associé à un service de partage de fichiers et de données qui rend ainsi l’accès aux fichiers et aux documents beaucoup plus facile pour les collaborateurs. 📄

En plus de faciliter le partage de fichiers lourds, l’outil facilite le téléchargement de documents à l’échelle de toute une organisation grâce à un partage instantané et permet à n’importe quel personne de disposer de la dernière version du document grâce à un système de synchronisation. Avec la messagerie d’équipe, pas de temps mort : tout doit être immédiat ! 🚄😉

5. Facilite la gestion d’un projet à distance

Dernier avantage de notre solution collaborative et pas des moindre : l’optimisation des projets gérés à distance. Ce n’est pas un secret, gérer un projet demande d’être à la fois rapide et organisé. Deux éléments qui peuvent être difficiles à respecter quand la distance s’invite à la fête notamment dans le cadre du télétravail.

En donnant à chaque collaborateur la possibilité de créer, gérer et partager sa propre to-do list à ses collègues, le chatops permet aux équipes de s’organiser efficacement et en temps réel. Couplé au système de messagerie, de visioconférence et de partage de fichiers, les collaborateurs disposent de tous les outils nécessaires pour mener à bien leurs projets même à distance.

Qu'est-ce que la messagerie d'équipe ?

La messagerie d’équipe plutôt que le mail ?

À présent que nous avons vu les différents avantages de la messagerie d’équipe, intéressons nous à une question qui revient régulièrement dans les débats : est-il possible (voir même préférable) d’utiliser une messagerie d’équipe au détriment du mail ? 💌🤔 Il est important de rappeler que l’arrivée de la messagerie d’équipe dans le monde professionnel n’est pas anodine. Il visait un but bien précis : remplacer l’indétrônable mail comme canal de communication principal des professionnels. Objectif réussi ? 🎯

Oui, la messagerie d’équipe a suffisamment d’arguments

C’est incontestable, la messagerie d’équipe offre de nets avantages par rapport aux mails traditionnels. Le premier, et l’un des plus importants, est sans aucun doute celui de l’instantanéité. Les mails ne constituent pas une forme de communication en temps réel : il existe toujours un décalage dans le temps.

Dans le cas où des décisions importantes doivent être prises rapidement, la messagerie d’équipe offre une rapidité plus que bienvenue que le mail ne saurait égalée, d’autant plus si les décisions à prendre impliquent plusieurs personnes. 👫

Deuxième élément en faveur de notre solution collaborative, l’aspect naturel des échanges. Ce n’est une surprise pour personne, le mail est un moyen de communication formel. Une bonne chose quand il s’agit d’échanges long et sérieux… mais pas forcément le meilleur choix dans le cadre d’échanges en équipes.

La messagerie d’équipe permet à un ensemble de personnes d’échanger de manière rapide et surtout plus naturelle. Elle permet également de suivre une discussion dans le temps de manière simplifiée grâce au système de scrolling. Là où il est parfois nécessaire de déplier plusieurs mails pour avoir l’ensemble des échanges sous les yeux. Ainsi, la messagerie d’équipe semble plus adaptée aux conversations de groupes et aux échanges rapides que le mail. 🏆

Non, le mail reste utile

Si la messagerie d’équipe a clairement des qualités à revendre comme nous l’avons vu. Attention toutefois à ne pas enterrer le mail trop rapidement qui, malgré les inconvénients qu’on lui connaît, reste utile à bien des égards. Au niveau des communications longues tout d’abord. En effet, le courrier électronique reste un canal de communication plus efficace que le chatops dans le cas où les échanges se font plus longs, plus complexes voir même les deux.

La communication au sein d’une messagerie d’équipe se veut rapide, instantanée. L’outil fonctionne donc à merveille pour les échanges brefs qui demandent une réaction rapide de la part des interlocuteurs. Pour ce qui est des messages demandant davantage de précision, d’explications, le mail reste une option plus efficace car plus adaptée à la communication formelle et donc aux messages potentiellement sensibles.

Autre argument, si la messagerie d’équipe est effectivement connue, entre autre, pour sa grande accessibilité, le mail a su s’adapter au fil des ans pour ne pas se faire oublier. Il est ainsi très facile d’accéder à sa boîte mail sur sa tablette ou son smartphone quand le besoin s’en fait sentir. Un point commun à toutes les solutions collaboratives dont le mail a su très judicieusement s’inspiré pour faire face à sa nouvelle concurrence.

En résumé : le mail connaît depuis plusieurs années une forte concurrence en raison de la multiplication d’outils collaboratifs venus le détrôner. Si l’arrivée de si nombreux concurrents a eu pour effet de réduire la portée de son rôle, le mail n’a pas dit son dernier mot pour autant et a toujours un rôle à jouer dans les organisations, notamment dans le cadre d’échanges formels.

Qu'est-ce que la messagerie d'équipe ?

Quelle messagerie d’équipe choisir ?

La solution Jamespot

Nous l’avons souligné à plusieurs reprises dans cet article et il s’agit d’une information à bien garder en tête. Il existe une multitude de solutions collaboratives différentes disponibles sur le marché. Si nous ne les connaissons pas toutes et ne pouvons toutes vous les présenter (loin de là 😉) nous pouvons en revanche vous parler un peu de la solution Jamespot et ce qui fait la particularité de sa messagerie d’équipe.

Jamespot est le leader des solutions collaboratives françaises disponibles dans le cloud. Nous éditons des outils collaboratifs afin de permettre aux organisations, qu’elles que soient leur taille et leur secteur d’activité, de décloisonner leur structure, de faciliter les échanges entre tous leurs collaborateurs et d’améliorer leur productivité 📈 en optimisant la collaboration en leur sein. Tout un programme vous l’avez compris que nous avons rendu possible en créant une solution collaborative modulable, accessible et simple d’utilisation.

La force de la solution Jamespot ? La possibilité de créer votre propre plateforme à votre image, avec des applications choisies par vos soins et 100% adaptée à vos besoins en communication et à vos usages métiers. 🤩

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La messagerie d’équipe Jamespot

La messagerie d’équipe Jamespot permet à n’importe quel utilisateur de la solution de contacter un ou plusieurs collaborateurs et de leur transmettre messages, fichiers, documents, images et vidéos le tout à n’importe quel moment. Le petit plus du chatops Jamespot ? 😉 Ce dernier dépasse les usages classiques d’une messagerie d’équipe en vous offrant la possibilité de publier ce que nous appelons des Flash Widgets.

Vous souhaitez savoir si vos collaborateurs ont apprécié le dernier séminaire ? Publiez un sondage en quelques clics directement dans votre messagerie ! Vous avez besoin de savoir rapidement qui parmi les membres de votre équipe sera dans les locaux lundi prochain ? 🤔 Une demande de disponibilités dans le canal de conversation dédiée à votre équipe et le tour est joué ! Vous devez organiser une réunion d’urgence avec votre équipe ? Deux clics seulement et votre messagerie d’équipe enverra une invitation à une réunion en visioconférence à tous les collaborateurs concernés.

La messagerie d’équipe est LA fonctionnalité de Jamespot qui ne vous laissera jamais tomber : que votre plateforme collaborative prenne la forme d’un réseau social d’entreprise ou d’une Digital Workplace, que vous privilégiez les applications liées à la communication ou celles dédiées à la gestion de projets, le chatops Jamespot sera toujours à portée de main pour vous permettre de communiquer.

Pour rappel, la solution Jamespot fonctionne selon une logique de groupes ou de communautés. 👨‍👩‍👧‍👦 Chaque groupe représente un espace de travail au sein duquel ses membres peuvent publier les contenus de leur choix, réaliser un projet ensemble et bien entendu communiquer. La messagerie d’équipe Jamespot s’adapte à votre activité en créant autant de canaux de conversations que vous avez de groupes afin de vous permettre de contacter n’importe lequel de vos collaborateurs quand le besoin s’en fait sentir.

Pour finir, mobilité oblige, votre messagerie d’équipe est accessible via tous les supports (téléphone, desktop, tablette…). Que vous soyez sur le terrain, dans les locaux de votre organisation ou même chez vous, votre messagerie d’équipe sera toujours là pour faire office de pont entre vous et vos collaborateurs, quel que soit votre support et votre mode de travail favori.

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