Doyen des solutions collaboratives, l’intranet est aujourd’hui encore un outil de communication incontournable plébiscité par de nombreuses organisations. Découvrez dans la suite de cet article, quels sont les avantages de l’intranet, ce qui fait sa spécificité, ses forces et les raisons pour lesquelles il peut être avantageux d’en acquérir un pour optimiser sa communication interne.

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Apparu pour la première fois au cours des années 90, l’intranet est un réseau informatique sécurisé déployé au sein d’une organisation. Prenant dans la plupart des cas la forme d’un site web, l’intranet permet aux collaborateurs d’une même structure d’échanger des informations et des documents au sein d’un seul et même espace.

Une finalité qui fait de la sécurité l’un des éléments fondateurs de notre outil. En effet, un intranet, quel qu’il soit, impose toujours à l’utilisateur un processus d’identification afin de valider son entrée dans le réseau. Les ressources regroupées en son sein étant confidentielles, l’outil protège les données de l’organisation en empêchant toute tentative d’intrusion, généralement grâce à l’aide d’un pare-feu ou d’une passerelle qui l’isole du réseau internet.

D’ailleurs, quelles différences existent-ils entre un intranet et internet ? 🤔 Il est intéressant de constater que les deux ont émergé à la même période et restent pourtant très différents. Comme nous l’avons dit, un intranet est un réseau privé détenu par une organisation qui gère et administre son utilisation. Internet est, à l’inverse, un réseau informatique public qui n’appartient à aucune entité en particulier. N’importe qui peut accéder à internet, ce qui n’est pas le cas avec un intranet.

Quelle est la différence entre un intranet professionnel et un extranet ?

Bien souvent, l’intranet est comparé et même confondu avec un autre outil professionnel : l’extranet. Si les deux termes sont étymologiquement très proches, l’intranet et l’extranet se distinguent sur un point : l’accessibilité 🚪

Un intranet est un réseau avant tout destiné aux collaborateurs d’une même structure, afin que ces derniers puissent avoir accès aux ressources de leur entreprise de manière simple et sécurisée.

L’extranet va plus loin en permettant à des acteurs tiers comme des fournisseurs, des partenaires ou même des clients d’accéder au même réseau que les collaborateurs, s’ils y sont autorisés bien entendu. Un extranet est donc en quelque sorte un intranet tourné vers l’extérieur.

Quels sont les avantages de l'intranet ?

Quels sont les avantage de l’intranet en entreprise ?

Maintenant que vous savez ce qu’est un intranet, on vous propose ici, de découvrir l’ensemble des avantages de l’intranet PME. Recourir à un outil collaboratif tel qu’un réseau social d’entreprise apporte son lot de points positifs : flexibilité, facilité d’utilisation, sécurité et travail collaboratif… On vous dit absolument tout sur le sujet. 🧐

L’intranet facilite la transmission de l’information au sein de l’organisation

La grande majorité des entreprises communiquent de manière très classique, à savoir via l’email. Cela permet d’échanger, en un seul message, une quantité assez importante d’informations et de documents. Malheureusement, si cette méthode a fait ses preuves, elle n’est pas forcément la plus adaptée.

Un collaborateur effectue une opération (lis, envoie ou vérifie ses emails) entre 35 et 40 fois par jour. Entre ceux qui sont envoyés, manqués, qui n’arrivent jamais à destination etc, les risques de se tromper sont assez nombreux. Reste à déterminer comment faire pour qu’une quantité importante d’information circule entre les acteurs, en un temps record. ⏲

C’est ici qu’intervient l’intranet. En effet, cette plateforme collaborative sur laquelle absolument tout est centralisé, donne accès aux collaborateurs à l’ensemble de la documentation d’entreprise et aux nouveautés.

Grâce à l’intranet PME par exemple, vous pouvez transmettre de nombreuses informations, en quelques clics à travers la rédaction d’un article de blog interne, à travers de la gamification ou autre. Cela facilite les échanges de données, les échanges entre les acteurs eux-mêmes et simplifie donc considérablement votre communication interne.

Un intranet répond à la problématique du télétravail

L’intranet présente un second avantage : celui d’apporter une réponse à la problématique du télétravail. En effet, une entreprise doit désormais être en mesure de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail. Par nouvelles méthodes de travail on entend le télétravail ou la collaboration hybride.

L’intranet et les plateformes collaboratives de manière générale, répondent à cette problématique. En effet, cet outil s’apprête à devenir votre allié le plus important. Il centralise absolument tout : de la documentation aux projets, en passant par vos réunions, visioconférences et échanges via messagerie d’équipe.

L’intranet apporte donc une solution à la problématique du multi-site, du télétravail et de la collaboration à distance. Un élément essentiel, notamment aujourd’hui ou ces façons de travailler, de collaborer, sont amenées à évoluer au fil des années.

Quels sont les avantages de l'intranet ?

L’intranet centralise la documentation

Un outil intranet est un réservoir d’informations et de données assez incroyable.  En effet, vous pouvez absolument tout y retrouver ! 🤩 Que l’on parle des données liées aux clients, aux projets en cours, au développement de la société, à certaines mises à jour ou encore des données financières, la digital Workplace centralise absolument tout !

Toutes ces informations sont précieuses. Elles aident vos équipes à faire leur travail et à rester connectés au côté le plus doux de l’entreprise. Un intranet doté d’une interface utilisateur simple et d’un outil de recherche riche permettra aux employés de rester informés et de trouver les informations dont ils ont besoin.

L’intranet renforce la collaboration et les retours

La meilleure façon d’encourager ses collaborateurs à utiliser son outil, est de le rendre utile, agréable à utiliser et ergonomique. En effet, vos équipes utilisent plus naturellement un réseau social d’entreprise RSE si elles estiment que celui-ci leur permet de mener à bien leurs missions. Il est donc impératif de penser à la façon dont l’intranet peut être optimisé sur ce principe-là. Aujourd’hui, de nombreux outils collaboratifs ont des fonctionnalités sociales telles que les mentions “@…”, les commentaires, le partage facile de documents et certaines formes de notifications. 👍

En utilisant des mentions, des commentaires, en taguant une personne, un profil, vous pouvez faire en sorte de faire venir l’individu au moment le plus opportun, afin de lui faire découvrir un point en particulier. Vous pouvez également fidéliser vos collaborateurs en leur permettant de se sentir concernés et impliqués. 🤝

In fine, cela a un impact plus inattendu, sur les retours. En établissant des règles d’échanges bien claires et en permettant aux collaborateurs d’être impliqués, l’intranet suppose des réactions de leur part. Ces réactions peuvent être, dans certains cas, très pertinentes. En effet, plus en confiance, vos équipes pourraient vous faire remonter certains points de manière plus simple, rapide et directe.

Les plateformes numériques renforcent la culture d’entreprise

L’intranet, en faisant ressortir le meilleur de vos employés (qu’ils soient à distance ou sur site), renforce la culture d’entreprise. Ces derniers sont plus engagés, plus actifs et surtout, bénéficient d’absolument toutes les informations nécessaires pour se sentir concernées. La transparence est essentielle pour les collaborateurs. Ils sont 87% à vouloir travailler dans une société prête à faire des efforts sur le sujet.

L’intranet permet à tout le monde de contribuer, de collaborer, d’aimer et de partager, bref de s’engager. Une manière de rendre l’expérience professionnelle plus authentique, notamment à distance ou les questions autour du sentiment d’appartenance à un groupe, à une entreprise, peuvent parfois se faire ressentir…. À juste titre d’ailleurs. 😉

Quels sont les avantages de l'intranet ?

La digital workplace est un outil sécurisé

À l’heure ou la digitalisation s’accélère, les défis autour de la cybersécurité sont assez nombreux. En effet, une société, lorsqu’elle décide de passer au format digital, doit prendre en compte cet aspect-là. Cela doit l’aider à renforcer sa structure, à assurer la sécurité des informations de ses clients mais également de ses collaborateurs.

L’intranet est un outil sécurisé. En se rendant sur son réseau social d’entreprise, un collaborateur est le seul à y avoir accès. En d’autres termes, une personne extérieure ne peut se connecter. Elle n’a pas de login, de mot de passe. L’intranet est une page qui se veut également privée. Il est donc très difficile de tenter de cracker quoique ce soit, même en utilisant un wifi public. 🔐

L’intranet d’entreprise est personnalisable

Dernier point, et non des moindres, l’intranet est un outil personnalisable. 🎨 Il s’agit là, d’un des arguments principaux, généralement mis en avant concernant l’utilisation de ces outils professionnels collaboratifs. Vous pouvez monter votre propre structure, personnaliser l’interface et rendre ce réseau social d’entreprise plus proche de votre entreprise.

Mais ce n’est pas tout. En effet, vous pouvez optimiser le design, les couleurs, les polices etc… Finalement, vous donnez à l’intranet de votre PME, un visage nouveau. Vous y ajouter votre logo, vous y créez vos groupes, vos tableaux etc. Cela permet d’avoir un outil rapide, efficace et représentatif de votre organisation.

Quels sont les avantages de l'intranet ?

Qui peut utiliser un intranet professionnel ?

Depuis quelques années, les intranets sont devenus incontournables pour accélérer la communication interne des entreprises. C’est un outil qui facilite le partage d’informations et des expertises : documents de référence, annuaire des contacts, actualités, référencement des experts… Tout y est.

Mais quel service en a l’utilité ? Selon nous, tous ! Et on vous explique pourquoi maintenant.

La plateforme collaborative, pour quel métier ?

L’intranet est un outil indispensable pour la communication interne de chaque entreprise. De ce fait, il est utile à tous les collaborateurs de l’entreprise quel que soit leur service. Un intranet exemplaire regroupe tout ce dont vos employés ont besoin.

Que ce soit le service marketing ou le service informatique, les fonctionnalités de l’intranet sont nombreuses et offrent des avantages à tous : partage et l’accès à des documents, partage des actualités chaudes, agendas partagés, annuaire, organigramme, quiz, enquêtes… Les possibilités sont grandes.

L’intranet pour chaque service

Regardons de plus près les avantages de l’intranet pour chaque service :

  • Le service marketing et communication : ce service est sûrement celui qui diffuse le plus d’informations chaudes sur l’actualité de l’entreprise. L’intranet leur permet de communiquer aux collaborateurs toute sorte d’informations et ainsi de s’assurer qu’ils sont au courant des dernières informations sur l’entreprise, qu’ils soient au bureau ou à distance.
  • Le service commercial : il est courant de penser que les commerciaux n’utilisent que leur CRM et leur boîte mail. Pourtant, l’intranet leur permet de continuer à gérer leurs affaires, même entre plusieurs rendez-vous client. Mais ce n’est pas tout, cela leur permet également d’avoir un accès aux documents importants, comme les devis, les promesses de vente ou encore les factures.
  • Le service administratif et RH : Ces deux services ont un point en commun : le nombre de questions que l’on leur pose chaque jour. Mais l’intranet est là pour leur simplifier la vie. Il facilite les échanges et permet de regrouper sur une ou plusieurs pages les informations qui concernent les collaborateurs : vacances, RTT, fiches de paie…
  • Le service informatique : on imagine souvent que nos développeurs ne communiquent pas ou peu. Pourtant, ils ont autant besoin de leur espace que les autres. En effet, l’intranet leur offre un espace pour mieux discuter et pour anticiper le moindre problème. Mais cela leur permet aussi d’échanger des conseils et des ressources entre eux et ainsi d’avancer plus vite, ensemble.
    Mais, ce ne sont pas les seuls services à trouver des avantages à l’intranet. Le service légal, le service logistique ou encore de service financier profitent eux aussi de l’intranet et d’une meilleure communication interne.
Definitions, avantages, utilisation : découvrez quels sont les avantages de l'intranet

Pourquoi utiliser l’intranet d’entreprise Jamespot ?

Vous l’avez compris, l’intranet n’offre que des avantages si vous souhaitez optimiser votre communication. Faisons un rapide résumé des points essentiels à retenir :

  • L’intranet globalise la communication et faciliter le partage d’informations
  • L’intranet permet de communiquer les informations chaudes, les valeurs et les règles de votre entreprise.
  • Il permet de vous adresser directement à vos collaborateurs de manière quotidienne et ainsi d’impliquer vos collaborateurs dans la vie de l’entreprise
  • Plus besoin de noyer ses collaborateurs sous un déluge de mail pour savoir ce qui a été dit lors de la dernière réunion : tout est consigné dans l’intranet et peut être consulté facilement !
  • L’intranet est un outil entièrement personnalisable selon vos besoins et vos spécificités. Personnalisez vos couleurs, votre logo, la structure de l’intranet… Bref, l’ensemble des éléments.
Centralisation, collaboration, communication : Quels sont les avantages de l'intranet ?

Découvrez Fast Intranet : simple, beau et mobile

Maintenant que vous connaissez tous les secrets de l’intranet, vous avez sûrement envie d’en adopter un. Et pour cela, nous avons ce qu’il vous faut : Fast Intranet. Fast Intranet permet de créer, rapidement et en autonomie, l’intranet idéal pour votre organisation. Sans écrire une ligne de code, vous avez le pouvoir de lancer un intranet en phase avec votre culture, vos enjeux et vos usages actuels.

Fast Intranet repose principalement sur sa modularité. L’application met à votre disposition des widgets qui vous permettent de créer n’importe quel contenu : texte, image, calendrier, quiz, application, lien… Vous avez le choix. 🤔

Et en plus, avec notre système de gabarit, vous pouvez construire votre intranet simplement et rapidement. Il vous suffit de vous lancer et de laisser faire la magie ! ✨

Pour résumer, Fast Intranet est l’application idéale pour refondre votre intranet ou en créer un de manière simple et rapide en partant de rien. 🤩

L’offre FastIntranet.io : vos locaux numériques en quelques clics

Si l’application Fast Intranet simplifie au maximum la création d’un intranet grâce au nocode, nombreuses sont toutefois les organisations ne disposant ni du temps ni des ressources internes pour s’atteler à une telle mission. 😥

C’est pourquoi, nous avons décidé de lancer l’offre : Fastintranet.io.

L’objectif de cette offre est de regrouper toute votre organisation dans un intranet moderne qui vous ressemble et de gagner ainsi en efficacité ́ et en productivité. Et pour cela, rien de plus simple, les équipes Jamespot vous ont préparé des templates de page, grâce auxquels vous allez pouvoir construire l’intranet parfait, adapté à vos besoins. L’offre vous permet d’accéder à un ensemble de gabarits préconstruits par nos soins : choisissez celui qui vous convient le plus, importez vos contenus et déployez votre nouvel intranet en quelques clics seulement.

Passez le cap, choisissez Fastintranet.io et déployer votre intranet en seulement quelques jours ! 😉

Quels sont les avantages de l'intranet ?

Foire aux questions

  • Qu’est-ce que l’intranet ?

    En entreprise, l’intranet est une plateforme dédiée à une seule et même société, accessible uniquement par les collaborateurs, qui permet de créer, gérer et finaliser ses projets.

  • Quels sont les avantages de l’intranet ?

    L’intranet présente plusieurs avantages dont celui d’être sécurisé. L’outil permet également de gérer ses projets, centraliser l’information et est compatible au télétravail.

  • Comment fonctionne un intranet ?

    Un intranet professionnel fonctionne de manière très simple : il suffit de le rejoindre en rentrant son login et son mot de passe personnel.

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