Dans un contexte où les échanges professionnels sont de plus en plus digitalisés, la nécessité d’organiser régulièrement des évènements en visioconférence s’impose : ateliers, réunions d’équipe, rendez-vous clients… Alors comment organiser ces rencontres sur votre plateforme ? En suivant les 3 étapes détaillées dans cet article ! 😉

L’organisation d’une visioconférence nécessite toujours un peu d’organisation en amont : identifier les futurs participants, structurer le contenu, trouver une date, informer les destinataires, et enfin, trouver un lieu où l’organiser. Avec votre plateforme Jamespot, tout est centralisé et les applications communiquent entre elles pour vous faire gagner du temps. Suivez les 3 étapes clefs détaillées ci-dessous et vous deviendrez à coup sûr un animateur organisé et efficace. 🤩

Pourquoi organiser une visioconférence ?

Mais, pourquoi organiser une visioconférence ? Cette question a le mérite d’être posée. En effet, les réunions ont tendance à se faire en face à face ! Pour autant, crise sanitaire et développement du télétravail oblige, on constate une évolution de la demande. De plus en plus d’entreprises souhaitent travailler à distance, ce qui implique l’organisation et la mise en place de réunions sous forme de visioconférence.

Comment organiser une visioconférence ?

Reste à déterminer comment organiser votre visioconférence. Vous avez beaucoup de chance : Jamespot est une entreprise spécialisée dans l’intranet et les plateformes collaboratives. Nos outils répondent à vos besoins en termes de conférence vidéo.

1. Créez votre sondage de dates

Créez un sondage de dates auprès des utilisateurs invités à l’évènement (grâce à l’application dédiée ou bien grâce aux Flash Widgets directement dans l’espace commentaire de votre choix 😉) pour convenir d’un jour et d’une heure. Après avoir récolté leurs réponses, un bouton de création d’évènement apparaîtra sur la page du sondage et vous pourrez automatiquement transformer celui-ci en évènement ! 📅

 

Blog Jamespot - 3 étapes pour organiser un événement en télétravail - Image 1

2. Créez votre événement

Créez votre évènement ou votre réunion. Depuis la page du sondage de dates, cliquez sur le bouton « Nouvel évènement ». Simple et rapide, ce raccourci vous intègre automatiquement la date et le jour de votre sondage, mais aussi son titre ! Ajoutez le lien vers votre salle de visioconférence, publiez, et le tour est joué 🎉

 

Blog Jamespot - 3 étapes pour organiser un événement en télétravail - Image 2

3. Participez à votre réunion

Retournez sur la page de l’évènement et cliquez sur le lien vers la salle de visioconférence. Avec Jamespot, vous disposez non pas d’un, mais de deux services de visioconférence : Jitsi et Izeeconf. Selon le nombre de participants, favorisez l’une ou l’autre des deux applications.

Si vous savez qu’une vingtaine de participants est attendue pour l’événement, privilégiez davantage Jitsi. Si, à l’inverse, la réunion se déroulera en comité restreint alors Izeeconf est une excellente option. Intégrez ensuite le lien sur la page de l’évènement et voilà : c’est simple et rapide ! 🤩🚄

Vous avez désormais les meilleurs outils à votre disposition pour organiser des évènements sur votre plateforme sans sacrifier en temps et en productivité !