Pour n’importe quelle entreprise, une stratégie de communication interne doit être mise en place dans le but de faire circuler l’information de manière claire et efficace. Cependant quelques ratés peuvent être enregistrés, entraînant le retard dans la gestion d’un dossier ou d’un point en particulier ou simplement, une incompréhension.

Afin d’optimiser sa communication interne, il est intéressant d’analyser certains indicateurs de performance (KPIs). Mais, lesquels précisément ? Une question à laquelle nous allons tenter de répondre dans cet article.

Pourquoi mesurer sa communication interne ?

Analyser les données liées à sa communication interne permet d’être sûr que la stratégie développée et mise en place est la bonne. Sans données quantifiables, difficile de se réorganiser, d’optimiser et revoir les process.

Finalement, cela permet d’affiner les échanges entre les collaborateurs, de façon à les rendre plus pertinents et moins chronophages. Cela se traduit par un gain de temps non-négligeable, permettant de se concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

Analyser le résultat de sa politique permet d’en mesure l’impact et rassurer la direction sur l’évolution opérée par l’entreprise. Un bon communicant doit être transparent, clair et concis. L’idéal ? Présenter les KPis de sa communication interne via plusieurs modules, qu’on vous présente ci-dessous.

Les KPIs classiques et historiques

En entreprise, la communication s’axe généralement autour de l’échange de mails ou par discussion instantanée. Ce constat est d’autant plus vrai depuis que le télétravail est devenu la nouvelle norme même si les discussions par visioconférence tendent à de plus en plus s’imposer auprès des collaborateurs. Il est donc intéressant de se tourner vers des indicateurs directement liés au mailing, comme le taux d’ouverture, le taux de clic ou encore, le taux de réponse.

1. Le taux d'ouverture

Concentrons-nous ici sur le taux d’ouverture. Lorsqu’une personne envoie un mail, l’objectif est bien évidemment de faire en sorte qu’il soit lu. Dans le cadre d’une prospection B2B, B2C ou bien dans le cadre d’une communication interne à son entreprise, il faut toujours optimiser son message.

L’objet du mail envoyé doit être réfléchi, au même titre que les premiers caractères (généralement les 150 premiers). Au contraire, si le message est monotone, s’adresse à l’équipe de manière ennuyeuse et présente un objet loin d’être pensé, le mail envoyé risque de vite se retrouver dans le dossier des points à traiter ultérieurement.

2. Le taux de clic

Le taux de clic est un autre indicateur de performance intéressant à étudier. En effet, il permet de mesurer l’engagement de ses équipes. Prenons ici l’exemple de l’organisation d’une réunion en télétravail.

Un mail est envoyé, avec un sondage de dates ou un lien renvoyant vers un outil tel que Doodle, permettant de faire en sorte que tout le monde s’accorde sur une date ainsi qu’une heure précise. En analysant le nombre de votes, vous pourrez facilement déterminer le taux de clic et donc définir si votre message a été reçu et lu.

3. Le taux de réponse

Enfin, le taux de réponse. Lorsqu’un mail est envoyé à l’ensemble de ses collaborateurs ou à une partie d’entre eux, il est utile d’étudier le taux de réponse. En effet, cet indicateur démontre lui aussi l’engagement réel des salariés.

Un taux de réponse important signifie que l’équipe a pris le temps de lire le message et donc, d’y répondre. Un taux de réponse faible signifie que l’engagement général est assez bas ou que le mail n’est pas optimisé.

4. Le taux de participation

Comme nous venons de le voir en exemple ci-dessus, un manager peut être amené à organiser une réunion avec ses collaborateurs. Les meetings prennent du temps à être mis en place. Il est donc important d’en mesurer l’engagement, en analysant le taux de participation voire même le taux de retard. En étudiant les agissements des membres d’une équipe, un manager peut cibler les points sur lesquels travailler afin que l’information se transmette mieux.

Dans l’idée, une réunion de travail permet aux participants d’évoquer un sujet, de se renseigner autour d’un projet voire même de programmer des activités en dehors du cadre professionnel. Dans la mesure où un webinar ou une formation sont des formats sensiblement similaires à une réunion, notamment dans la préparation et la mise en place, ces taux de participation, de retard voire même de satisfaction sont d’excellents indicateurs vers lesquels se tourner.

5. L'engouement autour des outils

L’ensemble de ces projets est l’occasion pour un team leader, de revoir les canaux de communication utilisés ou encore, de retravailler la forme du message d’invitation (dans le cas où les objectifs ne sont pas atteints).

De même, si les trois-quarts de l’effectif arrivent en retard, cette situation peut être due à un manque d’organisation, comme un changement d’horaire mal compris ou mal communiqué auprès des équipes.

Cela peut également traduire un manque d’engouement autour du produit et des outils utilisés trahissant donc un problème plus profond lié à l’acceptation des logiciels utilisés.

Mémo rapide : les KPIs en un coup d'œil

    • Taux d’ouverture
    • Taux de clic
    • Taux de réponse
    • Taux de participation

Le taux d’engagement, KPI de communication interne le plus représentatif ?

De manière générale, les entreprises disposent d’outils intranet. Mais ceux-ci, souvent d’anciennes générations, ne font que présenter des informations statiques, descriptives (dites froides), et ne permettent pas d’engager les collaborateurs.

Que signifie un bon taux d'engagement ?

Pour engager ses collaborateurs, Jamespot propose par exemple, en plus des informations statiques, les formes d’organisation d’information en mode flux (les fameux flux d’activités des réseaux sociaux), plus dynamique… Mais aussi des fonctionnalités dites « actions sociales », permettant de développer la participation des collaborateurs.

Commenter les contenus, « liker », partager… toutes ces actions qui permettent d’échanger et de mieux travailler. Il est possible d’étudier au travers de toutes ces actions, le taux d’engagement des publications postées, le taux de retour, de commentaire ou de partage pour des indications, en temps réel.

Comment analyser le taux d'engagement ?

En effet, cela tend à démontrer que la communication globale autour de l’entreprise est suivie, appréciée des employés. Ces publications entraînent également des retours constructifs de la part de salariés qui sont force de proposition.

Il est toujours intéressant de débattre avec ses collaborateurs et de mettre en avant l’esprit de contradiction. Cette façon de communiquer permet de célébrer les objectifs atteints, de programmer de gros événements (webinar, formation).

Le taux de satisfaction interne doit aussi être pris en compte

Afin de déterminer si la communication interne est efficace, il est également primordial de se positionner sur des indicateurs qualitatifs tels que la satisfaction.

Du classique Csat (Customer Satisfaction), au courant NPS (Net Promoting Score), vous pouvez utiliser ces indicateurs classiques et très utilisés pour mesurer la satisfaction de vos collaborateurs sur tous les thèmes liés à la vie de l’entreprise : la qualité de la communication, la QVT (qualité de vie au travail)…

Souvent finissant par des questions ouvertes, ce type de KPI permet également d’obtenir des retours de vos collaborateurs, suggestions, améliorations…

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Pourquoi Jamespot est-elle la solution adaptée ?

Sur Jamespot, tous ces KPIs et indicateurs sont présents pour tous ceux qui en ont besoin. Déjà pour les administrateurs de plateforme au travers de 2 applications dédiées :

Il s’agit d’une application qui livre tous ces indicateurs au travers de chiffres et graphes, d’un point de vue générique : Taux de connexion, Taux de publication, taux d’engagement… Selon le support utilisé : via desktop ou via mobile. Cet espace dédié aux indicateurs permet également l’analyse détaillée, par groupes, par membres, par contenu… et grâce à l’application, permet de construire ses propres tableaux de bord, en sélectionnant les indicateurs que vous trouvez les plus pertinents.

Cette application permettra de facilement réaliser vos enquêtes de satisfaction, NPS.. Auprès de tous les collaborateurs ou de cibles identifiées. Enfin, au-delà même des grands administrateurs de plateforme, Jamespot permet aux animateurs de groupes ou aux auteurs de publication d’accéder à des tableaux de bord dédiés, groupe ou contenu afin de leur permettre de visualiser l’activité et les succès de leurs actions

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Analyser la performance de sa communication : ce qu'on en pense

Il existe plusieurs KPIs permettant de mesurer l’efficacité de sa communication interne. Dans l’idée, l’ensemble de ces indicateurs permet d’analyser et d’optimiser les échanges entre les collaborateurs, dans le but de générer un meilleur engagement de la part de ces derniers. N’hésitez pas non plus à développer un plan de communication efficace !

Cela permet également de mieux maîtriser le quotidien, réduire les coûts et surtout, envisager sereinement d’atteindre ses objectifs. Une mauvaise communication interne en télétravail ou sur site entraîne des retards, des départs et renvoie une mauvaise image auprès des clients et partenaires.

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