Avec l’avènement des nouveaux modes de travail que sont le télétravail et le format hybride, les points de coordination se font aujourd’hui principalement à distance via des solutions collaboratives.  Découvrez nos 5 conseils pour rendre vos réunions à distance plus performantes et productives !

La crise liée à la pandémie du covid-19 force aujourd’hui de nombreuses entreprises à devoir s’adapter aux enjeux et aux défis que représente le télétravail. Sur place ou à distance, une société reste une entité ayant des objectifs prédéfinis. Afin de les réaliser, la tenue de réunions est essentielle, puisqu’elles permettent de définir une stratégie, d’analyser ses erreurs ainsi que ses réussites ou tout simplement de réunir l’équipe dans le but de fédérer autour d’un projet. Mais face à l’explosion du télétravail, comment organiser des réunions efficaces ?

Les outils digitaux ne manquent pas. Aujourd’hui, tenir une réunion en télétravail est une chose relativement aisée. Pour autant, les collaborateurs d’une société ne sont pas tous égaux face à la technologie. De même, une réunion tenue à distance, par caméras interposées, peut avoir un caractère moins solennel et être moins bien perçue. C’est pourquoi nous allons étudier dans cet article, les 5 conseils à suivre afin de rendre ses réunions toujours aussi performantes, même en télétravail.

Comment organiser des réunions de travail performantes ?

On le sait, dans certains cas, les réunions de travail peuvent être moins efficaces que ce qui était espéré. Dans la suite de cet article, on vous donne plusieurs conseils qui devraient vous permettre de préparer le terrain afin d’organiser des réunions de travail fastidieuse, efficaces et pertinentes.

1. Organiser une réunion en télétravail : optez pour le sondage de dates

En télétravail, de nombreuses choses diffèrent, à commencer par le rythme ou encore les façons de manager. Il est donc important de faire preuve de flexibilité. Ainsi, au lieu d’imposer un horaire à l’ensemble de ses collaborateurs, pourquoi ne pas opter pour une solution qui convient à tout le monde ? Dans l’idée, il peut ainsi être intéressant de mettre en place un système de sondage de dates. De cette façon, vous permettez à l’équipe de définir le moment le plus opportun.

Prenons l’exemple du télétravail en période de pandémie. Les membres d’une équipe peuvent avoir leurs enfants à la maison. Imposer une réunion à l’heure du déjeuner ou des devoirs n’aurait aucun sens, puisque la personne concernée ne sera pas forcément concentrée sur son sujet. De même, dans le cadre du télétravail, hors pandémie, certains horaires peuvent être aménagés, dans le but de permettre à une personne de commencer plus tard, voire même plus tôt. Il y a donc plusieurs métriques à prendre en compte.

Déterminez quelle date est la mieux adaptée à vos emplois du temps

En optant pour un outil de sondage de dates, le management responsabilise les équipes, qui vont ainsi s’entretenir et se mettre d’accord sur un jour, une heure précise à laquelle tout le monde sera présent et opérationnel. Cette façon de faire permet d’éviter les retards et les désagréments liés à l’absence d’un ou de plusieurs collaborateurs. Enfin, cela envoie un signal positif aux équipes, qui se rendent compte que les enjeux du télétravail sont bien compris et assimilés par les managers.

2. Mettre en place, un cadre professionnel

Organiser une réunion en télétravail est une chose, y participer pleinement, dans un cadre propice, en est une autre. Afin d’être concentré sur son sujet, il est utile de se créer un espace de travail adéquat. Le canapé est donc à proscrire, au profit d’un vrai bureau, une chaise de qualité ou d’un bon éclairage. De même, dans le cadre d’une réunion, il convient de se présenter avec un micro fonctionnel, une caméra de bonne qualité ainsi que des écouteurs ou un casque permettant de s’isoler le temps de quelques dizaines de minutes.

Une réunion en télétravail reste une réunion professionnelle

Il est donc important de rappeler les règles et les codes professionnels à l’ensemble de vos équipes. Si les réunions se tiennent à domicile, il est primordial de garder cet état d’esprit professionnel, afin de rester concentré sur ses objectifs. En effet, si une entreprise opte pour un modèle de fonctionnement principalement axé sur le télétravail, l’entité n’en reste pas moins une entreprise et se doit donc de rester rigoureuse et générer du chiffre d’affaires.

 

5 conseils pour des réunions performantes en télétravail

3. Organisez vos réunions en télétravail par visioconférence

Aujourd’hui, de nombreux outils permettent d’assurer l’animation de ses réunions en télétravail, à commencer par la visioconférence. Terminées donc, les réunions par téléphone. En effet, la visioconférence s’est imposée comme étant la nouvelle norme. Il est donc utile de se tourner vers un tel outil. Ces derniers permettent d’échanger en direct, face caméra, avec l’ensemble de ses collaborateurs. Ils permettent également de partager son écran, de faire passer des présentations et bien d’autres choses, toutes aussi pertinentes.

La visioconférence, l’outil idéal pour les réunions de télétravail

Attention toutefois. Là encore, l’ensemble des collaborateurs ne sont pas égaux face à l’accès à la technologie. Certaines personnes peuvent avoir moins de facilité avec ces outils, quand d’autres seront situées dans des zones ou l’accès à internet peut être plus limité. Ces quelques métriques sont à prendre en compte, afin d’optimiser ses réunions en télétravail. Enfin, il est possible d’optimiser ses réunions par visioconférence en imposant quelques règles comme le port d’un casque ou d’écouteurs, dans le but d’avoir une qualité audio optimale.

4. Stimuler ses collaborateurs : l’idéation au cœur de ses réunions télétravail

En télétravail, il peut être compliqué d’entendre ou d’avoir l’avis de l’ensemble des membres d’une équipe. Cependant, il est important de faire en sorte que tout le monde soit concerné. Pour cela, l’idéation apparaît comme une réponse simple et efficace.

Poussez vos collaborateurs à être force de proposition, même à distance

Concept simple, l’idéation désigne le processus grâce auquel chacun peut et doit trouver des idées, dans le but d’être créatif, dans le but d’apporter des solutions. Pour cela, il faut mettre en place certaines animations permettant de stimuler l’ensemble de ses salariés. Parmi les plus connus, le diagramme de causes à effets, également appelé le diagramme d’Ishikawa.

Il est également important de permettre le droit à l’erreur. Cela permet d’être force de proposition et de développer l’engagement des membres de son équipe. En somme, il faut réveiller l’esprit d’entreprendre au sein de son équipe, permettre la veille et l’étude du secteur et stimuler l’innovation.

 

5 conseils pour des réunions performantes en télétravail

5. Ne pas oublier d’écrire le compte rendu de vos réunions

En présentiel (dans les bureaux), des comptes rendus sont souvent édités à la fin de chaque réunion. Une manière pour les équipes d’avoir une trace écrite de ce qui a pu se dire et des principaux points d’action vers lesquels se pencher.

Ce compte rendu permet également à l’ensemble de vos salariés en télétravail, d’avoir un accès rapide à ce qui a pu se dire, point important puisque la communication directe est forcément moins efficace à distance, que côte à côte.

Dans tous les cas, ce document permet d’offrir à l’ensemble des personnes présentes ce jour-là, un outil sur lequel se reposer afin de continuer à avancer. Dans l’idée, un membre de l’équipe peut être choisi en amont, afin de travailler sur ce compte-rendu et l’envoyer à l’ensemble des collaborateurs dans les jours suivant la fin de cette rencontre digitale.

Pourquoi organisez ses réunions de télétravail avec Jamespot ?

Jamespot est un logiciel de télétravail en SaaS qui redéfinit les normes du (télé)travail collaboratif pour les organisations. Paramétrable et personnalisable selon les besoins et les envies de l’organisation qui la déploie, la solution Jamespot dispose de plus d’une centaine d’applications métiers destinés à optimiser de manière durable la communication, la collaboration et les processus métiers de chaque individu.

Quelles sont les meilleurs applications Jamespot ?

Parmi toutes les applications proposées, certaines répondent précisément aux enjeux que nous avons listé plus tôt, permettant ainsi à tous les collaborateurs d’une même entité de garder le lien et de participer activement à chaque réunion. L’application Sondage de dates, par exemple, vous permet d’embarquer chacun de vos collaborateurs dans le choix de la date de la réunion et ainsi éviter les problèmes d’organisation. Chaque collaborateur choisit la date qui lui convient le plus parmi les différentes dates proposées. À l’organisateur par la suite de délibérer selon les votes effectués.

Comme nous l’avons vu précédemment, la visioconférence a remplacé le téléphone comme la norme pour effectuer des réunions à distance. Dans la solution Jamespot, 2 choix s’offrent à vous pour rejoindre vos collaborateurs en visioconférence. Vous pouvez créer une salle de visioconférence directement via la messagerie Jamespot, quel que soit l’audience avec qui vous échangez, ou utiliser directement l’application Jamespot.Visio.

Celle-ci vous permet de créer une salle en quelques clics et d’y inviter un ou plusieurs collaborateurs. L’application dispose par ailleurs de plusieurs fonctionnalités pour maximiser le confort de vos réunions : un tchat de discussion pour envoyer messages, liens et discussions ou encore le floutage de l’arrière-plan, idéal se créer un espace entièrement professionnel même en visioconférence.

Découvrez l’ensemble de nos fonctionnalités pour le télétravail

Enfin, les applications Idée d’innovation et Article sont quant à elles toutes désignées pour ce qui est de la génération d’idées et la rédaction de compte rendu. La première vous permet à chaque collaborateur de déposer ses idées dans la solution Jamespot en précisant l’audience qui en prendra connaissance (utilisateurs ou groupes) et la cible à qui est destinée l’idée (partenaires, clients…).

De quoi inviter chacun de vos collaborateurs à faire parler sa créativité et à participer à un véritable processus d’idéation collectif. Pour aller plus loin, on évoque dans un article dédié, les 10 meilleures applications Jamespot, pour renforcer votre communication interne.

Organiser une réunion de télétravail efficace : notre conclusion

Face à l’explosion du télétravail, de nouvelles méthodes de management doivent être mises en place, à commencer par la façon dont organiser et optimiser ses réunions.  Aujourd’hui, il semble ainsi acquis que la flexibilité soit la première des qualités requises afin de mener à bien son projet. En permettant à ses équipes de se réunir de temps en temps, à une heure qui convient à tout le monde, les salariés sont plus concentrés. De même, certains usages tendent à se normaliser, comme la mise en place d’un cadre de travail propice.

Enfin, le management doit veiller à garder ses équipes actives, en mettant en place tout un ensemble de techniques, permettant de stimuler l’envie et l’imagination de tous. Au final, il est possible de rendre ses réunions de télétravail, plus pertinentes et performantes, en mettant en place quelques techniques basiques, adaptées au nouveau mode de fonctionnement des entreprises.