À l’heure où la pandémie de Covid-19 regagne du terrain, les organisations doivent faire face à un choix : le télétravail ou la présence au bureau. Et si la solution venait d'un mix de ces deux options, avec le digital comme catalyseur ? Quelques éléments de réponses.

Comment organiser son entreprise en période de crise ?

Face à la crise sanitaire de début d’année qui a frappé la France de plein fouet, les entreprises n’ont guère eu le choix : le télétravail s’est présenté comme le seul et unique moyen de permettre aux collaborateurs de garder le lien qui existent entre eux et l’organisation et ainsi poursuivre leur activité.

Ainsi, on estime que le nombre de personnes télétravaillant en France est passé de 7% avant le mois de mars à plus de 25%, seulement quelques semaines après le début de la crise. Aujourd’hui, le confinement est terminé, l’été aussi et la proportion de personnes en télétravail a considérablement diminué : de 27% à 15% selon un récent sondage effectué par la société Yougov et cela malgré la persistance du risque d’infection.

Le télétravail et la formule hybride, une réponse adaptée ?

Dès lors, les entreprises font face à un dilemme pour le moins inédit : encourager la poursuite du télétravail pour minimiser les risques au risque de voir les liens entre les collaborateurs se fragiliser ou bien placer le retour au bureau comme une priorité à une période où le risque pandémique reste d’actualité. Chez Jamespot, nous pensons que la solution ne réside pas dans l’un ou l’autre de ces choix mais bel et bien dans les deux. Le but que doivent se fixer les organisations ? Tirer le meilleur des deux mondes pour être en mesure de s’adapter et surtout être agile en ces temps troublés.

La transition numérique facilite le télétravail

C’est un fait : la fin du confinement et le retour de vacances ont amenés de nombreux collaborateurs à reprendre le chemin du bureau. Pourtant, la pandémie reste plus que jamais une menace, en témoigne la multiplication des mesures restrictives imposées en France et dans le reste du monde. Mais alors, cela signifie-t-il que le télétravail n’était qu’une mesure situationnelle ? Et que cette dernière n’est pas destinée à durer ? Brisons le suspens dès maintenant : il n’en est rien.

Ces 12 derniers mois ont été la preuve de deux choses : premièrement que le télétravail est un mode de travail qui n’est pas encore pleinement ancré dans les mœurs professionnels (d’après l’enquête réalisée par Res publica, intitulée « #Montravailàdistance, Jenparle ! », 42% des interviewés n’avaient jamais fait de travaille à distance avant la crise). Deuxièmement : que celui-ci s’est toutefois révélé comme une solution de secours lors de situation très complexes. La crise du Covid-19 bien entendu mais aussi durant les grèves des transports en décembre dernier. Le télétravail a permis à nombre de personnes de poursuivre leur activité à des moments où se rendre sur leur lieu de travail n’était quasiment plus une option.

Le télétravail, un avantage pour les salariés ?

À cela, il faut ajouter le ressenti des travailleurs eux-mêmes à cette pratique, inédite pour la plupart. Plusieurs enquêtes ont été réalisés, dont une réalisée par Malakoff Humanis en mai dernier et dont certains chiffres sont édifiants : 73% des travailleurs interviewés se disent satisfait du télétravail lors de la crise sanitaire et ont identifiés plusieurs bénéfices à ce dernier : 80% des collaborateurs ont le sentiment d’avoir plus de souplesse et de flexibilité pour gérer le travail, 44% une plus grande autonomie davantage de responsabilisation et des bénéfices comme l’engagement au travail, l’efficacité au travail et la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ont également été cités.

Télétravail : la crise sanitaire modifie les habitudes

À n’en pas douter, la crise sanitaire a propulsé le télétravail sur le devant de la scène et a mis en lumière ses avantages comme jamais auparavant. Néanmoins, si les bénéfices du télétravail sont bien réels et désormais mieux compris par les collaborateurs, deux points sont à souligner. Premièrement, le télétravail comporte son lot de bénéfices mais également d’inconvénients, également identifiés durant la crise sanitaire : impact négatif sur la santé physique, la santé psychologique, dégradation du lien vers leurs collègues…

Deuxièmement, la crise sanitaire a également permis de mieux comprendre quels avantages les collaborateurs ont en exerçant leur activité depuis leur lieux de travail. Et le constat est sans appel : certains de ses avantages ne peuvent pas être comblés par une relation à distance et des outils numériques.

 

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Pourquoi le format hybride est-il une bonne solution ?

En travaillant exclusivement de chez eux pendant plusieurs mois en raison du confinement, nombre de collaborateurs ont certainement pris conscience des avantages offerts par le fait d’exercer une activité dans un espace fixe, partagé avec d’autres collaborateurs (je vous rassure : l’humble personne qui a rédigé ces lignes s’inclut totalement dans ce groupe). Et c’est ce qui explique sans doute le retour d’un grand nombre de collaborateurs sur leurs lieux de travail : certaines choses ne peuvent être remplacées ou comblées par le télétravail.

Quels sont les avantages du format hybride ?

Premier élément, sans doute vécu par un grand nombre d’entre vous : l’isolement et la dégradation des liens de travail, les deux étant de toute évidence liés. Travailler chez soi signifie travailler de façon solitaire, inévitablement. Il existe bien entendu de multiples façons de lutter contre l’isolement même en télétravail mais toutes les interactions que vous aviez au bureau ne sauraient être répliquées : interpeller un collaborateur pour lui demander son avis, discuter rapidement avec un collègue autour d’un café, organiser une réunion en urgence pour parler d’un sujet chaud… Autant de choses parfaitement naturelles au travail qui prennent tout leur sens une fois seul derrière son poste.

Deuxième élément qui découle du premier : la concentration et j’entends par là aussi bien la capacité à être productif que la difficulté à trouver le bon équilibre en vie privée et vie professionnelle. Commençons par le premier. Si certaines personnes perçoivent le télétravail comme une opportunité dûe à l’absence de distraction, d’autres, en revanche, ont bien du mal à trouver la motivation nécessaire. Et cela peut se comprendre car comme nous l’avons vu : vous êtes seul et le sentiment de travailler au sein d’un collectif rodé à tendance à s’effriter à force de travailler de chez soi d’où l’importance de multiplier les échanges avec vos pairs.

La présence au bureau : des avantages irremplaçables

En travaillant de son domicile, la frontière entre le privé et le professionnel est rompu. Là où il était facile pour vous de laisser vos préoccupations professionnelles derrière vous en quittant le bureau, les choses sont plus complexes à domicile puisque vous ne quittez jamais réellement votre espace de travail. Le passage de votre travail à votre famille peut donc se faire sans transition, ce qui peut être difficile à vivre.

 

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Hybride, télétravail et digital : comment choisir ?

Le constat est posé : le télétravail offre de multiples avantages mais n’est pas parfait et ne saurait se suffire à lui-même. Le travail au bureau ? Essentiel pour plusieurs raisons mais plutôt délicat par les temps qui courent. La question se pose dès lors : quel mode de travail faut-il privilégier ? La réponse est simple : il vous faut tirer le meilleur des deux. Un exemple vaut toujours mieux que de longues explications, c’est pourquoi nous allons vous présenter la façon dont nous nous organisons du côté de Jamespot avec l’aide de notre solution et de ses différentes applications.

Transition numérique : comment on s’organise chez Jamespot ?

Le but n’est pas de nous poser en exemple, loin de là, mais au contraire de vous partager notre expérience afin de mieux vous donner des pistes de réflexions. Commençons par une pratique qui existe depuis les débuts du confinement chez Jamespot et que nous avions déjà abordé par le passé : le Hello et le Goodbye de l’organisation.

Le principe est on ne peut plus simple : vous créez une salle de visioconférence dans laquelle tous vos collaborateurs peuvent vous rejoindre. En début et en fin de journée à heures fixes, invitez vos collaborateurs à se regrouper le matin pour se saluer et commencer la journée sur de bonnes bases et le soir pour faire le point sur la journée passée et soulever des points si besoin il y a. Grâce à ce rituel, vous offrez à vos collaborateurs un point de repère, qu’ils soient chez eux ou non, et consolidez la communication globale de votre organisation.

 

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Deuxième élément : découpez votre semaine en jours présentiels et en jours de télétravail avec l’aide de votre équipe. Chez Jamespot, voici comment nous procédons : nous faisons un point en fin de semaine en visioconférence afin de déterminer durant quels jours il est préférable de se rendre sur place (en fonction des sujets prioritaires à aborder par exemple.) Une fois l’ensemble des collaborateurs mis d’accord, nous informons le reste de l’organisation que nous serons présents le mardi et le jeudi (par exemple) à travers l’application « Gestion des présences ».

Cette application permet à tout le monde de voir qui sera présent dans les locaux par tranche de demi-journée. Dans le cas où une dizaine de collaborateurs auraient prévu de se rendre sur place le jeudi, nous savons dès lors qu’il est préférable d’éviter d’être présent au bureau ce jour précis pour éviter tous risques liés à la santé. Ce n’est pas bien grave : vous pouvez parfaitement mettre en place un système de roulement pour permettre à tout le monde de se rendre sur place au moins une fois par semaine.

Autre pratique : les jours où nous travaillons depuis les locaux de Jamespot, nous prenons grand soin de partager tous les documents importants 📁que nous avons traités dans la journée dans la banque documentaire du groupe dédié à notre équipe. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs d’y avoir accès rapidement, quel que soit l’endroit où ils travaillent, et d’éviter des échanges fastidieux lors des journées de télétravail.

Format hybride, télétravail ou présentiez : comment choisir ?

Pour poursuivre leur activité dans les meilleures conditions possibles, les entreprises doivent avoir comme objectif l’agilité ! Nous ne saurions que trop vous recommander de partager votre semaine entre jours présentiels et journées de télétravail : vous rendre dans vos locaux avec vos collaborateurs vous permettra d’aborder les sujets importants et de conserver le lien qui vous unit à vos collaborateurs.

Les journées de télétravail étant ainsi réduites, le sentiment de distance et d’isolement n’aura pas le temps de s’installer que vous serez déjà de retour au bureau (coupez la poire en deux et visez au moins 2 jours de travail présentiels si vous pouvez vous le permettre bien entendu 😉).

Centralisez au maximum les documents pour éviter les échanges fastidieux et n’hésitez pas à faire des points réguliers avec vos collaborateurs en visioconférence : plus d’échanges signifient plus de collaboration et moins d’isolement, ne l’oubliez pas ! 😉