Ah les réunions ! Le ciment du travail collectif, le dénominateur commun de toutes les entreprises qu’elles que soient leur secteur d’activité. Vous devez parler de l’avancement d’un projet avec plusieurs collaborateurs ? Réunion ! Vous devez aussi échanger avec ces derniers pour trouver une nouvelle idée de projet ? Hop, réunion ! Un point recrutement à faire avec le/la DRH ? Bon, vous avez compris. Nul collaborateur ne saurait y échapper mais alors, pourquoi cet article ? 🤔 Si les réunions sont dans l’ADN des entreprises depuis toujours, elles se doivent à notre époque d’être a minima rapides et efficaces. Il y a toujours une bonne raison de se réunir avec ses collaborateurs mais, à force de se multiplier et de traîner en longueur, les réunions peuvent très vite devenir un poids pour le collaborateur qui passera parfois plus de temps à débattre d’un sujet avec ses collègues qu’à faire avancer ses propres travaux. Si une réunion est inévitable, elle se doit d’être optimisée pour le bien de tous. C’est pourquoi nous sommes ici pour vous expliquer comment, grâce à quelques applications de son cru, la solution Jamespot a toutes les armes qu’il faut pour organiser, animer et tirer profit d’une réunion avec vos collaborateurs, étape par étape et en toute simplicité. Votre temps est précieux alors tâchons ensemble de le mettre à profit ! Prêt à y aller ? Suivez le guide ! 😉

Fixer la date de la réunion

Première difficulté et pas des moindres, la mise au point sur la date de la réunion. Envoyer des mails en cascade pour vous mettre d’accord avec vos collaborateurs peut être dès le début très laborieux et décourageant (je vous rappelle que la réunion n’a même pas encore eu lieu.) Pour éviter ainsi de jouer au ping-pong avec vos collaborateurs via votre messagerie, l’application « Sondage de dates » est toute trouvée. Vous renseignez le nom de la réunion (ou son objet si vous préférez), vous soumettez plusieurs dates pour que vos collaborateurs choisissent l’horaire qui leur convient le plus (plusieurs réponses sont possibles) et vous identifiez celui-ci une fois que tous vos collaborateurs ont répondu. Simple comme bonjour, l’application « Sondage de dates » vous permet de prendre en compte l’avis de tous vos collaborateurs sans perdre de temps en échanges fastidieux.

L’endroit

Vous savez désormais que la réunion aura lieu la semaine prochaine mais pas le temps de vous réjouir que vous pensez déjà à la prochaine problématique : où va avoir lieu cette réunion ? 🤔 La salle de réunion ? L’endroit le plus approprié mais aussi malheureusement le plus pris d’assaut (tout le monde fait des réunions, vous le savez bien). Heureusement, la vôtre à lieu la semaine suivante ce qui vous laisse tout le loisir d’utiliser l’application « réservation de salle de réunion ». Nul besoin de vous expliquer le concept en détail je pense : vous choisissez un jour, une heure et partagez l’information à l’audience de votre choix. Tous vos collaborateurs savent désormais que la salle sera prise mardi prochain à 14h. Et si on vous la prend avant ? Vous avez réservé, vous êtes de fait plus légitime, ce qui est fort pratique faites-nous confiance 😉

Physique ou digital ?

Il peut arriver que certains collaborateurs ne soient pas disponibles pour assister à la réunion à cause, par exemple, d’un déplacement. Si la date a déjà été fixée et ne peut être modifiée, vous pouvez parfaitement grâce à la solution Jamespot réaliser votre réunion en visioconférence. Même le collaborateur le plus éloigné de vous ne manquera pas la réunion, où qu’il soit 😉

 

Blog Jamespot - comment organiser une reunion efficacement avec jamespot

La réunion

Ça y est, le jour J est arrivé, votre réunion commence ! Vous avez parfaitement géré les préparatifs mais il est possible d’optimiser encore davantage la situation. Maintenant que la réunion à lieu, il faut en tirer profit et par en tirer profit j’entends précisément faire passer les concepts dont vous allez discuter avec vos collaborateurs à des tâches précises et attribuées, en bref, à quelque chose de concret. L’application « Tableaux » est l’outil de gestion conçu dans cet esprit. Cette dernière est on ne peut plus simple.

Prenons l’exemple d’un projet dont vous venez de parler pendant cette réunion. Vous vous êtes mis d’accord sur sa raison d’être et sa finalité, encore faut-il ressortir de la réunion avec un plan d’attaque et des rôles bien définis. Pour cela, l’application met à votre disposition des colonnes que vous pouvez personnaliser pour les rattacher aux différents aspects du projet. Ensuite, chaque colonne dispose de cartes. Chaque carte correspond à une tâche que vous pouvez attribuer au collaborateur de votre choix. Libre à vous de personnaliser vos colonnes, de déplacer vos tâches d’une colonne à l’autre ou de les archiver une fois celles-ci terminées. Chaque tableau que vous créerez pourra être attribué à l’audience de votre choix. Dans le cas présent : aux collaborateurs présents à la réunion et avec qui vous avez mis sur pied le projet.

Le compte rendu

La réunion est finie et le projet discuté est déjà dans les starters blocks grâce au tableau préparé par vos soins. Il ne reste plus qu’une dernière chose à faire pour que toutes les étapes soient franchies avec succès ! Mettons qu’une personne dont vous avez besoin des talents n’ai pas pu assister à la réunion. Si le tableau lui sera d’une grande aide pour comprendre qui fait quoi, en revanche, la raison d’être, les objectifs et la finalité du projet risquent de lui échapper. Pour éviter cela, rien de tel que le compte rendu. Grâce à lui, tout ce qui a été dit pendant la réunion est consigné et disponible à loisir. Une fois celui-ci prêt, deux possibilités s’offrent à vous : vous pouvez partager le compte rendu à tous les membres concernés par la réunion ou à une audience plus large. Ou vous pouvez exporter le compte rendu en partant du tableau et le partagez à qui vous semble ! En cas de problème, vous gardez toujours vos informations à un endroit précis. 💪

Cerise sur le gâteau, chacun de vos collaborateurs peut commenter le compte rendu : de quoi échanger encore davantage sur la réunion même une fois celle-ci terminée 😉

Nous arrivons à la fin de cet article ! Nous espérons qu’il vous a plu et que ces quelques lignes vous auront convaincu de ce que la plateforme Jamespot et ses applications peuvent vous apporter dans l’organisation et l’animation de vos réunions. Si nous avons réussi à piquer votre curiosité, n’hésitez pas à nous contacter ! Nous nous ferons un plaisir de vous montrer en détail toutes les étapes décrites dans cet article 💪 Et si vous êtes plutôt du genre à essayer les choses par vous-même, nous vous offrons 30 jours d’essai gratuit ! De quoi poser vos mains sur l’outil et vous faire votre propre idée ! À très bientôt pour un nouvel article Jamespot et bon courage pour vos futures réunions ! 😉